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Telefonie für Hausverwaltungen, mit Anrufer-Erkennung direkt aus der Verwaltersoftware.
Verwaltio verbindet sich über sipgate mit Ihrer Telefonanlage. Beim Klingeln sehen Sie sofort, welcher Mieter, Eigentümer oder Handwerker anruft, wählen jede Nummer per Klick und telefonieren auf Wunsch komplett im Browser.
Wer in einer Hausverwaltung anruft, ist selten unbekannt: Mieter, Eigentümer, Handwerker und Versorger stehen längst in den Stammdaten. Verwaltio nutzt genau das. Eingehende Anrufe werden live mit Ihrem Kontaktbestand abgeglichen, jede Telefonnummer in der Software startet per Klick einen Anruf, und mit dem Browser-Softphone genügt ein Headset am Arbeitsplatz.
Telefonie in der Hausverwaltung: vom anonymen Anruf zum Vorgang mit Kontext
Das Telefon bleibt der wichtigste Kanal der Hausverwaltung. Schadensmeldungen, Rückfragen zur Betriebskostenabrechnung, Terminabsprachen mit Handwerkern: Vieles davon kommt als Anruf herein. Ohne Anbindung an die Verwaltersoftware beginnt jedes Gespräch mit Suchen. Wer ruft an, welches Objekt, welche Einheit, was war zuletzt? Verwaltio beantwortet diese Fragen, bevor Sie abheben: Beim Klingeln erscheint eine Anrufkarte mit Name, Rolle und Objekt des Anrufers, direkt aus Ihren Stammdaten.
Die Anbindung läuft über sipgate, eine der meistgenutzten Cloud-Telefonanlagen aus Deutschland. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter verbindet den eigenen sipgate-Zugang per OAuth-Anmeldung, ohne dass Passwörter in Verwaltio hinterlegt werden. Ab dann sind beide Welten verzahnt: Anrufe erscheinen in der Anrufliste mit Status, Uhrzeit und Dauer, hängen am richtigen Kontakt und lassen sich durchsuchen. Aus jeder Telefonnummer in der Software wird ein klickbarer Anruf.
Mit dem Softphone telefonieren Sie vollständig im Browser, ein Headset genügt. Während des Gesprächs tippen Sie die Gesprächsnotiz direkt in die Anrufkarte, sie speichert automatisch. Und wenn aus dem Anruf Arbeit entsteht, legen Sie Ticket, Aufgabe oder neuen Kontakt an, ohne das Gespräch zu verlassen. So wird aus einem Zuruf am Telefon ein dokumentierter Vorgang.
Alle Telefonie-Funktionen der Hausverwaltungs-Software im Überblick.
Anrufer-Erkennung, Click-to-Dial, Browser-Softphone, Anrufliste und Gesprächsnotizen arbeiten mit demselben Kontaktbestand wie der Rest Ihrer Verwaltung.
Vom Klingeln bis zur erledigten Aufgabe, ohne Suchen.
Ein Mieter ruft an, Verwaltio erkennt ihn und zeigt die Anrufkarte mit Kontakt, Objekt und Einheit. Sie nehmen im Browser ab, tippen die Gesprächsnotiz mit und legen das Ticket für den Handwerker an, während der Mieter noch in der Leitung ist.
Die Verbindung richten Sie einmal in den Einstellungen ein: Mit dem eigenen sipgate-Konto anmelden, fertig. Jeder im Team verbindet den eigenen Zugang, Anrufliste und Notizen laufen pro Person, und die Kontakt-Zuordnung respektiert die Objekt-Rechte Ihres Teams.
- Anruf-Popup mit Name, Rolle und Objekt beim Klingeln
- Gesprächsnotiz während des Telefonats, automatisch gespeichert
- Ticket oder Aufgabe direkt aus dem Anruf anlegen
- Unbekannte Nummern per Klick als neuen Kontakt übernehmen
Für welche Hausverwaltungen die Telefonie-Anbindung gedacht ist
Die Telefonie richtet sich an Verwaltungen, die viel am Telefon klären und dabei jeden Anruf dokumentiert wissen wollen, vom Einzelverwalter bis zum Team.
Verwaltungen mit hohem Anrufaufkommen
Schadensmeldungen und Rückfragen kommen als Anruf herein. Anrufer-Erkennung und Schnellaktionen machen daraus dokumentierte Vorgänge statt Zettelnotizen.
Teams mit mehreren Mitarbeitern
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter verbindet den eigenen sipgate-Zugang. Anrufliste und Notizen laufen pro Person, die Kontakt-Zuordnung respektiert die Objekt-Rechte des Teams.
Verwaltungen ohne Telefonanlage vor Ort
Mit sipgate als Cloud-Telefonanlage und dem Browser-Softphone braucht es weder Hardware noch Wartung. Auch im Homeoffice klingelt der Arbeitsplatz.
Selbstverwalter und kleine Bestände
Auch mit wenigen Einheiten lohnt der Überblick: Jeder Anruf mit Mieter oder Handwerker landet in der Historie des Kontakts, statt in Erinnerung zu bleiben.
