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Die digitale Mieterakte: alle Unterlagen zum Mietverhältnis an einer Stelle.
Mietvertrag, Nachträge, Protokolle, Abrechnungen, Korrespondenz, Zahlungshistorie, Kaution und Schlüssel. Statt Aktenordner, Netzlaufwerk und E-Mail-Postfach.
Die Frage kommt in jeder Verwaltung mehrmals täglich: Was wurde mit diesem Mieter eigentlich vereinbart. Wer die Antwort in einem Papierordner, einem Netzlaufwerk und drei E-Mail-Postfächern suchen muss, verliert bei jeder Auskunft Minuten. Die digitale Mieterakte führt alles zu einem Mietverhältnis an einer Stelle zusammen, chronologisch und vollständig.
Ein Mietverhältnis, eine Akte, eine Wahrheit
Eine Mieterakte enthält mehr als den Mietvertrag. Dazu gehören Nachträge und Mieterhöhungen, das Übergabeprotokoll aus dem Einzug, Selbstauskunft und Bonitätsnachweis aus der Bewerbung, jede Nebenkostenabrechnung, Mahnungen, Schadensmeldungen, Wartungsnachweise, die Kautionsvereinbarung und die Schlüsselübergabe. In den meisten Verwaltungen liegen diese Unterlagen an vier bis fünf verschiedenen Orten.
In Verwaltio hängt jedes dieser Dokumente am Mietverhältnis, nicht in einem Ordner. Wer die Akte öffnet, sieht die vollständige Chronologie: wann der Vertrag geschlossen wurde, welche Nachträge folgten, wann welche Abrechnung verschickt wurde, welche Zahlungen eingegangen sind und welche offen blieben. Auch der Mieterwechsel bleibt sichtbar, weil die Akte am Mietverhältnis hängt und die Einheit ihre eigene Historie behält.
Bestehende Papierakten müssen dafür nicht abgetippt werden. Gescannte Unterlagen laufen durch die Texterkennung, werden nach Dokumenttyp klassifiziert und dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet. Aus einem Stapel Ordner wird ein durchsuchbarer Bestand, ohne dass jemand Daten erfasst.
Was in einer digitalen Mieterakte zusammenläuft.
Alles, was zu einem Mietverhältnis gehört, an einer Stelle und für jede Auskunft sofort greifbar.
Jede Mieteranfrage in unter einer Minute beantwortet.
Ruft ein Mieter an, öffnen Sie die Akte und sehen Vertrag, Zahlungsstand, letzte Abrechnung und offene Tickets nebeneinander. Ohne Ordner, ohne Suche im Postfach.
Die Akte ist auch die Grundlage für alles, was danach kommt. Aus ihr heraus schreiben Sie die Mieterhöhung mit den korrekten Vertragsdaten, erstellen die Kündigungsbestätigung oder das Übergabeprotokoll für den Auszug. Der KI-Assistent greift auf dieselbe Akte zu und beantwortet Fragen wie den Stand der Kaution oder das Datum der letzten Mieterhöhung direkt.
- Vertrag, Zahlungen, Abrechnungen und Tickets in einer Ansicht
- Schreiben entstehen aus den Vertragsdaten der Akte
- Volltextsuche über alle Dokumente des Mietverhältnisses
- Mieter sehen ihre eigene Akte im Portal
Wo die digitale Mieterakte den Unterschied macht
Immer dann, wenn jemand wissen muss, was mit einem Mietverhältnis vereinbart wurde und was bisher geschehen ist.
Mieterwechsel
Auszugsprotokoll, Kautionsabrechnung und Schlüsselrückgabe schließen die alte Akte ab. Die neue beginnt mit Selbstauskunft, Vertrag und Übergabeprotokoll, die Einheit behält ihre Historie.
Vertretung im Urlaub
Wer den Bestand nicht kennt, kann trotzdem Auskunft geben. Die Akte enthält den vollständigen Stand, nicht nur das, was ein Kollege im Kopf hat.
Streit über Vereinbarungen
Bei Fragen zu Schönheitsreparaturen, Nebenkosten oder Mieterhöhungen zeigt die Akte den unterschriebenen Stand mit Datum und Version.
Übernahme fremder Bestände
Bei der Übernahme einer anderen Verwaltung kommen Aktenordner. Nach dem Scan sind die Unterlagen klassifiziert, zugeordnet und durchsuchbar.
