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Nebenkostenabrechnung nach §556 BGB, von der Belegerfassung bis zum Mieter-Anschreiben.
Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung in einem Lauf: Heizkosten nach HeizkostenV, kalte Betriebskosten nach Umlageschlüssel, Vorauszahlungen automatisch verrechnet. Eine Abrechnung pro Mieter, mit prüfbarer Belegspur.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Eine Abrechnung pro Mieter, vollständig erklärt und prüfungssicher
Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung meinen dieselbe Abrechnung: die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Kosten gegenüber dem Mieter. Sie ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Verwaltung und Mietern. Verwaltio erstellt sie nach §556 BGB, mit korrekter Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV, und liefert jeder Position eine nachvollziehbare Belegspur. Dadurch sinkt der Klärungsaufwand erheblich, und Einsprüche lassen sich mit einem Klick belegen.
Ausführlich lesen
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung verlangt mehr als nur eine Summe geteilt durch einen Schlüssel. Welche Kosten sind umlagefähig, welcher Umlageschlüssel gilt für welche Position, wie wird der Mieterwechsel im laufenden Jahr berücksichtigt? Verwaltio bildet diese Regeln direkt im Datenmodell ab. Sie erfassen einmal die Stammdaten, die Abrechnung folgt den gesetzlichen Vorgaben.
Heizkosten laufen nach HeizkostenV mit dem konfigurierten Verteilungs-Verhältnis von Grund- und Verbrauchsanteil. Verbrauchswerte können manuell, per CSV-Import oder über Schnittstellen von Messdienstleistern eingespielt werden. Bei der Pellets-Heizung wird der Lagerbestand über mehrere Wirtschaftsjahre korrekt fortgeschrieben.
Jede Position der Abrechnung verweist auf die Buchungen und Belege, aus denen sie stammt. Wenn ein Mieter nachfragt, öffnen Sie die Position und sehen sofort, welche Rechnung mit welchem Datum gebucht wurde. Diese Transparenz reduziert Einsprüche und vereinfacht die Belegeinsicht nach §259 BGB.
Bisher
- Kosten aus Buchhaltung und Excel-Liste von Hand zusammentragen
- Umlageschlüssel für jede Position in der Tabelle nachrechnen
- Mieterwechsel im laufenden Jahr mit dem Taschenrechner abgrenzen
- Bei Rückfragen den Beleg im Ordner suchen
Mit Verwaltio
- Abrechnung aus den über das Jahr gebuchten Belegen
- Umlageschlüssel je Kostenart einmal hinterlegt
- Tagegenaue Abgrenzung zwischen Vor- und Nachmieter
- Jede Position verlinkt auf Buchung und Beleg
Alle Bausteine der Betriebskostenabrechnung in einer Software.
Kalte Betriebskosten, Heizkosten, Mieterwechsel, Vorauszahlungs-Verrechnung und ein Mieter-Anschreiben, das den Vorgaben aus §556 BGB folgt.
Wohnfläche, Personenzahl, Einheit oder eigener Verteiler. Pro Kostenart lässt sich der Schlüssel separat konfigurieren, abweichende Regeln aus dem Mietvertrag werden berücksichtigt.
- Wohnfläche, Personenzahl, Einheit oder eigener Verteiler
- Schlüssel je Kostenart separat einstellbar
- Abweichende Regeln aus dem Mietvertrag berücksichtigt
Grund- und Verbrauchsanteil frei konfigurierbar, Verbrauchswerte importierbar. Pellets-, Öl- und Gasheizung mit Lagerbestands-Fortschreibung.
- Grund- und Verbrauchsanteil frei einstellbar
- Verbrauchswerte manuell oder per CSV-Import
- Lagerbestand bei Pellets, Öl und Gas fortgeschrieben
Tagegenaue Abgrenzung zwischen Vor- und Nachmieter. Verbrauchsabhängige Kosten werden bei Ablesung exakt zugeordnet, sonst tagesanteilig verteilt.
- Tagegenaue Abgrenzung zwischen Vor- und Nachmieter
- Verbrauchskosten nach der Ablesung zugeordnet
- Ohne Ablesung tagesanteilig verteilt
Geleistete Nebenkosten-Vorauszahlungen werden aus den Buchungen gezogen und mit dem Abrechnungs-Ergebnis verrechnet. Rückzahlung oder Nachforderung steht direkt auf dem Schreiben.
- Geleistete Vorauszahlungen aus den Buchungen
- Mit dem Ergebnis der Abrechnung verrechnet
- Rückzahlung oder Nachforderung steht auf dem Schreiben
Erläuterung der Umlageschlüssel, Aufstellung der Kosten, Hinweis auf Belegeinsicht und Einspruchsfrist. Wird als PDF erzeugt oder direkt per E-Mail beziehungsweise Brief versendet.
- Erläuterung der Umlageschlüssel und Aufstellung der Kosten
- Hinweis auf Belegeinsicht und Einspruchsfrist
- Als PDF, per E-Mail oder per Brief
Jede Position der Abrechnung verlinkt auf die zugrundeliegenden Buchungen und Belege. Bei Mieterrückfragen ist die Quelle in einem Klick erreichbar.
- Jede Position verlinkt auf Buchungen und Belege
- Quelle bei Rückfragen mit einem Klick erreichbar
- Belegeinsicht für Mieter über das Mieterportal
Die Abrechnung weist jedem Mieter seinen Anteil an haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG aus. Grundlage sind die am Beleg erfassten Arbeitskosten, anteilig zur Quote des Mieters an der jeweiligen Kostenart.
- Lohnanteil je Beleg, nicht pauschal geschätzt
- Anteilig zur Quote des Mieters je Kostenart
- Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen getrennt
Vom Belegjahr zur fertigen Abrechnung in vier Schritten.
Belege werden über das Jahr auf Sachkonten gebucht. Am Jahresende prüft Verwaltio die Vollständigkeit und berechnet die Abrechnung.
Plausibilitätsprüfungen weisen auf typische Fehlerquellen hin. Zum Beispiel: fehlende Heizkosten-Ablesungen, nicht umlagefähige Kosten auf Umlage-Konten, Mieter ohne Vorauszahlung. Korrekturen sind möglich, ohne den Abrechnungslauf von vorne starten zu müssen.
- Belege das Jahr über auf umlagefähig oder nicht umlagefähig prüfen
- Hinweis auf fehlende Heizkosten-Ablesungen
- Hinweis auf nicht umlagefähige Kosten auf Umlage-Konten
- Hinweis auf Mieter ohne Vorauszahlung
- Korrekturen, ohne den Abrechnungslauf neu zu starten
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Für welche Verwaltungs-Konstellationen die Abrechnung passt
Die Abrechnung deckt klassische Mietshäuser, gemischte Bestände und WEGs ab. Sondereigentum mit Mieterwechsel wird korrekt abgegrenzt.
Mietshäuser mit klassischer Umlage
Kalte Betriebskosten nach Wohnfläche oder Personenzahl, Heizkosten verbrauchsabhängig. Standardfall für die meisten Bestände.
Bestände mit Pellets-, Öl- oder Gasheizung
Lagerbestand wird korrekt zwischen den Wirtschaftsjahren fortgeschrieben. Tankfüllstand und Verbrauch werden sauber abgegrenzt.
Häuser mit häufigen Mieterwechseln
Tagegenaue Abgrenzung von Vor- und Nachmieter, inklusive korrekter Zuordnung von Zwischenablesungen. Keine Doppel- oder Lückenabrechnungen.
Gemischte Bestände aus WEG- und Sondereigentum
Hausgeld-Vorauszahlungen der Eigentümer und Nebenkosten-Vorauszahlungen der Mieter werden sauber getrennt geführt und korrekt verrechnet.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
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In der Praxis meint beides dasselbe. Betriebskosten ist der gesetzliche Begriff aus § 556 BGB und der Betriebskostenverordnung und umfasst die Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Nebenkosten ist die umgangssprachliche Bezeichnung dafür und steht so auch in vielen Mietverträgen. Verwaltio rechnet nach der Betriebskostenverordnung ab, unabhängig davon, wie die Position im Vertrag benannt ist.
Die Abrechnungen folgen den Vorgaben von §556 BGB und §259 BGB. Pflichtangaben wie Erläuterung der Umlageschlüssel, Aufstellung der Gesamtkosten, Anteil des Mieters und Hinweis auf Belegeinsicht sind enthalten. Eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzen wir nicht.
Verbrauchswerte können per CSV-Import von allen Messdienstleistern eingespielt werden. Direkte Schnittstellen zu Techem, Ista und vergleichbaren Anbietern bauen wir auf Anfrage aus.
Liegt für den Wechselstichtag keine Ablesung vor, rechnet Verwaltio die verbrauchsabhängigen Kosten tagesanteilig zwischen Vor- und Nachmieter ab. Sobald eine echte Ablesung nachgereicht wird, lässt sich die Abrechnung korrigieren.
Ja. Mieter können die Belege zu ihrer Abrechnung über das Mieterportal einsehen. Sie laden die Belege einmal pro Position hoch, die Mieter sehen sie ohne weiteren Aufwand.
Kosten wie Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten werden bei der Mieterabrechnung automatisch ausgeschlossen, auch wenn sie auf demselben Sachkonto liegen. Die Trennung erfolgt über die Konto-Konfiguration.
Ja. Die Betriebskostenabrechnung enthält einen Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG, den der Mieter für seine Steuererklärung nutzen kann. Berücksichtigt wird der Lohnanteil, den Sie am Beleg als haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung erfasst haben, Material zählt nicht. Der Betrag je Position folgt der Quote des Mieters an dieser Kostenart.
