Made & hostedin Germany
Elektronische Signaturen, vor Ort auf dem Gerät oder über Skribble, inSign und paperless.io.
Unterschriften direkt auf dem Gerät oder über Ihr eigenes Konto bei Skribble, inSign oder paperless.io, bis zur qualifizierten Signatur nach eIDAS. Mit Stand je Unterzeichner und automatischer Ablage des signierten PDFs.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Skribble
inSign
paperless.ioEin Signaturmodul, zwei Wege
Ein Übergabeprotokoll, ein Mietvertrag, eine Zustimmung: Fast jeder Vorgang in der Verwaltung braucht irgendwann eine Unterschrift. Verwaltio schickt das Dokument zur Unterschrift, verfolgt den Stand und legt das Ergebnis wieder dort ab, wo es hingehört. Welcher Signaturanbieter dahintersteht, entscheiden Sie.
Ausführlich lesen
Ohne weiteren Anbieter unterschreiben Beteiligte direkt in Verwaltio, etwa bei der Wohnungsübergabe auf dem Tablet. Das ist eine einfache elektronische Signatur. Verwaltio hält jeden Schritt in einem Beweistrail fest, dessen Einträge über eine Hash-Kette verknüpft sind, und erzeugt dazu ein Signaturzertifikat.
Verbinden Sie Ihr eigenes Konto bei Skribble, inSign oder paperless.io, gehen Dokumente über den Anbieter zur Unterschrift. Mit Skribble und inSign kommen die fortgeschrittene (AES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS dazu, über paperless.io die einfache und, mit dem QES-Paket von paperless.io, die qualifizierte Signatur. Je Verwaltung ist ein Anbieter aktiv, der Ablauf in Verwaltio ist bei allen derselbe. Abgerechnet wird direkt über Ihr Konto beim Anbieter, Verwaltio verdient an den Signaturen nicht mit.
Die QES ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt die gesetzliche Schriftform, soweit das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt (§ 126a BGB). Welche Form ein Dokument braucht, hängt vom Einzelfall ab.
Bisher
- Ausdrucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken
- Nachfragen, wer schon unterschrieben hat und wer noch fehlt
- Signaturportal und Ablage getrennt, das PDF von Hand hochgeladen
- Entwurf und unterschriebene Fassung in derselben Akte verwechselt
Mit Verwaltio
- Jedes PDF aus der Ablage direkt zur Unterschrift senden
- Stand je Unterzeichner im Register unter Dokumente
- Signiertes PDF und Protokoll automatisch am richtigen Ort
- Signierte Fassung als eigenes Dokument, das Original bleibt unverändert
Was das Signaturmodul kann.
Ein Ablauf für alle Dokumente: vom Erstellen über das Senden bis zur Ablage der signierten Fassung.
Im Übergabeprotokoll, in der Schlüsselquittung oder in der Wohnungsgeberbestätigung unterschreiben Beteiligte direkt auf dem Gerät. Ohne weiteren Anbieter, als einfache elektronische Signatur.
- Auf Tablet oder Smartphone gezeichnet
- Ohne Konto bei einem Signaturanbieter
- Signaturzertifikat mit Beweistrail je Vorgang
Mit Ihrem eigenen Konto bei Skribble oder inSign unterschreiben Beteiligte fortgeschritten oder qualifiziert nach eIDAS, bei paperless.io einfach oder qualifiziert. Die Stufe wählen Sie je Vorgang. Die QES über inSign setzt einen in Ihrem inSign-Konto freigeschalteten QES-Anbieter voraus, über paperless.io das gebuchte QES-Paket.
- QES, AES oder einfache Signatur (SES)
- Einmal verbinden, ein Anbieter je Verwaltung aktiv
- Abrechnung direkt über Ihr Konto beim Anbieter
Ob aus einer Vorlage erstellt oder hochgeladen: Jedes PDF in der Ablage geht über „Zur Unterschrift senden“ auf den Weg, mit Titel, Nachricht und Frist.
- Aus dem geöffneten Dokument oder per Rechtsklick in der Liste
- Nachricht an die Unterzeichner
- Frist zwischen 1 und 90 Tagen, vorgegeben 30
Sie selbst sind vorbelegt. Dazu kommen Mitarbeiter, Kontakte wie Mieter und Eigentümer oder weitere Personen mit Name und E-Mail. Auf Wunsch unterschreiben alle in fester Reihenfolge.
- Mitarbeiter und Kontakte per Klick hinzufügen
- Feste Reihenfolge oder alle gleichzeitig, bei paperless.io immer gleichzeitig
- Bei Skribble: Vorprüfung, wer sich für die QES noch identifizieren muss
Unter Dokumente und Signaturen stehen alle Vorgänge mit ihrem Stand: offen, teilweise signiert, abgeschlossen, abgelehnt, zurückgezogen oder abgelaufen.
- Stand je Unterzeichner, bei Skribble mit der Qualität der Unterschrift
- Bei Skribble und inSign offene Unterzeichner mit einem Klick erinnern
- Zurückgezogene Vorgänge bleiben nachvollziehbar
Haben alle unterschrieben, legt Verwaltio das signierte PDF als eigenes Dokument neben das Original, mit denselben Bezügen zu Objekt, Einheit und Person.
- Signierte Fassung als eigenes Dokument, das Original bleibt unverändert
- Ein signierter Mietvertrag wird das Vertragsdokument am Mietverhältnis
- Signaturprotokoll am Vorgang abrufbar
Aus der Vorlage direkt in den Signaturlauf.
In der Werkstatt legen Sie je Unterschriftsfeld fest, ob vor Ort, über den Signaturanbieter oder auf beiden Wegen unterschrieben wird.
- Unterschriftsfelder in der Vorlage, je Feld der Weg
- Nach dem Erstellen „Signaturlauf starten“, das Fenster ist schon gefüllt
- Je Unterschriftsfeld der passende Unterzeichner
- Die Felder übernimmt Verwaltio an die Stelle aus der Vorlage
- Die Unterschrift vor Ort bleibt daneben möglich
Ein Nachweis, der Änderungen sichtbar macht.
Jeder Vorgang hat einen Beweistrail. Wer wann unterschrieben hat, steht darin zusammen mit einer Prüfsumme des Dokuments.
- Jedes Ereignis vom Anlegen bis zur Ablage protokolliert
- Einträge über eine SHA-256-Hash-Kette verknüpft
- Prüfsumme des unterzeichneten Dokuments
- Signaturzertifikat aus Verwaltio, beim Anbieter dessen Prüfprotokoll
- Abgeschlossene, abgelehnte, zurückgezogene und abgelaufene Vorgänge werden beim Anbieter gelöscht, sobald Verwaltio sie festgehalten hat
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Wo elektronische Signaturen im Alltag helfen
Überall dort, wo heute Papier hin- und hergeschickt wird, nur damit eine Unterschrift daraufkommt.
Neuvermietung
Mietvertrag aus der Vorlage erstellen und über den Signaturanbieter an Mieter und Vermieter senden. Die signierte Fassung wird zum Vertragsdokument am Mietverhältnis.
Wohnungsübergabe
Übergabeprotokoll am Tablet ausfüllen und vor Ort unterschreiben lassen, ohne Ausdruck und ohne Scan.
Verträge mit Dienstleistern
Hausmeister-, Reinigungs- oder Wartungsvertrag als PDF hochladen und zur Unterschrift senden. Die signierte Fassung hängt danach am Vertrag.
Schlüssel und Bescheinigungen
Schlüsselquittung oder Wohnungsgeberbestätigung direkt nach dem Erstellen unterschreiben lassen. Der Nachweis liegt im selben Register wie alle anderen Vorgänge.
Sicherheit und Datenschutz
Beweistrail
Jeder Schritt über eine SHA-256-Hash-Kette verknüpft
Zugang verschlüsselt
Zugangsdaten zum Anbieter nie angezeigt
Unterlagen bei Ihnen
Abgeschlossene, abgelehnte, zurückgezogene und abgelaufene Vorgänge werden beim Anbieter gelöscht, sobald Verwaltio sie festgehalten hat
Rollen
Verbinden dürfen nur Inhaber und Team-Admins
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Die Signaturen rechnet der Anbieter direkt über Ihr eigenes Konto ab, Verwaltio verdient daran nicht mit. Bei Skribble brauchen Sie einen Tarif mit API-Zugang, also Pro, Scale, Business oder Enterprise, bei inSign die API-Integrationslizenz, bei paperless.io den Business-Tarif oder das Zusatzpaket für die Schnittstelle. Für die QES über inSign muss in Ihrem inSign-Konto zusätzlich ein QES-Anbieter eingerichtet sein, für die QES über paperless.io das QES-Paket gebucht. Die Unterschrift vor Ort in Verwaltio ist in jedem Tarif enthalten.
Das hängt von Anbieter und Stufe ab. Die Einladung kommt immer per E-Mail vom Anbieter, abgerechnet wird über das Konto der Verwaltung. Bei Skribble unterschreiben Beteiligte die einfache und die fortgeschrittene Signatur ohne eigenes Konto über den Link in der E-Mail. Für die QES brauchen sie ein Skribble-Konto und identifizieren sich dort einmalig; Verwaltio prüft schon vor dem Senden, wer das noch braucht, und zeigt es je Person an. Bei inSign unterschreiben alle über den Link in der Einladung, ohne Konto. Für die QES identifizieren sie sich beim Unterschreiben nach dem Verfahren des QES-Anbieters, der in Ihrem inSign-Konto freigeschaltet ist, etwa per Video-Ident oder Online-Ausweis. Bei paperless.io unterschreiben alle über den Link in der E-Mail von paperless; für die QES identifizieren sie sich dabei über das Verfahren, das paperless.io dafür anbietet.
Ohne Anbieter unterschreiben Beteiligte direkt in Verwaltio auf dem Gerät, als einfache elektronische Signatur mit Signaturzertifikat und Beweistrail. Eine qualifizierte Signatur ist auf diesem Weg nicht möglich, dafür verbinden Sie Skribble, inSign oder paperless.io.
Neben dem Ausgangsdokument, als eigenes Dokument mit dem Zusatz „signiert“ und mit denselben Bezügen und derselben Sichtbarkeit. Das Original bleibt unverändert. War es der Mietvertrag eines Mietverhältnisses, gilt danach die signierte Fassung als Vertragsdokument. Das Signaturprotokoll liegt am Vorgang im Register.
Skribble, inSign und paperless.io. Skribble und inSign mit einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur nach eIDAS; die qualifizierte Signatur über inSign setzt einen in Ihrem inSign-Konto freigeschalteten QES-Anbieter voraus. Über paperless.io schickt Verwaltio Dokumente mit der einfachen oder, mit dem QES-Paket von paperless.io, der qualifizierten Signatur, alle Unterzeichner gleichzeitig. Das Modul ist anbieterneutral: Je Verwaltung ist ein Anbieter aktiv, ein zweiter kann verbunden bleiben, und der Ablauf in Verwaltio ist derselbe.
Unter Einstellungen, Integrationen, Gruppe Signaturen tragen Sie Ihren Zugang ein: bei Skribble API-Benutzername und API-Schlüssel aus dem Admin-Bereich, bei inSign Benutzer und Passwort, bei einer eigenen inSign-Installation dazu die Server-Adresse, bei paperless.io einen API-Schlüssel aus den Integrationen und, falls Verwaltio ihn nicht selbst findet, die Nummer des Arbeitsbereichs. Verwaltio prüft den Zugang sofort. Mit einem Demo- oder Testzugang probieren Sie den Ablauf vorher aus, solche Vorgänge kennzeichnet Verwaltio als Demo ohne Rechtswirkung. Die einzelnen Schritte erklärt die Academy in Verwaltio.
