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Hausgeldabrechnung für die WEG, erzeugt aus der laufenden Buchhaltung.
Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung je Einheit, Abrechnungsspitze und Vermögensbericht entstehen aus den gebuchten Belegen des Wirtschaftsjahrs. Jede Position bleibt bis zum Beleg nachvollziehbar.
An der Jahresabrechnung wird die WEG-Verwaltung gemessen. Sie muss zum Wirtschaftsplan passen, die Erhaltungsrücklage richtig ausweisen, Heizkosten nach Verordnung verteilen und jede Position belegbar machen. Verwaltio erzeugt sie aus den Buchungen des Wirtschaftsjahrs, statt sie in einer Tabelle daneben nachzubauen.
Hausgeldabrechnung nach WEMoG: beschlossen wird der Nachschuss, nicht die Abrechnung
Seit der WEG-Reform beschließen die Eigentümer nicht mehr die Jahresabrechnung als solche, sondern die Einforderung von Nachschüssen und die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Verwaltio bildet diese Trennung ab: Die Abrechnung erstellt die Verwaltung, in die Versammlung geht der Beschlussvorschlag über die Abrechnungsspitze je Einheit. Was beschlossen wurde, landet mit Datum und Mehrheit in der Beschlusssammlung, danach ist der Abrechnungsstand gesperrt.
Grundlage ist die laufende Buchhaltung der Gemeinschaft, kein zweiter Datenbestand. Jedes Konto trägt seinen Verteilerschlüssel, also Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Einheiten, Personen oder Verbrauch. Beim Erzeugen der Abrechnung werden die Kosten des Wirtschaftsjahrs nach diesen Schlüsseln auf die Einheiten verteilt, den beschlossenen Vorschüssen gegenübergestellt und zur Abrechnungsspitze zusammengeführt. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage erscheinen dabei nicht als Kosten der Einheit, sondern in der Rücklagenrechnung.
Zur Abrechnung gehören die Dokumente, die Eigentümer erwarten: der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit dem Stand der Erhaltungsrücklage und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen, die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG sowie die Belegeinsicht im Eigentümer-Portal. Beirat und Eigentümer prüfen dort dieselben Belege, die auch in der Buchhaltung hängen, ohne Datenkopien per Mail.
Was die Hausgeldabrechnung in Verwaltio abdeckt.
Verteilung nach Schlüssel, Abrechnungsspitze, Rücklagenrechnung, Heizkosten und Steuerbescheinigung entstehen in einem Lauf aus derselben Buchhaltung.
Vom letzten Beleg des Jahres bis zum Beschlussvorschlag.
Ist die Buchhaltung des Wirtschaftsjahrs abgeschlossen, erzeugt Verwaltio Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen, Rücklagenrechnung und Vermögensbericht in einem Durchlauf. Vorher zeigt eine Prüfung, welche Belege noch offen oder welchem Konto noch kein Verteilerschlüssel zugeordnet ist.
Der erzeugte Stand ist der maßgebliche: Er bleibt gespeichert, auch wenn später noch Belege des Folgejahrs gebucht werden. Korrekturen laufen über den Storno-Weg, nicht über stilles Überschreiben, damit die an die Eigentümer versandte Abrechnung und der Stand im System dieselbe Zahl zeigen.
- Prüflauf vor der Erstellung: offene Belege und fehlende Schlüssel
- Einzelabrechnung je Einheit mit Verweis auf Konto und Beleg
- Abrechnungsspitze als Beschlussvorschlag für die Versammlung
- Versand per E-Mail oder Brief, Ablage im Objekt-Ordner des Jahres
Belegeinsicht für Beirat und Eigentümer, ohne Datenkopien.
Der Verwaltungsbeirat prüft die Abrechnung dort, wo die Belege liegen. Sie geben die Einsicht für den Prüfzeitraum frei, der Beirat öffnet zu jeder Position den Beleg im Portal.
Für die Eigentümer bleibt sichtbar, was sie betrifft: die eigene Einzelabrechnung, der Vermögensbericht und die Belege der Gemeinschaft im freigegebenen Umfang. Wer wann Einsicht genommen hat, ist protokolliert. USB-Sticks, Ordnerkopien und Termine in den Geschäftsräumen entfallen.
- Belegeinsicht zeitlich begrenzt freigeben
- Beirat mit erweiterten Rechten für die Prüfung
- Einzelabrechnung und Vermögensbericht im Eigentümer-Portal
- Jede Einsichtnahme wird protokolliert
Für welche Gemeinschaften die Abrechnung gedacht ist
Die Abrechnung folgt der Struktur der Gemeinschaft, von der kleinen WEG bis zur Anlage mit mehreren Untergemeinschaften.
Kleine Gemeinschaften ohne eigene Buchhaltungskraft
Wer Belege laufend erfasst, hat die Abrechnung am Jahresende nahezu fertig. Der Prüflauf zeigt vorab, was noch fehlt.
Gemeinschaften mit Beirat und Belegprüfung
Der Beirat prüft im Portal an den echten Belegen, statt Kopien zu erhalten. Die Freigabe gilt nur für den Prüfzeitraum.
Anlagen mit Untergemeinschaften
Untergemeinschaften rechnen mit eigenem Kostenkreis und eigener Rücklage ab, die Gesamt-WEG konsolidiert darüber.
Bestände mit Sondereigentumsverwaltung
Die Hausgeldabrechnung der WEG und die Abrechnung gegenüber dem vermietenden Eigentümer bleiben getrennt, greifen aber auf dieselben Zahlen zu.
