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Hausverwaltungssoftware wechseln, ohne den Bestand neu zu erfassen.
Stammdaten, Mietverhältnisse, Buchungshistorie und Belege werden übernommen, maschinell zugeordnet und vor der Freigabe geprüft. Den Umstieg begleiten wir.
Der Wechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern an der Frage, wie der Bestand hineinkommt. Deshalb ist die Migration bei Verwaltio ein eigener, geführter Vorgang und keine Nebensache des Onboardings.
Warum der Wechsel meist an der Datenübernahme hängt
Wer seit Jahren mit einem Altsystem oder mit gewachsenen Excel-Tabellen arbeitet, hat den Bestand längst vollständig erfasst: Objekte, Einheiten, Mietverhältnisse, Kautionen, Zählerstände, Verteilerschlüssel und eine Buchungshistorie über mehrere Wirtschaftsjahre. Genau das macht den Wechsel schwer. Zweihundert Einheiten neu einzutippen kostet Wochen, und niemand möchte die Abrechnungshistorie verlieren, die im Streitfall den Nachweis liefert. Hinzu kommt der Zeitdruck: Der saubere Schnitt liegt am Jahreswechsel, und der kommt immer zu früh. Der Umstieg entscheidet sich deshalb an der Datenübernahme, nicht am Funktionsumfang.
Verwaltio nimmt Bestände aus gängigen Datenformaten und aus Excel entgegen. Die Felder Ihrer Quelldatei werden maschinell auf das Datenmodell abgebildet, statt dass Sie eine starre Importvorlage befüllen müssen. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, landet in einer Prüfliste und nicht stillschweigend im Bestand.
Übernommen wird in einen Mandanten, den Sie vor der Freigabe ansehen. Erst wenn Objektzahlen, Sollstellungen und Salden stimmen, geht der Bestand produktiv. Bei größeren Beständen läuft das über einen Testmandanten mit ausdrücklicher Abnahme.
Wie die Datenübernahme abläuft.
Sechs Schritte, von der Bestandsaufnahme bis zur Abnahme. Sie entscheiden an jeder Stelle, was übernommen wird.
Für wen dieser Weg gedacht ist
Vier Ausgangslagen, die bei einem Wechsel typisch sind. Der Ablauf ist derselbe, der Aufwand unterscheidet sich.
Verwaltungen mit einem Altsystem
Der Bestand liegt vollständig in einer bestehenden Verwaltersoftware. Übernommen werden Stammdaten, Mietverhältnisse und Buchungshistorie aus dem Export des Altsystems.
Bestände in Excel
Über Jahre gewachsene Tabellen mit eigener Spaltenlogik. Die Zuordnung passt sich Ihrer Mappe an, Sie müssen sie nicht vorher umbauen.
WEG-Verwaltungen im laufenden Wirtschaftsjahr
Wirtschaftsplan, Hausgeld-Sollstellungen und Beschlüsse werden zum Stichtag übernommen, damit die Jahresabrechnung anschließend vollständig ist.
Übernahme eines fremden Bestands
Nach einem Verwalterwechsel liegen Unterlagen in unterschiedlicher Qualität vor. Die Prüfliste zeigt, was vor dem Produktivstart noch fehlt.
