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Was kostet eine Hausverwaltungssoftware wirklich?
Wie Verwaltersoftware in Deutschland abgerechnet wird, welche Posten den Preis treiben und wie Sie zwei Angebote auf denselben Betrag herunterrechnen.
Die Frage lässt sich nicht mit einer Zahl beantworten, weil fast jeder Anbieter anders abrechnet. Üblich ist ein Preis je verwalteter Einheit und Monat, oft ergänzt um einen Grundpreis, manchmal um Kosten je Benutzer oder je Modul. Erst wenn Sie diese Teile für Ihre eigene Zahl an Einheiten zusammenrechnen, werden zwei Angebote vergleichbar.
Drei Preismodelle, die im deutschen Markt üblich sind
Am weitesten verbreitet ist die Abrechnung je Einheit und Monat. Die Spanne reicht grob von unter einem Euro bis zu mehreren Euro je Einheit. Der große Unterschied liegt nicht in der Zahl selbst, sondern darin, was sie enthält: Bei niedrigen Einheitenpreisen sind Portale, Bankanbindung, Dokumentenmanagement oder das Mahnwesen häufig getrennt zu buchen, sodass der tatsächliche Preis am Ende deutlich höher liegt.
Das zweite Modell sind Pakete oder Funktions-Stufen, oft Basis, Professional und Enterprise genannt. Der Listenpreis wirkt niedrig, die Funktion, die Sie tatsächlich brauchen, liegt aber häufig eine Stufe höher. Prüfen Sie hier zuerst, in welchem Paket Bankanbindung, Abrechnung und Portal enthalten sind, und rechnen Sie mit diesem Paket, nicht mit dem Einstieg.
Das dritte Modell ist die Lizenz mit lokaler Installation. Hier steht ein einmaliger Kaufpreis im Angebot, dazu kommen jährliche Wartung und Aktualisierung, meist zwischen 15 und 20 Prozent des Kaufpreises, sowie die Kosten für Server, Sicherung und Betrieb im eigenen Haus. Über fünf Jahre gerechnet liegt dieses Modell selten günstiger als eine Web-Anwendung, verlagert aber die Datenhaltung zu Ihnen.
Sechs Posten, die den Preis am stärksten verändern.
Fragen Sie diese Punkte vor der Unterschrift ab. Sie erklären die meisten Unterschiede zwischen zwei Angeboten, die auf den ersten Blick ähnlich aussehen.
So machen Sie zwei Angebote auf einen Betrag vergleichbar.
Nehmen Sie Ihre echte Zahl an Einheiten und Ihre echte Zahl an Mitarbeitern und rechnen Sie für jeden Anbieter dieselben zwölf Monate durch, inklusive aller Module, die Sie tatsächlich nutzen werden.
Ein Beispiel für 60 Einheiten und drei Mitarbeiter: Anbieter A ruft 0,90 € je Einheit auf, berechnet aber 15 € je Benutzer und 49 € für das Mieterportal. Das ergibt 54 € plus 45 € plus 49 €, also 148 € im Monat oder 1.776 € im Jahr. Anbieter B ruft 2,10 € je Einheit auf und hat alles enthalten, das sind 126 € im Monat. Der scheinbar teurere Anbieter ist der günstigere. Verwaltio läge bei diesem Bestand bei 89,90 € im Monat, ebenfalls mit allen Funktionen und ohne Kosten je Benutzer.
- Für die eigene Einheiten-Zahl rechnen, nicht für das Beispiel des Anbieters
- Benutzerkonten und benötigte Module aufschlagen
- Einmalige Einrichtung und Migration auf zwölf Monate umlegen
- Gesamtbetrag über die Mindestlaufzeit vergleichen
Der Preis der Software ist selten der größte Posten.
Entscheidend ist, wie viele Arbeitsstunden im Monat übrig bleiben. Eine Software, die 40 Euro mehr kostet, aber den Bankabgleich und die Abrechnung automatisiert, rechnet sich bereits ab der ersten eingesparten Stunde.
Die wiederkehrenden Aufgaben sind in fast jeder Verwaltung dieselben: Bankeingänge zuordnen, Belege erfassen und verteilen, Sollstellungen erzeugen, Mahnungen schreiben, im Frühjahr abrechnen. Wenn diese Wege automatisch laufen, verschiebt sich der Vergleich weg vom Monatspreis hin zur Frage, wie viele Einheiten eine Person betreuen kann. Genau dort liegt der eigentliche Kostenhebel.
- Zeitaufwand für Bankabgleich und Abrechnung mitrechnen
- Rückfragen von Mietern, die ein Portal abfängt
- Kosten für getrennte Programme je Verwaltungsart
- Aufwand für Sicherung und Aktualisierung bei lokaler Installation
Was Hausverwaltungssoftware in typischen Bestandsgrößen kostet
Alle Beträge beziehen sich auf Verwaltio, mit allen Funktionen und ohne Kosten je Benutzerkonto.
Bis 10 Einheiten: 24,90 € im Monat
Der typische Fall für Vermieter mit eigenem Bestand. Buchhaltung, Bankanbindung, Nebenkostenabrechnung, Mieterportal und Dokumentenablage sind enthalten.
60 Einheiten: 89,90 € im Monat
Eine kleine Verwaltung oder ein größeres eigenes Portfolio. Rechnerisch rund 1,80 € je Einheit, weiterhin ohne Modul-Aufpreise.
250 Einheiten: 336,90 € im Monat
Eine professionelle Verwaltung mit Team. Rechnerisch rund 1,40 € je Einheit, inklusive Ticketsystem, Automationen und KI-Assistent.
Ab 500 Einheiten: individuelles Angebot
Größere Bestände rechnen wir ebenfalls je Einheit ab, mit einem auf die Bestandsgröße abgestimmten Satz. Das Modell bleibt gleich, es gibt keine Funktions-Stufen.
