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Mieter- und Eigentümer-Kommunikation per E-Mail und Brief, aus einer Oberfläche.
IMAP-Inbox pro Objekt, SMTP-Versand, Serien-Anschreiben und Brief-Versand über LetterXpress. Vorlagen mit Platzhaltern, automatischer Bezug zur richtigen Einheit, vollständige Historie pro Kontakt.
Hausverwaltungen kommunizieren täglich mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden. Verwaltio bündelt diese Kommunikation in einem zentralen Posteingang, verknüpft sie automatisch mit dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit, und versendet auf Wunsch auch Briefe per Post, ohne dass dafür ein eigener Drucker oder Briefumschläge gebraucht werden.
E-Mail-Inbox, Versand und Brief-Versand auf einer Plattform
Eingehende E-Mails landen pro Objekt oder pro Bestand in einer IMAP-Inbox direkt in Verwaltio. Anhand von Absender, Betreff und Verwendungszweck werden sie automatisch der richtigen Einheit, dem richtigen Mieter oder dem passenden Vorgang zugeordnet. Sie bearbeiten die Korrespondenz ohne Umweg über Outlook, mit dem vollen Kontext zur Wohnung direkt daneben.
Ausgehende Schreiben entstehen aus Vorlagen mit Platzhaltern für Anrede, Wohnung, Mietkonto und beliebige weitere Felder. Sie wählen Empfänger, prüfen die generierte Nachricht und versenden per E-Mail. Wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt oder eine rechtsverbindliche Zustellung nötig ist, geht dieselbe Vorlage per Brief über LetterXpress raus.
Jede Nachricht, ob ein- oder ausgehend, wird zur Akte des Mieters oder Eigentümers archiviert. Bei einer Rückfrage im nächsten Jahr lässt sich der gesamte Vorgang nachvollziehen. Das gilt für Mahnungen, Mietanpassungen, Schadensmeldungen und jede andere Korrespondenz.
Was die Kommunikation in der Hausverwaltung übernimmt.
IMAP-Inbox, SMTP-Versand, Vorlagen mit Platzhaltern, Brief-Versand über LetterXpress, automatische Zuordnung zu Objekt und Einheit, vollständige Historie.
Mieterhöhung gegen den Index, an 80 Mietverhältnisse in einem Lauf.
Verwaltio berechnet die neue Miete pro Vertrag, erzeugt das individualisierte Anschreiben und versendet es. Bei Mietern mit E-Mail-Adresse per Mail, ansonsten per Brief über LetterXpress.
Sie wählen den Bestand und den Stichtag, Verwaltio rechnet die Anpassung aus dem Index oder der Staffel. Jedes Schreiben enthält Vorher- und Nachher-Miete, das Datum der Anpassung und die rechtliche Begründung. Wer per E-Mail erreichbar ist, bekommt eine Mail mit PDF-Anhang. Wer nicht, bekommt einen Brief, der am nächsten Werktag in der Druckerei landet.
- Anpassung pro Vertrag berechnet, manuell prüfbar
- Personalisiertes Schreiben pro Mieter, mit Vorher- und Nachher-Miete
- Versand per E-Mail oder Brief, je nach Stammdaten des Mieters
- Buchung der neuen Sollwerte automatisch im Mietkonto
Wofür die Kommunikation tagtäglich genutzt wird
Die typischen Anwendungsfälle sind Standardpost, rechtsverbindliche Schreiben und Serien-Anschreiben an größere Gruppen.
Standard-Korrespondenz mit Mietern
Rückfragen zur Abrechnung, Schaden-Nachfragen, Bestätigungen. Per E-Mail aus Verwaltio, mit allen Akten-Informationen sichtbar.
Rechtsverbindliche Schreiben
Kündigungen, Mieterhöhungen, Mahnungen, Abmahnungen. Per Brief über LetterXpress, mit Zustellungs-Beleg.
Eigentümer-Rundschreiben in der WEG
Ankündigung zur Versammlung, Beschluss-Information, Sonderumlage-Aufforderung. An alle Eigentümer in einem Lauf, individuell adressiert.
Handwerker- und Dienstleister-Anfragen
Angebots-Anfragen, Auftragserteilungen, Rückfragen zu Rechnungen. Per Mail aus der Ticket-Bearbeitung, mit allen relevanten Objektdaten.
