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Die digitale Mieterakte: alle Unterlagen zum Mietverhältnis an einer Stelle.
Mietvertrag, Nachträge, Protokolle, Abrechnungen, Korrespondenz, Zahlungshistorie, Kaution und Schlüssel. Statt Aktenordner, Netzlaufwerk und E-Mail-Postfach.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Ein Mietverhältnis, eine Akte, eine Wahrheit
Die Frage kommt in jeder Verwaltung mehrmals täglich: Was wurde mit diesem Mieter eigentlich vereinbart. Wer die Antwort in einem Papierordner, einem Netzlaufwerk und drei E-Mail-Postfächern suchen muss, verliert bei jeder Auskunft Minuten. Die digitale Mieterakte führt alles zu einem Mietverhältnis an einer Stelle zusammen, chronologisch und vollständig.
Ausführlich lesen
Eine Mieterakte enthält mehr als den Mietvertrag. Dazu gehören Nachträge und Mieterhöhungen, das Übergabeprotokoll aus dem Einzug, Selbstauskunft und Bonitätsnachweis aus der Bewerbung, jede Nebenkostenabrechnung, Mahnungen, Schadensmeldungen, Wartungsnachweise, die Kautionsvereinbarung und die Schlüsselübergabe. In den meisten Verwaltungen liegen diese Unterlagen an vier bis fünf verschiedenen Orten.
In Verwaltio hängt jedes dieser Dokumente am Mietverhältnis, nicht in einem Ordner. Wer die Akte öffnet, sieht die vollständige Chronologie: wann der Vertrag geschlossen wurde, welche Nachträge folgten, wann welche Abrechnung verschickt wurde, welche Zahlungen eingegangen sind und welche offen blieben. Auch der Mieterwechsel bleibt sichtbar, weil die Akte am Mietverhältnis hängt und die Einheit ihre eigene Historie behält.
Bestehende Papierakten müssen dafür nicht abgetippt werden. Gescannte Unterlagen laufen durch die Texterkennung, werden nach Dokumenttyp klassifiziert und dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet. Aus einem Stapel Ordner wird ein durchsuchbarer Bestand, ohne dass jemand Daten erfasst.
Bisher
- Unterlagen in Papierordner, Netzlaufwerk und mehreren Postfächern
- Zahlungsstand getrennt in der Buchhaltung nachschlagen
- Papierakten abtippen, um sie digital zu haben
- Auskunft hängt davon ab, wer den Bestand kennt
Mit Verwaltio
- Alle Unterlagen am Mietverhältnis, chronologisch und vollständig
- Zahlungshistorie und offene Posten in derselben Akte
- Gescannte Akten per Texterkennung zugeordnet, ohne Abtippen
- Vollständiger Stand auch für die Vertretung
Was in einer digitalen Mieterakte zusammenläuft.
Alles, was zu einem Mietverhältnis gehört, an einer Stelle und für jede Auskunft sofort greifbar.
Mietvertrag, Nachträge, Index- und Staffelvereinbarungen, Mieterhöhungen. Immer mit Datum und dem Stand, der zu einem gegebenen Zeitpunkt galt.
- Nachträge, Index- und Staffelvereinbarungen
- Mieterhöhungen mit Datum
- Der Stand zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar
Einzug, Abrechnungen, Mahnungen, Schadensmeldungen und Auszug in einer Zeitleiste. Sie sehen sofort, was wann passiert ist.
- Vom Einzug bis zum Auszug in einer Zeitleiste
- Abrechnungen, Mahnungen und Schadensmeldungen
- Die Einheit behält ihre Historie beim Mieterwechsel
Jede Sollstellung und jeder Zahlungseingang am Mietverhältnis. Ein Blick zeigt, ob pünktlich gezahlt wurde und was noch offen ist.
- Sollstellungen und Zahlungseingänge am Mietverhältnis
- Pünktlichkeit auf einen Blick
- Offene Posten sofort sichtbar
Kautionsart, Höhe, Kautionskonto, Kautionszinsen und Abrechnung sowie jeder ausgegebene und zurückgegebene Schlüssel mit Übergabedatum und Unterschrift.
- Kautionsart, Höhe, Kautionskonto und Abrechnung
- Kautionszinsen nach § 551 BGB im jährlichen Zinslauf gebucht
- Ausgabe und Rückgabe jedes Schlüssels mit Datum und Unterschrift
Gescannte Papierakten werden per Texterkennung ausgelesen, klassifiziert und automatisch dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet.
- Gescannte Ordner als PDF, einzeln oder als Stapel
- Texterkennung und Einordnung nach Dokumenttyp
- Sie prüfen die Vorschläge und geben frei
Zugriff nach Rolle, protokollierte Einsicht, Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp und geordnete Löschung nach dem Ende des Mietverhältnisses.
- Zugriff nach Rolle, jede Einsicht protokolliert
- Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp
- Hinweis, was zur Löschung ansteht
Jede Mieteranfrage in unter einer Minute beantwortet.
Ruft ein Mieter an, öffnen Sie die Akte und sehen Vertrag, Zahlungsstand, letzte Abrechnung und offene Tickets nebeneinander. Ohne Ordner, ohne Suche im Postfach.
Die Akte ist auch die Grundlage für alles, was danach kommt. Aus ihr heraus schreiben Sie die Mieterhöhung mit den korrekten Vertragsdaten, erstellen die Kündigungsbestätigung oder das Übergabeprotokoll für den Auszug. Der KI-Assistent greift auf dieselbe Akte zu und beantwortet Fragen wie den Stand der Kaution oder das Datum der letzten Mieterhöhung direkt.
- Vertrag, Zahlungen, Abrechnungen und Tickets in einer Ansicht
- Schreiben entstehen aus den Vertragsdaten der Akte
- Volltextsuche über alle Dokumente des Mietverhältnisses
- Mieter sehen ihre eigene Akte im Portal
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Wo die digitale Mieterakte den Unterschied macht
Immer dann, wenn jemand wissen muss, was mit einem Mietverhältnis vereinbart wurde und was bisher geschehen ist.
Mieterwechsel
Auszugsprotokoll, Kautionsabrechnung und Schlüsselrückgabe schließen die alte Akte ab. Die neue beginnt mit Selbstauskunft, Vertrag und Übergabeprotokoll, die Einheit behält ihre Historie.
Vertretung im Urlaub
Wer den Bestand nicht kennt, kann trotzdem Auskunft geben. Die Akte enthält den vollständigen Stand, nicht nur das, was ein Kollege im Kopf hat.
Streit über Vereinbarungen
Bei Fragen zu Schönheitsreparaturen, Nebenkosten oder Mieterhöhungen zeigt die Akte den unterschriebenen Stand mit Datum und Version.
Übernahme fremder Bestände
Bei der Übernahme einer anderen Verwaltung kommen Aktenordner. Nach dem Scan sind die Unterlagen klassifiziert, zugeordnet und durchsuchbar.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Mietvertrag mit allen Nachträgen, Selbstauskunft, Übergabeprotokolle bei Ein- und Auszug, Nebenkostenabrechnungen, Korrespondenz, Mahnungen, Schadensmeldungen, Kautionsvereinbarung und die Schlüsselübergabe. In Verwaltio hängen diese Unterlagen am Mietverhältnis und stehen zusammen mit der Zahlungshistorie an einer Stelle.
Die Ordner werden gescannt und als PDF hochgeladen, einzeln oder als Stapel. Die Texterkennung liest die Dokumente aus, eine Klassifikation erkennt den Typ und ordnet sie dem passenden Mietverhältnis zu. Abtippen ist nicht nötig, Sie prüfen die Vorschläge und geben frei.
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren. Personenbezogene Daten dürfen nach Ende des Mietverhältnisses nur so lange gespeichert bleiben, wie ein Grund dafür besteht. Verwaltio führt Fristen je Dokumenttyp und meldet, was zur Löschung ansteht.
Im Mieterportal sehen Mieter die Unterlagen, die für sie bestimmt sind: Mietvertrag, Abrechnungen und ihre eigenen Schadensmeldungen. Interne Vermerke, Bonitätsdaten und Korrespondenz mit Dritten bleiben ausgeschlossen.
Das alte Mietverhältnis wird mit Auszugsdatum, Kautionsabrechnung und Schlüsselrückgabe abgeschlossen und bleibt für die Aufbewahrungsfrist einsehbar. Das neue beginnt als eigene Akte. Die Einheit selbst behält ihre vollständige Historie über alle Mietverhältnisse hinweg.
Ja. Je Mietverhältnis stehen Kautionsart, Höhe, Zahlungen und das Kautionskonto des Objekts. Barkautionen werden nach § 551 Abs. 3 BGB verzinst: Den Zinssatz hinterlegen Sie am Objekt oder am Mietverhältnis, ein Zinslauf bucht die Kautionszinsen jedes Jahr Anfang Januar für das Vorjahr. Bürgschaften und Verpfändungen laufen nicht mit. Bei Auszug rechnet die Kautionsabrechnung die Zinsen bis zum Stichtag tagesanteilig, verrechnet offene Posten und kann einen Einbehalt für die ausstehende Betriebskostenabrechnung vorsehen.
Ja. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Nürnberg (Datensicherungen in Falkenstein), der Zugriff läuft über Rollen und wird protokolliert, und für die Verarbeitung liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor. Aufbewahrungsfristen und geordnete Löschung sind Teil des Moduls.
