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Ticket-System für Hausverwaltungen, das Schadensmeldungen strukturiert abarbeitet.
Mieter melden Schäden mit Foto im Portal, die Verwaltung weist sie zu, Handwerker bekommen einen Auftrag mit allen relevanten Details. Status und Verlauf sind für alle Beteiligten sichtbar.
Schadensmeldungen sind in vielen Hausverwaltungen der größte Reibungspunkt. Ein Mieter ruft an, eine Notiz wird auf einen Zettel geschrieben, der Handwerker erfährt erst Tage später vom Auftrag, der Mieter ruft erneut an. Verwaltio strukturiert diesen Ablauf in einem einzigen Ticket-System, in dem alle Beteiligten denselben Stand sehen.
Ein Ticket-System, das alle Beteiligten an einen Tisch bringt
Eine Schadensmeldung in der Hausverwaltung berührt mindestens drei Parteien: den Mieter, der den Schaden meldet, die Verwaltung, die zuweist, und den Handwerker, der erledigt. Ohne System läuft die Kommunikation parallel über Telefon, E-Mail und persönliche Notizen. Sobald ein Mitarbeiter krank ist, geht der Stand verloren.
Verwaltio bündelt jeden Vorgang in einem Ticket. Der Mieter meldet im Portal, das Ticket landet automatisch in der zuständigen Sachbearbeitung, die Zuweisung an den passenden Handwerker erfolgt mit einem Klick. Termine, Fotos, Rechnungen und Korrespondenz hängen am Ticket.
Die vollständige Historie pro Einheit zeigt, welche Schäden in welcher Wohnung wann aufgetreten sind. Häufige Defekte werden so sichtbar und lassen sich proaktiv adressieren, statt jedes Mal neu zu reagieren.
Alle Stationen vom Schadens-Eingang bis zur Schluss-Rechnung.
Tickets, Zuweisung, Terminplanung, Statusverfolgung und Historie. Alles greift ineinander und ist mit Mieter, Eigentümer und Handwerker verknüpft.
Vier Schritte, drei Beteiligte, ein Ticket.
Mieter meldet, Verwaltung weist zu, Handwerker erledigt, Status geht auf abgeschlossen. Alle Stakeholder sind synchron, ohne dass jemand telefonieren muss.
Über das Mieter-Portal entsteht das Ticket mit Kategorie, Foto und Beschreibung. Die Verwaltung weist es einem Handwerker zu, der entweder bereits hinterlegt ist oder ad hoc eingeladen wird. Der Handwerker bekommt eine kurze Web-Ansicht mit allen relevanten Infos und kann den Status setzen, Notizen ergänzen und seine Rechnung hochladen.
- Meldung mit Foto, Kategorie und Priorität aus dem Portal
- Automatische Zuweisung an die zuständige Sachbearbeitung
- Übergabe an Handwerker mit allen relevanten Details
- Status-Updates synchron für Mieter, Verwaltung und Handwerker
Wo sich das Ticket-System in der Hausverwaltung sofort lohnt
Je mehr Schadensmeldungen pro Monat anfallen, desto stärker entlastet das System. Aber auch kleine Bestände profitieren von der lückenlosen Dokumentation.
Mietverwaltungen mit Mieter-Aufkommen
Bestände mit mehreren Hundert Einheiten produzieren regelmäßig Schadensmeldungen. Das Ticket-System trennt Routine von Notfall und sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.
Verwaltungen mit eigenem Hausmeister-Team
Eigene Mitarbeiter erhalten Tickets direkt zugewiesen, inklusive Termin, Foto und Beschreibung. Aufträge an externe Handwerker werden parallel im selben System verwaltet.
WEG-Verwaltungen mit Beirats-Einbindung
Beirats-Mitglieder sehen offene Vorgänge ihrer Gemeinschaft und können auf Wunsch in die Kommunikation eingebunden werden.
Verwaltungen mit Notdienst-Vertrag
Notfall-Tickets werden mit Eskalations-Stufe versehen und an den Notdienst-Vertragspartner weitergeleitet, auch außerhalb der Bürozeiten.
