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Nebenkostenabrechnung nach §556 BGB, von der Belegerfassung bis zum Mieter-Anschreiben.
Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung in einem Lauf: Heizkosten nach HeizkostenV, kalte Betriebskosten nach Umlageschlüssel, Vorauszahlungen automatisch verrechnet. Eine Abrechnung pro Mieter, mit prüfbarer Belegspur.
Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung meinen dieselbe Abrechnung: die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Kosten gegenüber dem Mieter. Sie ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Verwaltung und Mietern. Verwaltio erstellt sie nach §556 BGB, mit korrekter Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV, und liefert jeder Position eine nachvollziehbare Belegspur. Dadurch sinkt der Klärungsaufwand erheblich, und Einsprüche lassen sich mit einem Klick belegen.
Eine Abrechnung pro Mieter, vollständig erklärt und prüfungssicher
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung verlangt mehr als nur eine Summe geteilt durch einen Schlüssel. Welche Kosten sind umlagefähig, welcher Umlageschlüssel gilt für welche Position, wie wird der Mieterwechsel im laufenden Jahr berücksichtigt? Verwaltio bildet diese Regeln direkt im Datenmodell ab. Sie erfassen einmal die Stammdaten, die Abrechnung folgt den gesetzlichen Vorgaben.
Heizkosten laufen nach HeizkostenV mit dem konfigurierten Verteilungs-Verhältnis von Grund- und Verbrauchsanteil. Verbrauchswerte können manuell, per CSV-Import oder über Schnittstellen von Messdienstleistern eingespielt werden. Bei der Pellets-Heizung wird der Lagerbestand über mehrere Wirtschaftsjahre korrekt fortgeschrieben.
Jede Position der Abrechnung verweist auf die Buchungen und Belege, aus denen sie stammt. Wenn ein Mieter nachfragt, öffnen Sie die Position und sehen sofort, welche Rechnung mit welchem Datum gebucht wurde. Diese Transparenz reduziert Einsprüche und vereinfacht die Belegeinsicht nach §259 BGB.
Alle Bausteine der Betriebskostenabrechnung in einer Software.
Kalte Betriebskosten, Heizkosten, Mieterwechsel, Vorauszahlungs-Verrechnung und ein Mieter-Anschreiben, das den Vorgaben aus §556 BGB folgt.
Vom Belegjahr zur fertigen Abrechnung in vier Schritten.
Belege werden über das Jahr erfasst und auf Sachkonten gebucht. Am Jahresende prüft Verwaltio die Vollständigkeit, berechnet die Abrechnung und erzeugt das Mieter-Anschreiben mit allen Pflichtangaben.
Plausibilitätsprüfungen weisen auf typische Fehlerquellen hin. Zum Beispiel: fehlende Heizkosten-Ablesungen, nicht umlagefähige Kosten auf Umlage-Konten, Mieter ohne Vorauszahlung. Korrekturen sind möglich, ohne den Abrechnungslauf von vorne starten zu müssen.
- Belege das Jahr über sauber buchen, auf umlagefähig vs. nicht umlagefähig prüfen
- Heizkostenwerte importieren oder manuell erfassen
- Abrechnung berechnen, Plausibilität prüfen, Ausnahmen freigeben
- Anschreiben erzeugen und per E-Mail oder Brief an die Mieter versenden
Für welche Verwaltungs-Konstellationen die Abrechnung passt
Die Abrechnung deckt klassische Mietshäuser, gemischte Bestände und WEGs ab. Sondereigentum mit Mieterwechsel wird korrekt abgegrenzt.
Mietshäuser mit klassischer Umlage
Kalte Betriebskosten nach Wohnfläche oder Personenzahl, Heizkosten verbrauchsabhängig. Standardfall für die meisten Bestände.
Bestände mit Pellets-, Öl- oder Gasheizung
Lagerbestand wird korrekt zwischen den Wirtschaftsjahren fortgeschrieben. Tankfüllstand und Verbrauch werden sauber abgegrenzt.
Häuser mit häufigen Mieterwechseln
Tagegenaue Abgrenzung von Vor- und Nachmieter, inklusive korrekter Zuordnung von Zwischenablesungen. Keine Doppel- oder Lückenabrechnungen.
Gemischte Bestände aus WEG- und Sondereigentum
Hausgeld-Vorauszahlungen der Eigentümer und Nebenkosten-Vorauszahlungen der Mieter werden sauber getrennt geführt und korrekt verrechnet.
