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Bewerbermanagement für Hausverwaltungen mit Kanban, Vergleichsansicht und Online-Selbstauskunft.
Bewerbungen werden strukturiert erfasst statt im E-Mail-Postfach verloren. Kanban-Board pro offener Wohnung, Vergleichsansicht der relevanten Kennzahlen, vollständige Selbstauskunft online.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Bewerbermanagement, das Übersicht und Rechtssicherheit verbindet
Bei einer Wohnungs-Neuvergabe gehen typischerweise Dutzende Bewerbungen ein. Wer das per E-Mail bearbeitet, verliert Übersicht, Zeit und am Ende die besten Bewerber. Verwaltio bietet ein Bewerbermanagement, das den Prozess vom Inserat bis zur Schlüsselübergabe strukturiert führt und dabei rechts- und datenschutzkonform arbeitet.
Ausführlich lesen
Wohnungs-Neuvergabe ist ein zeitkritischer Prozess. Sobald ein Inserat online steht, kommen Bewerbungen in den ersten Stunden in großer Zahl. Wer keine Struktur hat, beantwortet zuerst, was zuletzt eingegangen ist. Wer Struktur hat, vergleicht die besten Kandidaten zuerst und bietet schneller an.
Verwaltio führt pro offener Einheit ein Kanban-Board mit klaren Phasen: eingegangen, geprüft, eingeladen, zugesagt, abgesagt. Bewerber landen direkt im Board, weil das Inserat auf ein Online-Formular führt. SCHUFA, Einkommen, Haushaltsgröße, Tierhaltung, Raucher-Status werden strukturiert erfasst und sind auf einen Blick vergleichbar.
Sobald sich die Verwaltung entschieden hat, geht der erfolgreiche Bewerber in die Vertrags-Erstellung über. Alle anderen erhalten eine datenschutzkonforme Absage, ihre Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist automatisch gelöscht.
Bisher
- Bewerbungen verstreut im E-Mail-Postfach
- Zuerst beantwortet, was zuletzt eingegangen ist
- Selbstauskunft und Nachweise als lose Anhänge
- Daten abgelehnter Bewerber bleiben liegen
Mit Verwaltio
- Jede Bewerbung im Kanban-Board der Einheit
- Vergleichsansicht der Kandidaten mit den relevanten Kennzahlen
- Online-Selbstauskunft mit Upload, direkt im Board
- Automatische Löschung nach der gesetzlichen Frist
Was das Bewerbermanagement von Verwaltio kann.
Vom Inserat bis zur Schlüsselübergabe in einem System. Inklusive OpenImmo-Export an Immobilienportale, Kanban, Vergleich, Selbstauskunft und DSGVO-konformer Aufbewahrung.
Bewerber wandern durch die Phasen: eingegangen, geprüft, eingeladen, zugesagt, abgesagt. Drag-and-Drop oder Tastatur.
- Eingegangen, geprüft, eingeladen, zugesagt, abgesagt
- Verschieben per Drag-and-Drop oder Tastatur
- Bewerber aus dem Formular landen direkt im Board
Mehrere Bewerber nebeneinander vergleichen, mit den entscheidungsrelevanten Kennzahlen: Einkommen, SCHUFA, Haushaltsgröße, Tierhaltung.
- Mehrere Bewerber nebeneinander
- Einkommen, SCHUFA, Haushaltsgröße, Tierhaltung
- Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert
Alle Angaben, hochgeladene Dokumente und interne Notizen in einer kompakten Ansicht. Mit Audit-Spur für jede Änderung.
- Alle Angaben und hochgeladenen Dokumente
- Interne Notizen zum Bewerber
- Audit-Spur für jede Änderung
Feld-Templates lassen sich pro Objekt anlegen. Von SCHUFA-Bestätigung bis Sondernutzung wie Carport oder Stellplatz.
- Feld-Vorlagen je Objekt
- Standardfelder wie Einkommen und SCHUFA vorgegeben
- Eigene Felder, etwa Stellplatz, Garten oder Keller
Bewerber füllen ihre Selbstauskunft im Browser aus und laden Gehaltsnachweis, SCHUFA und Ausweis hoch. Daten landen direkt im Board.
- Ausfüllen im Browser
- Upload von Gehaltsnachweis, SCHUFA und Ausweis
- Angaben landen direkt im Board
Daten abgelehnter Bewerber werden nach gesetzlicher Frist automatisch gelöscht. Eine ausdrückliche Einwilligung zur längeren Aufbewahrung ist möglich.
- Automatische Löschung abgelehnter Bewerber
- Gesetzliche Frist, in der Regel sechs Monate
- Längere Aufbewahrung nur mit Einwilligung
Aus dem Exposé einer leeren Einheit überträgt Verwaltio das Inserat als OpenImmo-Paket mit Bildern per FTP an Immowelt und Kleinanzeigen. Vor dem Schalten prüft Verwaltio die Pflichtangaben, zurückziehen geht mit einem Klick.
- OpenImmo-Standard 1.2.7, XML und Bilder als Paket
- Vorprüfung der Pflichtangaben wie Energieausweis und Fotos
- Importzugang aus Ihrem Portalvertrag, je Portal hinterlegt
Vom Inserat bis zur Übergabe in einem System.
Das Inserat führt auf ein Online-Formular. Wer es abschickt, steht im Board der Einheit, von dort geht es bis zum Mietvertrag.
Das Bewerbermanagement startet beim Inserat: Der Inserats-Link führt auf ein Online-Formular, das exakt die Felder abfragt, die für die Auswahl relevant sind. Sobald ein Bewerber das Formular abschickt, erscheint er im Kanban-Board der zuständigen Einheit. Die Sachbearbeitung sortiert, lädt zur Besichtigung ein, vergibt schließlich den Zuschlag und löst aus dem Ticket die Vertrags-Erstellung aus.
- Inseratslink auf das Formular mit den Feldern des Objekts
- Sortieren und zur Besichtigung einladen
- Zuschlag per Klick, der Bewerber wird zum Mieter
- Stammdaten und Selbstauskunft fließen in den Mietvertrag
- Datenschutzkonforme Absage an alle anderen
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Für welche Bewerber-Szenarien das Modul optimiert ist
Vom Einzelobjekt bis zum großen Bestand mit häufiger Fluktuation. Diese Szenarien decken die Praxis ab.
Mietverwaltungen mit regelmäßiger Neuvergabe
Bei mehreren Neuvergaben pro Monat sorgt das Kanban für Übersicht und schnelle Reaktionszeit. Bewerber bekommen zügig Rückmeldung.
Verwaltungen mit hochwertigem Bestand
Wo eine sorgfältige Auswahl wichtig ist, hilft die Vergleichsansicht, die fachlich beste Entscheidung dokumentiert zu treffen.
WEG- und Sondereigentumsverwaltung
Vermietete Eigentumswohnungen für Einzeleigentümer werden in Abstimmung mit dem Eigentümer neu vergeben. Das Board ist gemeinsam einsehbar.
Wohnungsunternehmen mit eigenem Vermietungs-Team
Mehrere Mitarbeiter arbeiten am selben Bestand, sehen denselben Kanban-Stand und protokollieren jede Entscheidung nachvollziehbar.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Standardfelder wie Einkommen, SCHUFA, Haushaltsgröße und Tierhaltung sind vorgegeben. Zusätzlich legen Sie objektspezifische Felder an, etwa Sondernutzung Stellplatz, Garten oder Keller, je nach Eigenheit der Wohnung.
Daten abgelehnter Bewerber werden nach der gesetzlichen Frist von in der Regel sechs Monaten automatisch gelöscht. Eine ausdrückliche Einwilligung verlängert diese Frist nur, wenn der Bewerber zustimmt.
Ja. Bewerbungen, die per E-Mail eingegangen sind, lassen sich manuell ins Board übertragen oder per Bulk-Import einlesen. Anhänge werden mit dem Bewerber verknüpft.
Bewerber laden ihre SCHUFA-Auskunft selbst hoch oder beauftragen sie über einen integrierten Partner direkt aus dem Formular. Das Ergebnis erscheint im Bewerber-Profil.
Sobald ein Bewerber den Zuschlag erhält, wird er per Klick zum Mieter konvertiert. Stammdaten, Bonität und Selbstauskunft fließen direkt in die Mietvertrags-Erstellung ein, ohne Doppel-Erfassung.
Ja. Für leere Einheiten überträgt Verwaltio das Exposé als OpenImmo-Paket (XML mit Bildern) per FTP an Immowelt und Kleinanzeigen. Den Importzugang erhalten Sie mit Ihrem Immowelt-Vertrag beziehungsweise Ihrer Immobilien-Partnerschaft bei Kleinanzeigen und tragen ihn einmal in Verwaltio ein. Da die Portale per FTP keine Rückmeldung geben, zeigt Verwaltio den Stand „übertragen“. Ein Inserat lässt sich aus Verwaltio auch wieder zurückziehen.
