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Hausverwaltungssoftware vergleichen, ohne sich in Funktionslisten zu verlieren.
Sechs Kriterien, an denen sich Verwaltersoftware wirklich unterscheidet, eine ehrliche Einordnung, wo Verwaltio steht, und die Fragen, die Sie in jeder Demo stellen sollten.
Fast jede Verwaltersoftware führt Objekte, Einheiten und Mietverträge. Der Unterschied zeigt sich erst im Alltag: wenn die Bank am Monatsanfang 180 Zahlungen liefert, wenn die Abrechnung im Frühjahr fällig ist und wenn der Bestand aus dem alten Programm herüber soll. Diese Seite ordnet die Kriterien, an denen sich das entscheidet.
Warum der Vergleich über Funktionslisten selten weiterhilft
Funktionslisten sehen bei fast allen Anbietern gleich aus. Fast jeder nennt Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen und ein Portal. Was die Liste nicht zeigt: ob die Buchhaltung wirklich die Grundlage der Abrechnung ist oder daneben läuft, ob Zahlungen automatisch dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet werden oder von Hand, ob die WEG-Seite dieselbe Datenbasis nutzt wie die Mietseite. Genau dort entscheidet sich, wie viele Stunden im Monat übrig bleiben.
Der zweite blinde Fleck ist der Preis. Angaben wie "ab 0,50 Euro je Einheit" sind ohne den Rest der Rechnung wenig wert: Kommt ein Grundpreis dazu, kosten Portale, Banking, Dokumentenmanagement oder zusätzliche Benutzer extra, gibt es eine Mindestlaufzeit, wird die Datenübernahme berechnet? Vergleichbar wird es erst, wenn Sie für Ihre eigene Zahl an Einheiten den Gesamtbetrag für zwölf Monate ausrechnen, inklusive allem, was Sie tatsächlich brauchen.
Der dritte Punkt wird meist zu spät geprüft: der Weg hinein und der Weg hinaus. Wie kommt der Bestand aus dem Altsystem herüber, wer macht die Arbeit und was kostet sie? Und ebenso wichtig: Kommen Sie später wieder heraus, also gibt es einen vollständigen Export Ihrer Daten? Wer das erst nach der Unterschrift klärt, hat den entscheidenden Teil des Vergleichs übersprungen.
Sechs Kriterien, an denen sich Verwaltersoftware unterscheidet.
Jedes Kriterium mit der Frage, die Sie in der Demo stellen sollten, und der Antwort, die Verwaltio darauf gibt.
Rechnen Sie den Jahresbetrag für Ihren eigenen Bestand aus.
Listenpreise je Einheit sind erst vergleichbar, wenn Grundpreis, Benutzer, Module und Einrichtung eingerechnet sind. Nehmen Sie Ihre echte Zahl an Einheiten und rechnen Sie zwölf Monate durch, für jeden Anbieter dieselbe Rechnung.
Achten Sie besonders auf drei Posten, die selten im Listenpreis stehen: Kosten je Benutzerkonto, Aufpreise für Mieter- und Eigentümer-Portal oder Banking, und eine einmalige Einrichtungs- oder Migrationspauschale. Ebenso auf die Laufzeit: Ein günstiger Monatspreis mit zwölf Monaten Bindung ist etwas anderes als ein monatlich kündbarer Vertrag.
- Grundpreis plus Preis je Einheit für die eigene Bestandsgröße rechnen
- Kosten je zusätzlichem Benutzer und je Modul aufschlagen
- Einmalige Einrichtung und Migration einrechnen
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist notieren
Testen Sie mit echten Daten, nicht mit dem Musterbestand.
Ein Demozugang mit vorbereiteten Beispielobjekten zeigt, wie die Software aussieht, aber nicht, wie sie mit Ihrem Bestand umgeht. Nehmen Sie ein reales Objekt mit seinen Eigenheiten, also gemischte Nutzung, Gewerbeeinheit, Stellplätze oder eine WEG mit Untergemeinschaften.
Arbeiten Sie in der Testphase drei Vorgänge komplett durch, die bei Ihnen jeden Monat anfallen: einen Bankauszug einlesen und zuordnen, einen Beleg erfassen und verteilen, ein Schreiben an alle Mieter eines Objekts erzeugen. Wenn diese drei Wege flüssig laufen, tragen sie den Alltag. Wenn nicht, hilft auch die längste Funktionsliste nicht.
- Ein reales Objekt statt des Musterbestands anlegen
- Bankauszug einlesen und Zahlungen zuordnen
- Beleg erfassen, verteilen und in der Abrechnung wiederfinden
- Serienschreiben an ein Objekt erzeugen und versenden
Welche Software zu welcher Verwaltung passt
Die Anforderungen unterscheiden sich stärker nach Bestandsart als nach Größe. Diese vier Fälle decken die meisten Anfragen ab.
Reine Mietverwaltung
Entscheidend sind Sollstellungen, Bankabgleich, Mahnwesen und Betriebskostenabrechnung. Eine WEG-Funktion, die Sie nie nutzen, sollte den Preis nicht erhöhen.
WEG-Verwaltung
Hier zählen Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung mit Abrechnungsspitze, Vermögensbericht, Beschlusssammlung und Versammlung. Buchhaltung ohne WEG-Kontenrahmen reicht nicht.
Gemischter Bestand aus Miete und WEG
Der häufigste Fall bei professionellen Verwaltungen und zugleich der, an dem viele Programme scheitern: Beides muss in einer Oberfläche laufen, mit sauber getrennten Kontenrahmen.
Eigener Bestand als Vermieter
Wer selbst verwaltet, braucht keine Mandantenfähigkeit, sondern schnelle Erfassung, Abrechnung und Belegablage. Der Preis sollte mit dem Bestand mitwachsen, nicht mit dem Tarif.
