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Dokumentenmanagement für Hausverwaltungen mit Volltextsuche und KI-Klassifikation.
Mietverträge, Belege, Korrespondenz, Beschlüsse und Protokolle in einer durchsuchbaren Ablage. Jedes Dokument ist mit Objekt, Einheit und Person verknüpft.
Hausverwaltungen produzieren täglich Dokumente. Verträge, Handwerker-Rechnungen, Mahnungen, Beschlüsse, Korrespondenz. Verwaltio nimmt jedes Dokument auf, liest es per OCR aus, ordnet es automatisch dem richtigen Objekt zu und macht es über Volltext, Filter oder den KI-Assistenten in Sekunden auffindbar.
Dokumentenmanagement, das mit dem Bestand wächst
In einer mittelgroßen Hausverwaltung sammeln sich pro Objekt schnell mehrere Hundert Dokumente an. Mietverträge, Übergabeprotokolle, Handwerker-Rechnungen, WEG-Beschlüsse, Versammlungs-Protokolle, Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern. Wer diese Unterlagen in Ordnern auf einem Netzlaufwerk oder als E-Mail-Anhänge verwaltet, verbringt jeden Tag Zeit mit der Suche.
Verwaltio behandelt Dokumente als strukturierte Daten, nicht als Dateien. Jedes hochgeladene PDF wird per OCR ausgelesen, durch eine KI klassifiziert (Vertrag, Beleg, Korrespondenz, Beschluss, Protokoll) und mit den passenden Datensätzen verknüpft. Sie greifen über Objekt, Einheit oder Person genauso schnell zu wie über eine Volltextsuche im Inhalt.
Bestehende Cloud-Speicher bleiben weiterhin nutzbar. Verwaltio synchronisiert optional mit DocuWare, nevı, Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud oder luckycloud. Sie haben die Wahl, ob Sie die Plattform als primäre Ablage nutzen oder ob Sie Verwaltio über Ihren bestehenden Speicher legen.
Vom Upload bis zur Volltext-Trefferliste in Sekunden.
Alle Funktionen, die Hausverwaltungen brauchen, um den Dokumentenberg zu beherrschen. Aufnehmen, klassifizieren, verknüpfen, durchsuchen, revisionssicher ablegen.
Ein Beleg, in Sekunden an der richtigen Stelle.
Hochladen, OCR-Erkennung, KI-Klassifikation, Verknüpfung. Innerhalb weniger Sekunden ist das Dokument auffindbar. Über Volltext, Filter oder den KI-Assistenten.
Belege können per Drag-and-Drop, mobil per Foto oder per E-Mail an eine objektspezifische Inbox-Adresse eingeliefert werden. Die KI erkennt den Dokumenttyp, schlägt Sachkonto und Objekt vor, der Beleg landet direkt in der Belegannahme der Buchhaltung. Anders abgelegte Dokumente, wie Beschlüsse oder Korrespondenz, landen automatisch im richtigen Bereich des Objekts.
- Drag-and-Drop, Mobile-Foto oder objektspezifische E-Mail-Inbox
- KI erkennt Dokumenttyp und schlägt Verknüpfungen vor
- Verknüpfung mit Objekt, Einheit, Vertrag und Person
- Suche per Volltext, Filter oder Chat über den KI-Assistenten
Wo Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung den Unterschied macht
Wer mit mehreren Objekten arbeitet, verliert ohne strukturierte Ablage Zeit. Diese Szenarien lösen wir mit dem DMS in der Praxis.
Übernahme von Beständen
Beim Übernahme einer fremden Verwaltung kommen oft Tausende ungeordnete Dokumente. Verwaltio liest sie ein, klassifiziert sie und verknüpft sie automatisch mit Objekten und Einheiten.
WEG-Verwaltung mit Beschlussbuch
Versammlungs-Protokolle, Beschluss-Sammlung und Beschluss-Kompetenzen werden strukturiert abgelegt. Die Beschluss-Suche zeigt sofort, ob ein Vorgang bereits beschlossen wurde.
Belegprüfung durch Beirat
WEG-Beiräte erhalten ohne separates Tool Zugriff auf die Belege ihrer Gemeinschaft. Lesezugriff mit Audit-Spur, keine Datenkopien per E-Mail.
Steuerberater-Übergabe
Jahresabschluss-Belege werden bereits sortiert nach Sachkonto und Objekt exportiert. Ihr Berater erhält strukturierte Daten statt einen Berg PDFs.
