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Automationen für Hausverwaltungen, die wiederkehrende Aufgaben sauber erledigen.
Trigger und Aktionen werden zu Workflows verbunden. Mahnungen, Index- und Staffelmietanpassungen, Vertragsverlängerungen und Erinnerungen laufen automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Workflow-Automation für deutsche Hausverwaltungen
Hausverwaltungen leben von Stichtagen. Mietanpassungen, Mahnungen, Vertragsenden, Wartungs-Intervalle, Eigentümer-Versammlungen. Jeder dieser Termine ist im Kern eine wiederkehrende Aufgabe, die sich automatisieren lässt. Verwaltio bietet dafür eine Engine, mit der Sie Trigger und Aktionen sauber miteinander verbinden.
Ausführlich lesen
Die meisten Aufgaben in einer Hausverwaltung sind nicht kreativ, sondern wiederkehrend und zeitkritisch. Eine Mahnung muss nach Ablauf einer Frist raus, eine Indexmiete zum Stichtag berechnet, eine Wartungsfrist nicht überschritten werden. Sobald eine dieser Aufgaben in einer manuellen To-Do-Liste landet, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sie übersehen wird.
Die Automationen in Verwaltio basieren auf der gleichen Datenbasis wie der Rest der Plattform. Trigger entstehen aus echten Ereignissen: ein Zahlungseingang, eine Forderung wird fällig, eine Vertragslaufzeit endet, ein Stichtag im Kalender wird erreicht. Aktionen reichen von einer einfachen Benachrichtigung bis zur automatisch versendeten Mieterhöhung mit personalisiertem Brief.
Sie konfigurieren die Workflows ohne Programmierkenntnisse. Jede Automation hat eine klare Vorschau, eine Test-Phase und eine vollständige Protokollierung. Wer im Team eine Automation ändert, sieht für andere transparent, was sich seit wann geändert hat.
Bisher
- Stichtage und Fristen auf einer manuellen To-do-Liste
- Mahnungen von Hand schreiben und nachhalten
- Indexmiete zum Stichtag selbst berechnen und anschreiben
- Wartungs- und Prüftermine, die leicht übersehen werden
Mit Verwaltio
- Trigger aus echten Ereignissen starten die Aktion
- Mahnstufen laufen automatisch, mit Pause bei Zahlung
- Anpassung zum Stichtag berechnet, Schreiben und neues Soll inklusive
- Erinnerungen landen rechtzeitig im Posteingang
Was die Automation-Engine in der Hausverwaltung übernimmt.
Trigger, Aktionen, Mehrstufen-Eskalation, personalisierte Schreiben, Erinnerungen. Alles arbeitet auf der zentralen Datenbasis Ihrer Verwaltung.
Zahlungseingang, fällige Forderung, neuer Schaden, Stichtag im Kalender oder Vertragsablauf lösen eine Aktion aus.
- Zahlungseingang oder fällige Forderung
- Neuer Schaden oder Ende einer Vertragslaufzeit
- Erreichter Stichtag im Kalender
Berechnung zum Stichtag, automatischer Versand des Anpassungs-Schreibens, Buchung des neuen Solls auf das Mietkonto.
- Berechnung zum Stichtag mit dem Verbraucherpreisindex
- Vor dem Versand prüfen und anpassen
- Neues Soll wird auf das Mietkonto gebucht
Vertragsenden werden rechtzeitig erkannt. Verlängerungen werden vorbereitet, Kündigungen mit korrekter Frist überwacht.
- Vertragsenden rechtzeitig erkannt
- Verlängerungen vorbereitet
- Kündigungen mit korrekter Frist überwacht
Aktionen versenden Schreiben mit Empfänger-Daten und Vertragsangaben. Per E-Mail oder, bei Bedarf, per Post über einen Druckdienstleister.
- Mit Empfängerdaten und Vertragsangaben
- Versand per E-Mail
- Bei Bedarf per Post über einen Druckdienstleister
Wartung, Versicherung, Schornsteinfeger, Trinkwasser-Beprobung, Heizungsablesung. Erinnerungen landen rechtzeitig in Ihrem Posteingang.
- Wartung, Versicherung und Schornsteinfeger
- Trinkwasser-Beprobung und Heizungsablesung
- Rechtzeitig in Ihrem Posteingang
Wenn die erste Aktion keine Reaktion bringt, läuft die nächste Stufe. Bei manuellem Eingriff oder Zahlung pausiert die Eskalation automatisch.
- Nächste Stufe, wenn keine Reaktion kommt
- Pause bei Zahlung oder manuellem Eingriff
- Je Workflow mit oder ohne Freigabe vor dem Versand
Mahnwesen ohne manuelle Mahnung.
Eine fällige Forderung löst nach der ersten Frist eine freundliche Erinnerung aus. Danach führt das System sie durch die konfigurierten Mahnstufen.
Die Mahnwesen-Automation orientiert sich an deutschem Mahnrecht. Verzugszinsen werden mit dem Basiszinssatz korrekt berechnet, Mahngebühren nach Ihrer Konfiguration angesetzt. Bei Teilzahlungen wird die Stufe automatisch zurückgesetzt oder pausiert. Eine Übergabe an Inkasso oder Anwalt ist als letzte Stufe konfigurierbar.
- Freundliche Erinnerung nach frei gewählter Frist
- Verzugszinsen mit dem Basiszinssatz berechnet
- Mahngebühren nach Ihrer Konfiguration
- Jede Forderung kennt ihren Mahnstand, keine Stufe geht doppelt raus
- Übergabe an Inkasso oder Anwalt als optionale letzte Stufe
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Wo Automation in der Hausverwaltung den größten Hebel hat
Je strukturierter Ihre Stammdaten, desto mehr Routinearbeit übernimmt die Automation. Diese Anwendungsfälle setzen besonders viel Zeit frei.
Mahnwesen über den gesamten Bestand
Fällige Mieten und Hausgelder werden automatisch erkannt und durch die konfigurierten Mahnstufen geführt. Inklusive korrekter Verzugszinsen und Mahngebühren.
Indexmiet-Bestand
Bei vielen Indexmietverträgen werden die jährlichen Anpassungen automatisch zum Stichtag berechnet, die Mieterhöhungs-Schreiben erzeugt und die neuen Sollwerte gebucht.
Wartungs- und Prüfintervalle
Schornsteinfeger, Heizung, Aufzug, Brandschutz, Trinkwasser. Wiederkehrende Prüfungen werden nicht mehr vergessen, weil die Erinnerung automatisch im Posteingang landet.
Verträge mit Befristung
Befristete Mietverträge, Wartungsverträge oder Dienstleisterverträge werden vor Ablauf rechtzeitig gemeldet. Verlängerung oder Neuvergabe lassen sich proaktiv planen.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Nein. Die Workflows werden in einer visuellen Oberfläche konfiguriert. Sie wählen Trigger und Aktion aus, definieren Bedingungen und Zeitabstände. Eine Test-Phase prüft den Ablauf, bevor er produktiv geht.
Das entscheiden Sie pro Workflow. Manche Aktionen, wie die freundliche Erinnerung, laufen ohne Freigabe. Andere, wie eine Mieterhöhung oder eine Kündigung, werden in einer Freigabe-Warteliste gesammelt.
Jede Forderung kennt ihren aktuellen Mahnstand. Eine erneute Aktion derselben Stufe ist ausgeschlossen. Pausiert eine Eskalation durch Zahlung oder manuellen Eingriff, wird sie nicht ungewollt fortgesetzt.
Ja. Im Onboarding richten wir gemeinsam mit Ihnen die Standard-Workflows ein, die für Ihren Bestand passen. Spätere Anpassungen können Sie selbst vornehmen oder von uns übernehmen lassen.
Verwaltio nutzt den Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts und folgt den geltenden mietrechtlichen Vorgaben. Die berechneten Anpassungen lassen sich vor dem Versand prüfen und manuell anpassen.
