Leerstand in der Hausverwaltung: Kosten, Grundsteuererlass und schnelle Neuvermietung

Eine leere Wohnung ist für den Eigentümer ein Verlust, für die Verwaltung eine Aufgabe mit Pflichten und Fristen. Neben der ausgefallenen Miete laufen Kosten weiter, der Versicherungsschutz kann leiden, und ein möglicher Steuererlass geht verloren, wenn niemand an den Antrag denkt. Dieser Beitrag zeigt, was Leerstand kostet, welche Ansprüche der Eigentümer hat und wie Verwalter die Zeit bis zur Neuvermietung verkürzen.

Was Leerstand wirklich kostet

Der Mietausfall ist nur der sichtbare Teil. Hinzu kommen Kosten, die der Eigentümer während des Leerstands allein trägt:

• Betriebskosten: Der Anteil der leeren Wohnung bleibt beim Vermieter. Wird nach Wohnfläche umgelegt, zählt ihre Fläche bei der Gesamtfläche mit. Die übrigen Mieter dürfen nicht mehr zahlen, nur weil eine Wohnung leer steht.
• Heizkosten: Für die leere Wohnung fällt der Grundkostenanteil an, dazu die Kosten für frostfreies Temperieren.
• Hausgeld: Bei einer vermieteten Eigentumswohnung zahlt der Eigentümer das Hausgeld an die Gemeinschaft weiter, ohne den umlagefähigen Teil von einem Mieter zurückzubekommen.
• Herrichtung und Vermarktung: Renovierung, Reinigung, Inserate, Besichtigungen.

Rechenbeispiel: Eine 70-m²-Wohnung mit 8,50 €/m² Nettokaltmiete steht vier Monate leer. Der Mietausfall beträgt 2.380 €. Die umlagefähigen Betriebskosten liegen bei 2,80 €/m² im Monat; davon trägt der Eigentümer für vier Monate 784 €. Mit 1.500 € für Malerarbeiten und Inserate kostet der Leerstand insgesamt rund 4.660 €. Das entspricht fast acht Nettokaltmieten für vier Monate Leerstand.

Grundsteuererlass: oft vergessen

Nach § 34 GrStG wird die Grundsteuer zu 25 Prozent erlassen, wenn der normale Rohertrag eines bebauten Grundstücks um mehr als 50 Prozent gemindert war und der Eigentümer die Minderung nicht zu vertreten hat. Beträgt die Minderung 100 Prozent, werden 50 Prozent erlassen. Normaler Rohertrag ist die übliche Jahresmiete ohne Betriebskosten.

Der Antrag wird nach Ablauf des Kalenderjahres gestellt, spätestens bis zum 31. März des Folgejahres (§ 35 Abs. 2 GrStG). Nicht zu vertreten hat der Eigentümer den Leerstand nach der Rechtsprechung nur, wenn er sich nachhaltig und ernsthaft um eine Vermietung zu marktüblichen Bedingungen bemüht hat. Ein Leerstand wegen eigener Umbaupläne oder überhöhter Mietforderung reicht nicht. Als Nachweis eignen sich Inserate mit Datum und Miete, die Zahl der Anfragen und Besichtigungen und gegebenenfalls ein Maklerauftrag. Wer diese Unterlagen während des Leerstands ohnehin in der Objektakte sammelt, hat den Antrag in wenigen Minuten fertig.

Für Verwalter entscheidend ist der Steuergegenstand:

Im Mehrfamilienhaus wird die Schwelle bei Einzelleerständen selten erreicht. Bei einer Eigentumswohnung dagegen genügen mehr als sechs Monate Leerstand im Jahr.

Beispiel: Eine Eigentumswohnung mit 480 € Grundsteuer im Jahr steht acht Monate leer. Der Rohertrag ist um zwei Drittel gemindert, also um mehr als 50 Prozent. Erlassen werden 25 Prozent, das sind 120 €. Stand die Wohnung das ganze Jahr leer, wären es 50 Prozent, also 240 €. Der Betrag ist überschaubar, der Aufwand für den Antrag aber auch, wenn die Vermietungsbemühungen ohnehin dokumentiert sind. Legen Sie den 31. März als wiederkehrende Frist für alle Objekte mit Leerstand an, etwa im Aufgaben- und Fristenkalender.

Pflichten während des Leerstands

Eine leere Wohnung braucht Aufmerksamkeit, gerade im Winter:

• Versicherung: Viele Wohngebäudeversicherungen werten längeren Leerstand als Gefahrerhöhung. Prüfen Sie die Bedingungen, zeigen Sie den Leerstand bei Bedarf an und halten Sie Auflagen wie Beheizung oder Absperren der Wasserleitungen ein.
• Frostschutz und Trinkwasser: Heizung auf Frostschutz, Leitungen in Bewegung halten. Stehendes Wasser in Leitungen kann die Trinkwasserqualität beeinträchtigen; regelmäßiges Spülen bei Kontrollgängen beugt vor.
• Kontrollgänge: in festen Abständen, mit Datum und kurzem Vermerk. Das hilft im Schadensfall gegenüber der Versicherung.
• Briefkasten und Klingel: leeren und neutral beschriften, damit die Wohnung nicht als unbewohnt auffällt.

Neuvermietung: Vorlauf nutzen

Die Neuvermietung beginnt mit dem Zugang der Kündigung, nicht mit dem Auszug. Bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten bleibt genug Zeit, um die Wohnung nahtlos weiterzuvermieten, wenn der Ablauf steht:

1. Kündigung bestätigen und Auszugstermin festhalten.
2. Vorabnahme zwei bis vier Wochen vor Auszug: Renovierungsbedarf und Mängel klären. Ob der Mieter renovieren muss, hängt von der Klausel ab; siehe den Beitrag zu Schönheitsreparaturen.
3. Miete festlegen: Vergleichsmiete prüfen, in Gebieten mit Mietpreisbremse die Obergrenze von zehn Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete einhalten (§ 556d BGB). Wer sich auf eine Ausnahme stützt, etwa die Vormiete, muss den Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert darüber informieren (§ 556g Abs. 1a BGB).
4. Inserat und Besichtigungen: noch während der Mieter wohnt, in Sammelterminen mit Ankündigung.
5. Auswahl: Selbstauskunft in Stufen, damit nicht von allen Bewerbern alle Unterlagen gesammelt werden. Was dabei erlaubt ist, beschreibt der Beitrag zur Mieterselbstauskunft.
6. Übergabe mit Protokoll, Zählerständen und Fotos.

Wer Interessenten nicht im E-Mail-Postfach, sondern in einer Liste mit Status führt, verliert keine Anfrage und kann dem Eigentümer jederzeit sagen, wie viele Bewerber es gibt. So arbeitet das Bewerbermanagement in Verwaltio.

Ursachen erkennen

Wiederkehrender Leerstand in denselben Objekten hat meist einen von vier Gründen: Die Miete liegt über dem Markt, der Zustand entspricht nicht der Miete, die Lage passt nicht zur Zielgruppe des Inserats, oder der Ablauf ist zu langsam. Zwei Kennzahlen helfen bei der Einordnung: die Leerstandsquote je Objekt und die durchschnittliche Dauer vom Auszug bis zur Neuvermietung. Steigt die Dauer, obwohl die Nachfrage gut ist, liegt das Problem im Ablauf. Bleiben Anfragen aus, eher bei Preis oder Zustand. Vergleichen Sie dafür Inserate ähnlicher Wohnungen in der Umgebung mit Ihrer Miete und Ihren Fotos.

Ein längerer Leerstand kann auch eine Gelegenheit sein. Steht eine Wohnung ohnehin leer, lassen sich Bad, Elektrik oder Böden ohne Duldungsfragen und Mietminderungen modernisieren. Der Eigentümer sollte dann aber wissen, dass die Neuvermietungsmiete in Gebieten mit Mietpreisbremse nur bei einer umfassenden Modernisierung frei vereinbart werden kann.

Leerstand in der Abrechnung richtig abbilden

Leerstand hinterlässt Spuren in zwei Abrechnungen. In der Betriebskostenabrechnung der übrigen Mieter muss die leere Wohnung als eigene Nutzeinheit mit Fläche und Zeitraum geführt werden, damit ihr Anteil beim Eigentümer bleibt. Bei verbrauchsabhängigen Kosten braucht es Zählerstände zum Auszugs- und zum Einzugstag. Fehlen sie, lässt sich der Verbrauch der Leerstandsphase nicht vom Verbrauch des neuen Mieters trennen, und die erste Abrechnung des Nachmieters wird angreifbar. Wie Leerstandszeiträume in die Abrechnung einfließen, zeigt die Seite zur Betriebskostenabrechnung.

In der Sondereigentumsverwaltung kommt die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft hinzu. Der Eigentümer trägt das Hausgeld während des Leerstands vollständig. Für seine Steuererklärung und für die nächste Betriebskostenabrechnung braucht er eine Aufstellung, welche Kosten auf die Leerstandsmonate entfallen.

Den Eigentümer informieren

Eigentümer erfahren vom Leerstand oft erst über den fehlenden Zahlungseingang. Besser ist ein kurzer Bericht, sobald die Kündigung eingeht: voraussichtlicher Auszug, geschätzter Renovierungsbedarf, Vorschlag zur Neuvermietungsmiete, geplanter Zeitplan. Während des Leerstands genügt ein knapper Stand alle zwei bis vier Wochen mit der Zahl der Anfragen und Besichtigungen. Das schafft Vertrauen und erleichtert Entscheidungen, etwa über eine Preisanpassung, wenn nach sechs Wochen keine passenden Bewerber gefunden sind.

Fazit

Leerstandsmanagement heißt vor allem: früh anfangen, Kosten sichtbar machen und Fristen nicht verpassen. Wer die Neuvermietung mit der Kündigung startet, den Grundsteuererlass als jährliche Frist führt und die Wohnung während des Leerstands kontrolliert, senkt die Kosten für den Eigentümer deutlich. Mehr zur Organisation der Mietverwaltung finden Sie auf der Seite zur Mietverwaltung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.