Made & hostedin Germany
Dokumentenmanagement für Hausverwaltungen mit Volltextsuche und KI-Klassifikation.
Mietverträge, Belege, Korrespondenz, Beschlüsse und Protokolle in einer durchsuchbaren Ablage. Jedes Dokument ist mit Objekt, Einheit und Person verknüpft.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Dokumentenmanagement, das mit dem Bestand wächst
Hausverwaltungen produzieren täglich Dokumente. Verträge, Handwerker-Rechnungen, Mahnungen, Beschlüsse, Korrespondenz. Verwaltio nimmt jedes Dokument auf, liest es per OCR aus, ordnet es automatisch dem richtigen Objekt zu und macht es über Volltext, Filter oder den KI-Assistenten in Sekunden auffindbar.
Ausführlich lesen
In einer mittelgroßen Hausverwaltung sammeln sich pro Objekt schnell mehrere Hundert Dokumente an. Mietverträge, Übergabeprotokolle, Handwerker-Rechnungen, WEG-Beschlüsse, Versammlungs-Protokolle, Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern. Wer diese Unterlagen in Ordnern auf einem Netzlaufwerk oder als E-Mail-Anhänge verwaltet, verbringt jeden Tag Zeit mit der Suche.
Verwaltio behandelt Dokumente als strukturierte Daten, nicht als Dateien. Jedes hochgeladene PDF wird per OCR ausgelesen, durch eine KI klassifiziert (Vertrag, Beleg, Korrespondenz, Beschluss, Protokoll) und mit den passenden Datensätzen verknüpft. Sie greifen über Objekt, Einheit oder Person genauso schnell zu wie über eine Volltextsuche im Inhalt.
Bestehende Cloud-Speicher bleiben weiterhin nutzbar. Verwaltio synchronisiert optional mit DocuWare, nevı, Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud oder luckycloud. Sie haben die Wahl, ob Sie die Plattform als primäre Ablage nutzen oder ob Sie Verwaltio über Ihren bestehenden Speicher legen.
Bisher
- Ordner auf dem Netzlaufwerk und Anhänge im E-Mail-Postfach
- Suche nur nach dem Dateinamen
- Gescannte Belege als Bild ohne durchsuchbaren Text
- Jedes Dokument von Hand einem Objekt zuordnen
Mit Verwaltio
- Eine Ablage für Verträge, Belege, Beschlüsse und Korrespondenz
- Volltextsuche im Inhalt über den gesamten Bestand
- Texterkennung für Scans, Fotos und Bild-PDFs
- Verknüpfung mit Objekt, Einheit und Person per Vorschlag
Vom Upload bis zur Volltext-Trefferliste in Sekunden.
Alle Funktionen, die Hausverwaltungen brauchen, um den Dokumentenberg zu beherrschen. Aufnehmen, klassifizieren, verknüpfen, durchsuchen, revisionssicher ablegen.
Alle PDFs, Bilder und Office-Dokumente werden indexiert. Suchen Sie nach Mieter, Vertragsnummer oder Schlagwort und finden Sie den Treffer im Inhalt, nicht nur im Dateinamen.
- PDFs, Bilder und Office-Dokumente indexiert
- Treffer im Inhalt, nicht nur im Dateinamen
- Suche nach Mieter, Vertragsnummer oder Schlagwort
Texte aus gescannten Belegen, Fotos und Bild-PDFs werden automatisch extrahiert. Auch handgeschriebene Notizen lassen sich nach Hand-OCR durchsuchen.
- Text aus Scans, Fotos und Bild-PDFs
- Beträge, IBANs und Rechnungsnummern ausgelesen
- Auch Handyfotos und schiefe Scans
Dokumente werden automatisch dem passenden Objekt, der Einheit, dem Mieter oder Eigentümer zugeordnet. Manuelle Korrektur ist jederzeit möglich.
- Zuordnung zu Objekt, Einheit, Mieter oder Eigentümer
- Korrektur von Hand jederzeit möglich
- Zugriff über Objekt, Einheit oder Person
Optional an DocuWare, nevı, Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud oder luckycloud angebunden. Bestehende Ordnerstrukturen werden übernommen und bleiben synchron.
- DocuWare, nevı, Google Drive, OneDrive und weitere
- Bestehende Ordnerstrukturen bleiben erhalten
- Neue Uploads werden in beide Richtungen gespiegelt
Versionen, Änderungshistorie und Bearbeiter werden lückenlos protokolliert. Aufbewahrungsfristen werden je nach Dokumenttyp gesetzt.
- Versionen und Änderungshistorie mit Bearbeiter
- Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp
- Papierkorb mit Wiederherstellung
Vertrag, Beleg, Korrespondenz, Beschluss, Protokoll werden automatisch erkannt. Belege gehen direkt in die Buchungsannahme, Beschlüsse ins Beschlussbuch.
- Vertrag, Beleg, Korrespondenz, Beschluss oder Protokoll
- Belege direkt in die Buchungsannahme
- Beschlüsse direkt ins Beschlussbuch
Ein Beleg, in Sekunden an der richtigen Stelle.
Hochladen, Texterkennung, Einordnung, Verknüpfung. Wenige Sekunden später ist das Dokument auffindbar.
Belege können per Drag-and-Drop, mobil per Foto oder per E-Mail an eine objektspezifische Inbox-Adresse eingeliefert werden. Die KI erkennt den Dokumenttyp, schlägt Sachkonto und Objekt vor, der Beleg landet direkt in der Belegannahme der Buchhaltung. Anders abgelegte Dokumente, wie Beschlüsse oder Korrespondenz, landen automatisch im richtigen Bereich des Objekts.
- Einliefern per Upload, Handyfoto oder E-Mail an die Adresse des Objekts
- Belege mit Vorschlag für Sachkonto und Objekt in die Belegannahme
- Beschlüsse und Korrespondenz im richtigen Bereich des Objekts
- Suche per Volltext, Filter oder im Chat mit dem KI-Assistenten
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Wo Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung den Unterschied macht
Wer mit mehreren Objekten arbeitet, verliert ohne strukturierte Ablage Zeit. Diese Szenarien lösen wir mit dem DMS in der Praxis.
Übernahme von Beständen
Beim Übernahme einer fremden Verwaltung kommen oft Tausende ungeordnete Dokumente. Verwaltio liest sie ein, klassifiziert sie und verknüpft sie automatisch mit Objekten und Einheiten.
WEG-Verwaltung mit Beschlussbuch
Versammlungs-Protokolle, Beschluss-Sammlung und Beschluss-Kompetenzen werden strukturiert abgelegt. Die Beschluss-Suche zeigt sofort, ob ein Vorgang bereits beschlossen wurde.
Belegprüfung durch Beirat
WEG-Beiräte erhalten ohne separates Tool Zugriff auf die Belege ihrer Gemeinschaft. Lesezugriff mit Audit-Spur, keine Datenkopien per E-Mail.
Steuerberater-Übergabe
Jahresabschluss-Belege werden bereits sortiert nach Sachkonto und Objekt exportiert. Ihr Berater erhält strukturierte Daten statt einen Berg PDFs.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX, EML. Office-Dateien werden für die Volltextsuche eingelesen, PDFs und Bilder durchlaufen zusätzlich die OCR-Erkennung.
Die OCR-Engine erkennt sauber gescannte Belege zuverlässig. Auch Smartphone-Fotos und schiefe Scans werden in der Regel korrekt ausgelesen, inklusive Beträgen, IBANs und Rechnungsnummern.
Ja. Verwaltio synchronisiert mit DocuWare, nevı, Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud und luckycloud. Bestehende Ordnerstrukturen bleiben erhalten, neue Uploads werden bidirektional gespiegelt.
Alle Dokumente erhalten einen unveränderbaren Hash, eine vollständige Versionshistorie und einen Audit-Trail. Aufbewahrungsfristen werden je nach Dokumenttyp gesetzt, gelöschte Dateien gehen in einen Papierkorb mit Wiederherstellung.
Zugriffsrechte werden über das Berechtigungssystem von Verwaltio gesteuert. Mitarbeiter sehen je nach Rolle bestimmte Objekte und Dokumenttypen. Eigentümer und Mieter erhalten über das Portal Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen.
