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Was kostet eine Hausverwaltungssoftware wirklich?
Wie Verwaltersoftware in Deutschland abgerechnet wird, welche Posten den Preis treiben und wie Sie zwei Angebote auf denselben Betrag herunterrechnen.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Drei Preismodelle, die im deutschen Markt üblich sind
Die Frage lässt sich nicht mit einer Zahl beantworten, weil fast jeder Anbieter anders abrechnet. Üblich ist ein Preis je verwalteter Einheit und Monat, oft ergänzt um einen Grundpreis, manchmal um Kosten je Benutzer oder je Modul. Erst wenn Sie diese Teile für Ihre eigene Zahl an Einheiten zusammenrechnen, werden zwei Angebote vergleichbar.
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Am weitesten verbreitet ist die Abrechnung je Einheit und Monat. Die Spanne reicht grob von unter einem Euro bis zu mehreren Euro je Einheit. Der große Unterschied liegt nicht in der Zahl selbst, sondern darin, was sie enthält: Bei niedrigen Einheitenpreisen sind Portale, Bankanbindung, Dokumentenmanagement oder das Mahnwesen häufig getrennt zu buchen, sodass der tatsächliche Preis am Ende deutlich höher liegt.
Das zweite Modell sind Pakete oder Funktions-Stufen, oft Basis, Professional und Enterprise genannt. Der Listenpreis wirkt niedrig, die Funktion, die Sie tatsächlich brauchen, liegt aber häufig eine Stufe höher. Prüfen Sie hier zuerst, in welchem Paket Bankanbindung, Abrechnung und Portal enthalten sind, und rechnen Sie mit diesem Paket, nicht mit dem Einstieg.
Das dritte Modell ist die Lizenz mit lokaler Installation. Hier steht ein einmaliger Kaufpreis im Angebot, dazu kommen jährliche Wartung und Aktualisierung, meist zwischen 15 und 20 Prozent des Kaufpreises, sowie die Kosten für Server, Sicherung und Betrieb im eigenen Haus. Über fünf Jahre gerechnet liegt dieses Modell selten günstiger als eine Web-Anwendung, verlagert aber die Datenhaltung zu Ihnen.
Häufiger Fehler
- Listenpreise je Einheit nebeneinander, ohne den Rest der Rechnung
- Benutzerkonten, Portale und Bankanbindung als Posten übersehen
- Mit dem Einstiegspaket gerechnet, die nötige Funktion liegt höher
- Monatspreise verglichen, Laufzeit und Einrichtung nicht
Besser so rechnen
- Grundpreis und Einheitenpreis für die eigene Bestandsgröße rechnen
- Benutzerkonten und benötigte Module des Angebots aufschlagen
- Mit dem Paket rechnen, das die nötigen Funktionen enthält
- Gesamtbetrag über die Mindestlaufzeit bilden, Einrichtung eingeschlossen
Sechs Posten, die den Preis am stärksten verändern.
Fragen Sie diese Punkte vor der Unterschrift ab. Sie erklären die meisten Unterschiede zwischen zwei Angeboten, die auf den ersten Blick ähnlich aussehen.
Die Basis fast jedes Angebots. Rechnen Sie Grundpreis plus Einheitenpreis für Ihre echte Bestandsgröße, nicht für das Beispiel auf der Preisseite. Bei Verwaltio 24,90 € für 10 Einheiten, danach 1,30 € je Einheit.
- Üblich: Preis je Einheit und Monat, oft mit Grundpreis
- Für die echte Bestandsgröße rechnen
- Nicht mit dem Beispiel auf der Preisseite
Bei manchen Anbietern zahlt jeder Mitarbeiter extra. In einem Team von fünf Personen verdoppelt das schnell den Monatsbetrag. Bei Verwaltio sind Benutzerkonten nicht gesondert berechnet.
- Bei manchen Anbietern zahlt jeder Mitarbeiter extra
- Wächst schneller als der Bestand
- Bei Verwaltio nicht gesondert berechnet
Portale, Bankanbindung, Dokumentenmanagement, DATEV-Export und Mahnwesen sind oft einzeln bepreist. Bei Verwaltio gibt es keine Funktions-Stufen, alle Module sind enthalten.
- Portale, Bankanbindung und DATEV-Export oft einzeln
- Bei Paketen liegt die nötige Funktion oft höher
- Bei Verwaltio alle Module enthalten
Eine einmalige Einrichtungs- oder Migrationspauschale ist im Markt üblich und liegt je nach Bestandsgröße im drei- bis vierstelligen Bereich. Bei Verwaltio ist die begleitete Migration im Wechsel enthalten.
- Einmalige Pauschale im Markt üblich
- In den Gesamtbetrag einrechnen
- Bei Verwaltio begleitete Migration im Wechsel enthalten
Ein günstiger Monatspreis mit 24 Monaten Bindung ist etwas anderes als ein monatlich kündbarer Vertrag. Rechnen Sie den Gesamtbetrag über die Mindestlaufzeit, nicht den Monatspreis.
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist abfragen
- Gesamtbetrag über die Mindestlaufzeit rechnen
- Nicht den Monatspreis allein vergleichen
Prüfen Sie, ob Support im Preis enthalten ist oder als Kontingent verkauft wird, und ob Schulungen pro Tag berechnet werden. Diese Posten tauchen selten im Listenpreis auf.
- Support enthalten oder als Kontingent verkauft
- Schulungen enthalten oder pro Tag berechnet
- Selten im Listenpreis sichtbar
So machen Sie zwei Angebote auf einen Betrag vergleichbar.
Nehmen Sie Ihre echte Zahl an Einheiten und Ihre echte Zahl an Mitarbeitern und rechnen Sie für jeden Anbieter dieselben zwölf Monate durch, inklusive aller Module, die Sie tatsächlich nutzen werden.
Ein Beispiel für 60 Einheiten und drei Mitarbeiter: Anbieter A ruft 0,90 € je Einheit auf, berechnet aber 15 € je Benutzer und 49 € für das Mieterportal. Das ergibt 54 € plus 45 € plus 49 €, also 148 € im Monat oder 1.776 € im Jahr. Anbieter B ruft 2,10 € je Einheit auf und hat alles enthalten, das sind 126 € im Monat. Der scheinbar teurere Anbieter ist der günstigere. Für eine Hausverwaltung dieser Größe erstellt Verwaltio ein individuelles Angebot je Einheit, ebenfalls mit allen Funktionen und ohne Kosten je Benutzer.
- Für die eigene Einheiten-Zahl rechnen, nicht für das Beispiel des Anbieters
- Benutzerkonten und benötigte Module aufschlagen
- Einmalige Einrichtung und Migration auf zwölf Monate umlegen
- Gesamtbetrag über die Mindestlaufzeit vergleichen
Der Preis der Software ist selten der größte Posten.
Entscheidend ist, wie viele Arbeitsstunden im Monat übrig bleiben. Eine Software, die 40 Euro mehr kostet, aber den Bankabgleich und die Abrechnung automatisiert, rechnet sich bereits ab der ersten eingesparten Stunde.
Die wiederkehrenden Aufgaben sind in fast jeder Verwaltung dieselben: Bankeingänge zuordnen, Belege erfassen und verteilen, Sollstellungen erzeugen, Mahnungen schreiben, im Frühjahr abrechnen. Wenn diese Wege automatisch laufen, verschiebt sich der Vergleich weg vom Monatspreis hin zur Frage, wie viele Einheiten eine Person betreuen kann. Genau dort liegt der eigentliche Kostenhebel.
- Zeitaufwand für Bankabgleich und Abrechnung mitrechnen
- Rückfragen von Mietern, die ein Portal abfängt
- Kosten für getrennte Programme je Verwaltungsart
- Aufwand für Sicherung und Aktualisierung bei lokaler Installation
Was Verwaltio im Monat kostet
Ein Preis je Einheit, alle Funktionen enthalten.
| Posten | Je Monat |
|---|---|
| Bis 10 Einheiten | 24,90 € |
| 30 Einheiten | 50,90 € |
| 50 Einheiten | 76,90 € |
| Hausverwaltungen | Individuelles Angebot |
| Preis je Benutzerkonto | 0 € |
| Portale und Banking | 0 € |
Zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Was Hausverwaltungssoftware in typischen Bestandsgrößen kostet
Alle Beträge beziehen sich auf Verwaltio, mit allen Funktionen und ohne Kosten je Benutzerkonto.
Bis 10 Einheiten: 24,90 € im Monat
Der typische Fall für Vermieter mit eigenem Bestand. Buchhaltung, Bankanbindung, Nebenkostenabrechnung, Mieterportal und Dokumentenablage sind enthalten.
50 Einheiten: 76,90 € im Monat
Ein größeres eigenes Portfolio. Rechnerisch rund 1,54 € je Einheit, weiterhin ohne Modul-Aufpreise.
Hausverwaltungen: individuelles Angebot
Hausverwaltungen rechnen wir ebenfalls je Einheit ab, mit einem auf die Bestandsgröße abgestimmten Satz. Das Modell bleibt gleich, es gibt keine Funktions-Stufen.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Üblich ist eine Abrechnung je verwalteter Einheit, im deutschen Markt grob zwischen unter einem Euro und mehreren Euro je Einheit und Monat, häufig zuzüglich Grundpreis. Entscheidend ist, was darin enthalten ist. Verwaltio kostet 24,90 € pro Monat für bis zu 10 Einheiten und 1,30 € je weiterer Einheit, mit allen Funktionen und ohne Kosten je Benutzerkonto.
Bei Verwaltio 24,90 € im Monat. Darin enthalten sind Buchhaltung, Bankanbindung nach PSD2, Nebenkostenabrechnung, Dokumentenablage, Mieterportal, Ticketsystem und der KI-Assistent. Es gibt keine Funktions-Stufen und keine Zusatzmodule, die Sie später nachbuchen müssten.
Es gibt kostenlose Tabellenvorlagen und einzelne Open-Source-Werkzeuge für die Buchhaltung. Was dort fehlt, ist der Teil, der die Arbeit ausmacht: Bankanbindung mit automatischer Zuordnung, Abrechnung nach Heizkostenverordnung, revisionssichere Belegablage und ein Portal für Mieter. Verwaltio lässt sich 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.
Im Markt ist eine einmalige Migrationspauschale üblich, je nach Bestandsgröße im drei- bis vierstelligen Bereich. Bei Verwaltio ist die begleitete Datenübernahme im Wechsel enthalten. Stammdaten, Mietverhältnisse und Buchungshistorie werden übernommen, in einem Probelauf gegen das Altsystem geprüft und erst nach Ihrer Freigabe produktiv gesetzt.
Beides kommt vor. Wer je Benutzer zahlt, sollte den Preis mit der tatsächlichen Teamgröße rechnen, denn dieser Posten wächst schneller als der Bestand. Verwaltio rechnet ausschließlich je Einheit ab, Benutzerkonten für Mitarbeiter sind nicht gesondert berechnet.
Für Vermieter sind die Kosten in der Regel Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, für gewerbliche Hausverwaltungen Betriebsausgaben. Die laufenden Monatsbeträge sind im Jahr der Zahlung anzusetzen. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung.
Die Rechnung geht meist über die Zeit, nicht über den Monatsbetrag. Wer drei Einheiten mit Excel und Kontoauszügen verwaltet, verliert vor allem bei der jährlichen Abrechnung Stunden. Wenn Bankabgleich, Belegerfassung und Abrechnung automatisch laufen, ist der Monatsbetrag in der Regel bereits durch die eingesparte Zeit der Abrechnung gedeckt.
