Allgemeine Geschäftsbedingungen

Nachfolgend „Verwaltio“ oder „Anbieter“.

Diese AGB gelten für:

• die Nutzung der SaaS-Anwendung „Verwaltio“ über die Websites verwaltio.de und app.verwaltio.de,
• alle angebotenen Module und Funktionen,
• den Selbstservice-Tarif („Investor-Tarif“, § 5) sowie weitere angebotene Tarife.

Mit der Registrierung oder Nutzung akzeptiert der Nutzer diese AGB. Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Verwaltio stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

Vorrang individueller Verträge: Schließt Verwaltio mit einem Kunden (insbesondere mit Hausverwaltungen oder bei größeren Portfolios) einen gesonderten Software- und Dienstleistungsvertrag mit individuellen Konditionen, so gehen dessen Regelungen diesen AGB vor. Diese AGB gelten dann nur ergänzend, soweit der Individualvertrag keine abweichende Regelung enthält.

Die Plattform richtet sich primär an Kunden mit Sitz in Deutschland. Die Nutzung außerhalb Deutschlands erfolgt auf eigene Verantwortung.

Verwaltio stellt eine cloudbasierte Software zur Immobilienverwaltung bereit. Der Funktionsumfang umfasst je nach Tarif insbesondere:

• Verwaltung von Immobilien, Einheiten und Stammdaten (Miet- und WEG-Verwaltung),
• Verwaltung von Kontakten, Mietverhältnissen und Eigentumsverhältnissen,
• Buchhaltung, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen und Betriebskosten-/Heizkostenabrechnung,
• WEG-Verwaltung inklusive Eigentümerversammlungen, Beschlüssen und Jahresabrechnung,
• optionale Bankanbindung mit automatischem Zahlungsabgleich (§ 13),
• Dokumentenmanagement (DMS) inklusive Beleg- und Dokumentenarchiv,
• KI-gestützte Funktionen wie Belegerkennung (OCR), Assistenz und Dokumentenanalyse (§ 12),
• E-Mail- und Briefkommunikation sowie ein Mieter- und Eigentümerportal,
• Wartungs- und Instandhaltungsmanagement, Dokumentengeneratoren und Reporting.

Die Bereitstellung erfolgt ausschließlich online über das Internet. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem jeweils gewählten Tarif bzw. dem Individualvertrag. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes oder auf Offline-Nutzung besteht nicht.

1. Zur Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Mit der Registrierung gibt der Nutzer ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit Bestätigung der Registrierung durch Verwaltio, spätestens mit Bereitstellung des Zugangs, zustande.
2. Nutzer müssen unbeschränkt geschäftsfähig und mindestens 18 Jahre alt sein.
3. Bei der Registrierung gibt der Nutzer an, ob er die Software als Verbraucher (privater Selbstverwalter) oder als Unternehmer (gewerbliche Hausverwaltung, Immobilienunternehmen) nutzt. Der Nutzer ist verpflichtet, hierzu sowie zu allen weiteren Angaben zutreffende und vollständige Informationen zu machen und sie aktuell zu halten.
4. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. Die Einrichtung weiterer Nutzer im Rahmen der Team-Funktion erfolgt in der Verantwortung des Kontoinhabers.
5. Verwaltio kann Registrierungen bei begründetem Verdacht auf Missbrauch oder unrichtige Angaben ablehnen.

5.1 Investor-Tarif (Selbstservice)

Der Selbstservice-Tarif („Investor-Tarif“) richtet sich an Vermieter, Investoren und Selbstverwalter. Die Vergütung setzt sich aus einer monatlichen Grundgebühr und einem Preis je verwalteter Einheit zusammen:

• monatliche Grundgebühr: 24,90 € netto; sie deckt die ersten 10 verwalteten Einheiten ab,
• jede weitere verwaltete Einheit: 1,30 € netto je Einheit und Monat,
• der Selbstservice-Tarif ist für Portfolios bis zu 50 verwaltete Einheiten ausgelegt; für größere Portfolios sowie für gewerbliche Hausverwaltungen gelten individuelle Konditionen nach einem gesonderten Vertrag (§ 2, § 5.4).

Alle vorgenannten Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %). Maßgeblich für die Berechnung ist die Zahl der zum jeweiligen Abrechnungsstichtag im Konto aktiven Einheiten (Stichtagsbetrachtung, keine taggenaue anteilige Berechnung innerhalb eines Abrechnungsmonats). Die jeweils aktuellen Preise und Tarifdetails ergeben sich aus der Preisübersicht auf der Website.

5.2 Abrechnung und Zahlung

1. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus zum jeweiligen Abrechnungsstichtag.
2. Die Zahlung erfolgt bargeldlos über ein vom Nutzer hinterlegtes Zahlungsmittel. Zur Verfügung stehen je nach Freischaltung SEPA-Lastschrift, Kreditkarte und PayPal; die Abwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister des Anbieters (§ 13.2). Der Nutzer hält ein gültiges Zahlungsmittel vor.
3. Wählt der Nutzer die SEPA-Lastschrift, erteilt er Verwaltio ein SEPA-Basislastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen. Der Einzug erfolgt frühestens zum Fälligkeitstag der jeweiligen Abrechnungsperiode. Die Frist für die Vorabankündigung (Pre-Notification) wird auf einen Tag vor dem Einzug verkürzt; als Vorabankündigung genügt die Bereitstellung der Rechnung oder eine Mitteilung in Textform mit Betrag und Fälligkeitsdatum. Der Nutzer sorgt für ausreichende Kontodeckung und teilt eine Änderung seiner Bankverbindung unverzüglich mit.
4. Rechnungen werden automatisiert in elektronischer Form bereitgestellt bzw. per E-Mail zugestellt.
5. Bei erfolgloser Zahlung (etwa Rücklastschrift) kann Verwaltio das Konto nach erfolgloser Mahnung und angemessener Fristsetzung sperren. Durch Rücklastschriften entstehende Bankentgelte kann Verwaltio weiterberechnen, sofern der Nutzer die Rücklastschrift zu vertreten hat.

5.3 Preisänderungen und Bestandsschutz

Preisänderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten Preise als angenommen; auf das Widerspruchsrecht und dessen Folgen wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Bei Widerspruch besteht ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung. Soweit dem Nutzer beim Hinterlegen der Zahlungsdaten bestimmte Konditionen fest zugesagt wurden, bleiben diese im zugesagten Umfang unberührt.

5.4 Hausverwaltungen und größere Portfolios

Für gewerbliche Hausverwaltungen sowie für Portfolios oberhalb der Grenze des Selbstservice gelten keine automatischen Selbstservice-Preise. Die Konditionen werden individuell vereinbart und in einem gesonderten Software- und Dienstleistungsvertrag festgelegt, der diesen AGB vorgeht (§ 2).

Soweit angeboten, kann die Software für einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten getestet werden. Werden bis zum Ablauf der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt, wird das Konto nicht kostenpflichtig fortgeführt; der Zugang kann eingeschränkt oder das Konto nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden. Ein Anspruch auf eine Testphase besteht nicht.

Kostenpflichtige Tarife (Selbstservice)

• keine Mindestlaufzeit,
• monatlich kündbar zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums,
• Kündigungsfrist: eine Woche vor Ende des Abrechnungszeitraums.

Für individuelle Verträge mit Hausverwaltungen gelten die dort vereinbarten Laufzeiten und Kündigungsfristen.

Kündigungsform

• innerhalb der Anwendung über die Einstellungen oder
• in Textform per E-Mail an info@verwaltio.de.

Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.

Nach Vertragsbeendigung

Nach Vertragsbeendigung werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Bis dahin kann der Nutzer einen Datenexport anfordern bzw. die Export-Funktionen nutzen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere 10 Jahre für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gemäß § 147 AO, § 257 HGB) bleiben unberührt.

1. Die im Tarif enthaltene Nutzung der Plattform und ihrer Speicher-, Banking-, KI- und Versandfunktionen ist auf eine für die Immobilienverwaltung im vereinbarten Umfang übliche und angemessene Inanspruchnahme ausgelegt („Faire Nutzung“). Maßstab ist das Verhältnis der Inanspruchnahme zur Zahl der verwalteten Einheiten und zum branchenüblichen Verwaltungsaufwand.
2. Nicht mehr von der Fairen Nutzung gedeckt ist eine im Verhältnis hierzu erheblich überdurchschnittliche Inanspruchnahme, insbesondere:
   • die Speicherung außergewöhnlich großer Datenmengen im Dokumentenmanagement (DMS), die nicht der Verwaltung der im Konto geführten Objekte dient, etwa die Nutzung als allgemeiner Datei-, Backup- oder Medienspeicher oder für nicht objektbezogene Inhalte;
   • ein außergewöhnlich häufiger oder automatisierter Abruf von Bank- und Zahlungsdaten über das für die laufende Verwaltung erforderliche Maß hinaus;
   • eine außergewöhnlich intensive Nutzung der KI-, OCR- und Dokumentenanalyse-Funktionen, die nicht der eigenen Verwaltungstätigkeit dient, etwa Massen- oder Stapelverarbeitung nicht objektbezogener Inhalte;
   • der Versand von E-Mails oder Briefen in einem Umfang, der über die Kommunikation mit den eigenen Mietern, Eigentümern und Geschäftspartnern hinausgeht, sowie Serien- oder Massenversand zu werblichen Zwecken;
   • eine außergewöhnliche technische Last durch automatisierte Massenabrufe, Schnittstellen- bzw. API-Zugriffe oder die rechenintensive Massenerzeugung von Dokumenten und PDF-Dateien.
3. Überschreitet die Nutzung die Faire Nutzung erheblich, ist Verwaltio nach vorheriger Information und mit angemessener Frist berechtigt, nach billigem Ermessen und unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Nutzers:
   • den Nutzer zu kontaktieren und auf eine angemessene Nutzung hinzuwirken,
   • die betroffenen Funktionen technisch zu drosseln oder mengenmäßig zu begrenzen,
   • den über die Faire Nutzung hinausgehenden Mehrverbrauch nach den jeweils gültigen Konditionen gesondert zu berechnen oder ein passendes Tarif- bzw. Vertragsmodell anzubieten.
4. Die für die im Konto geführten Objekte erforderlichen Kernfunktionen bleiben dabei grundsätzlich nutzbar. Bei missbräuchlicher, sicherheits- oder betriebsgefährdender Nutzung gilt vorrangig § 15. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

9.1 Verfügbarkeit

• Zielverfügbarkeit: 99 % im Jahresdurchschnitt,
• planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit rechtzeitig angekündigt und in nutzungsarme Zeiten gelegt,
• ungeplante Störungen werden im Rahmen des Zumutbaren schnellstmöglich behoben.

9.2 Weiterentwicklung

Verwaltio ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln, zu verbessern und anzupassen. Ein Anspruch auf den unveränderten Fortbestand einzelner Funktionen besteht nicht, sofern die vertraglich geschuldete Kernfunktionalität erhalten bleibt.

Nutzer verpflichten sich:

• richtige und vollständige Angaben zu machen,
• nur gesetzeskonforme Inhalte hochzuladen oder zu versenden,
• ihre datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber Mietern und Eigentümern einzuhalten,
• Urheber- und Markenrechte Dritter zu beachten,
• Zugangsdaten sicher zu verwahren und bei Missbrauchsverdacht unverzüglich zu ändern,
• im Rahmen der bereitgestellten Export-Funktionen eigene Datensicherungen vorzunehmen.

Untersagt sind insbesondere:

• der Versand von Spam oder unerwünschten Massen-E-Mails über die Plattform,
• die Speicherung rechtswidriger, beleidigender oder irreführender Inhalte,
• die technische Manipulation oder Umgehung von Sicherheits- und Nutzungsmechanismen,
• die Nutzung mehrerer Konten zu missbräuchlichen Zwecken,
• Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software, soweit nicht gesetzlich zwingend erlaubt.

11.1 Verantwortlichkeit des Nutzers

Der Nutzer ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für alle von ihm eingegebenen Inhalte und Daten (insbesondere Mieter-, Eigentümer-, Vertrags- und Dokumentendaten). Er trägt die Verantwortung für deren Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und ordnungsgemäße Verarbeitung sowie für eine etwaige erforderliche Information der betroffenen Personen.

11.2 Verwaltio als Auftragsverarbeiter

Soweit Verwaltio personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet, gilt Verwaltio als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Hierfür stellt Verwaltio eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) elektronisch zur Verfügung, die mit der Registrierung bzw. Vertragsannahme einbezogen wird.

11.3 Datenschutz

Verwaltio beachtet die geltenden Datenschutzbestimmungen. Einzelheiten zur Verarbeitung, zu den eingesetzten Dienstleistern und zu den Betroffenenrechten regelt die Datenschutzerklärung. Die Anwendungsdaten werden auf Servern in Deutschland (Hetzner) gespeichert; einzelne Funktionen binden weitere, in der Datenschutzerklärung und der AVV benannte Dienstleister ein.

1. Verwaltio bietet KI-gestützte Funktionen an (insbesondere Belegerkennung/OCR, Assistenz und Dokumentenanalyse). Diese dienen der Arbeitserleichterung und liefern Vorschläge und Entwürfe.
2. Ergebnisse KI-gestützter Funktionen können unvollständig oder fehlerhaft sein. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche oder kaufmännische Beratung. Der Nutzer ist verpflichtet, Ergebnisse vor einer Verwendung, insbesondere vor Buchungen, Abrechnungen und dem Versand an Dritte, eigenverantwortlich zu prüfen.
3. Zur Erbringung dieser Funktionen werden Inhalte an einen spezialisierten KI-Dienstleister mit Sitz in der Europäischen Union übermittelt. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

13.1 Optionale Bankanbindung (Kontoinformationen)

Auf Wunsch kann der Nutzer Bankkonten anbinden, um Umsätze automatisch abzugleichen. Die Anbindung erfolgt über einen lizenzierten Kontoinformations- bzw. Zahlungsauslösedienstleister und setzt eine ausdrückliche Autorisierung durch den Nutzer voraus. Verwaltio erbringt keine Zahlungsdienste und keine Bank- oder Anlageberatung; die bereitgestellten Informationen sind unverbindlich und vom Nutzer zu prüfen. Eine Zahlungsauslösung erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des Nutzers.

13.2 Zahlungsabwicklung des Abonnements

Die Abwicklung der Entgelte nach § 5 erfolgt über externe Zahlungsdienstleister sowie gegebenenfalls per SEPA-Lastschrift. Es gelten ergänzend die Bedingungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters. Einzelheiten zur Datenverarbeitung regelt die Datenschutzerklärung.

14.1 Verwaltio haftet unbeschränkt für:

• Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit,
• Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
• Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

14.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Verwaltio nur:

• bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten),
• begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Soweit die Haftung dem Grunde nach besteht, ist sie für den einzelnen Schadensfall der Höhe nach auf den vom Nutzer in den vorangegangenen zwölf Monaten gezahlten Jahresbeitrag begrenzt; dies gilt nicht in den Fällen des § 14.1.

14.3 Verwaltio haftet nicht für:

• Datenverluste durch Fehlbedienung oder fehlende eigene Datensicherungen des Nutzers,
• falsche, unvollständige oder rechtswidrige Eingaben des Nutzers,
• fehlerhafte Abrechnungen aufgrund unzutreffender Eingabedaten,
• Ergebnisse KI-gestützter Funktionen, die der Nutzer ungeprüft verwendet (§ 12),
• Störungen durch externe Dienstleister (Hosting, Banken, Zahlungs- und E-Mail-Dienste) außerhalb des Verantwortungsbereichs von Verwaltio,
• Schäden durch höhere Gewalt, Streik oder behördliche Anordnungen.

Verwaltio kann das Konto sperren oder den Vertrag außerordentlich kündigen, wenn:

• der Nutzer erheblich oder wiederholt gegen diese AGB verstößt,
• der Nutzer rechtswidrige Inhalte speichert oder versendet,
• der Nutzer mit Zahlungen trotz Mahnung in erheblichem Umfang in Verzug ist,
• ein begründeter Verdacht auf Missbrauch besteht,
• der Nutzer Sicherheitsmaßnahmen umgeht oder den Betrieb gefährdet.

Vor einer Sperrung wird der Nutzer nach Möglichkeit gewarnt und erhält Gelegenheit zur Stellungnahme, soweit dies dem Schutzzweck nicht zuwiderläuft.

Verwaltio kann diese AGB ändern, wenn:

1. gesetzliche oder behördliche Vorgaben dies erforderlich machen,
2. neue Funktionen, Sicherheitsaspekte oder das Geschäftsmodell Anpassungen notwendig machen,
3. die Änderungen für den Nutzer zumutbar sind und das Vertragsgefüge nicht zu seinem Nachteil wesentlich verschieben.

Der Nutzer wird mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform über Änderungen informiert. Widerspricht der Nutzer nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Bei Widerspruch besteht ein Sonderkündigungsrecht.

Support erfolgt über:

• E-Mail: info@verwaltio.de,
• den Hilfe-Bereich in der Anwendung.

Antwortzeiten: in der Regel innerhalb von 48 Stunden an Werktagen. Support-Sprache: Deutsch.

Verbraucher haben ein 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß § 312g BGB in Verbindung mit § 355 BGB.

Vorzeitiger Beginn der Leistung: Verlangt der Verbraucher ausdrücklich, dass mit der Ausführung der Dienste vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen wird, so hat er bei wirksamem Widerruf einen angemessenen Betrag für die bis zum Widerruf erbrachte Leistung zu zahlen. Das Widerrufsrecht erlischt bei vollständig erbrachter Dienstleistung unter den Voraussetzungen des § 356 Abs. 4 BGB.

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr/. Verwaltio ist weder verpflichtet noch bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Verwaltio bietet ein Partnerprogramm an, bei dem Partner für die Vermittlung von Neukunden Provisionen erhalten können. Für die Teilnahme gelten die separaten Affiliate-Teilnahmebedingungen. Diese AGB finden auf das Partnerprogramm nur insoweit Anwendung, als die Affiliate-Teilnahmebedingungen keine abweichenden Regelungen enthalten.

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Wesel. Für Verbraucher gilt der gesetzliche Gerichtsstand.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
4. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform.