Made & hostedin Germany
Eigentümerversammlung vorbereiten, durchführen und dokumentieren.
Einladung mit Tagesordnung, Vollmachten und Stimmliste, Abstimmung mit der richtigen Mehrheit, Protokoll und Beschlusssammlung. Alles aus den Daten der Gemeinschaft, ohne Nacharbeit in einer Textverarbeitung.
Die Versammlung ist der Tag, an dem die Gemeinschaft entscheidet, und der Vorgang mit den meisten Formfehlern. Ladungsfrist, Vertretungsregeln, Mehrheiten, Protokoll und Beschlusssammlung müssen zusammenpassen, sonst wird ein Beschluss angreifbar. Verwaltio führt den gesamten Ablauf an einer Stelle, von der Einladung bis zum Eintrag in die Beschlusssammlung.
Von der Einladung bis zur Beschlusssammlung, in einem Vorgang
Die Vorbereitung beginnt mit der Tagesordnung. Zu jedem Punkt hinterlegen Sie den Beschlussantrag, die nötige Mehrheit und die Unterlagen, die den Eigentümern dazu vorliegen müssen. Daraus entsteht die Einladung in Textform, die per E-Mail oder als Brief hinausgeht. Die Ladungsfrist von drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG rechnet sich aus dem Versammlungstermin zurück und steht beim Versand im Blick.
Am Versammlungstag arbeiten Sie mit der Stimmliste: Anwesenheit und Vertretung werden erfasst, hinterlegte Vollmachten sind bereits zugeordnet. Je Tagesordnungspunkt wird nach dem in der Gemeinschaft geltenden Stimmprinzip abgestimmt, also nach Kopf-, Objekt- oder Wertprinzip. Verwaltio zählt Ja, Nein und Enthaltung, hält das Ergebnis fest und vermerkt, ob der Antrag angenommen, abgelehnt oder vertagt wurde.
Nach der Versammlung entsteht das Protokoll aus den erfassten Punkten, mit Beschlusstext, Ergebnis und den Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG. Jeder gefasste Beschluss wandert fortlaufend in die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG und ist dort für die Gemeinschaft einsehbar. Die einmonatige Anfechtungsfrist nach § 45 WEG läuft sichtbar mit, danach schützt der Beschluss-Lock den Eintrag vor nachträglicher Änderung.
Was Verwaltio rund um die Eigentümerversammlung übernimmt.
Einladung, Vollmachten, Abstimmung, Protokoll, Beschlusssammlung und Fristen greifen ineinander und arbeiten mit demselben Datenbestand wie Buchhaltung und Abrechnung.
Tagesordnung abarbeiten, Ergebnis sofort festhalten.
Sie gehen die Punkte der Reihe nach durch, erfassen je Punkt das Abstimmungsergebnis und sehen sofort, ob die erforderliche Mehrheit erreicht ist. Das spart die Abschrift aus Notizen am Abend nach der Versammlung.
Grundlage sind die Daten der Gemeinschaft: Miteigentumsanteile, Einheiten und Eigentümer stehen bereits im System, Vollmachten sind zugeordnet. Wird ein Punkt vertagt, bleibt er als offener Vorgang stehen und lässt sich in die nächste Tagesordnung übernehmen.
- Anwesenheit und Vertretung je Einheit erfassen
- Abstimmung nach Kopf-, Objekt- oder Wertprinzip
- Ergebnis mit Mehrheit und Beschlusstext am Punkt
- Vertagte Punkte wandern in die nächste Tagesordnung
Protokoll, Beschlusssammlung und Umsetzung ohne Bruch.
Aus den erfassten Punkten entsteht das Protokoll mit Beschlusstext, Ergebnis und Unterschriftenfeldern. Der Versand läuft über dieselbe Kommunikation wie jedes andere Schreiben an die Gemeinschaft.
Beschlossene Maßnahmen bleiben nicht im Dokument liegen: Aus einem Beschluss wird eine Aufgabe mit Termin und Zuständigkeit, aus einer beschlossenen Sonderumlage eine Forderung je Einheit, aus einer Entnahme aus der Erhaltungsrücklage der Bezug für die spätere Buchung.
- Protokoll aus den Tagesordnungspunkten erzeugen
- Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG festhalten
- Beschluss in die Beschlusssammlung übernehmen
- Aus Beschlüssen Aufgaben, Sonderumlagen und Buchungen ableiten
Für welche Versammlungen das gedacht ist
Ob drei Einheiten am Küchentisch oder Anlage mit Untergemeinschaften: der Ablauf bleibt derselbe, nur der Umfang unterscheidet sich.
Verwaltungen mit vielen Versammlungen im Frühjahr
Tagesordnungen und Einladungen entstehen aus Vorlagen, die je Gemeinschaft mit Wirtschaftsplan und Abrechnung gefüllt werden.
Gemeinschaften mit strittigen Beschlüssen
Wortlaut, Mehrheit, Anwesenheit und Ergebnis sind dokumentiert, die Anfechtungsfrist läuft sichtbar mit.
Kleine WEG mit Umlaufbeschlüssen
Vieles lässt sich ohne Versammlung entscheiden. Der Rücklauf wird je Eigentümer erfasst, das Ergebnis läuft in dieselbe Beschlusssammlung.
Anlagen mit Untergemeinschaften
Beschlüsse, die nur eine Untergemeinschaft betreffen, werden dort geführt und nicht mit den Beschlüssen der Gesamtgemeinschaft vermischt.
