Made & hostedin Germany
Ticket-System für Hausverwaltungen, das Schadensmeldungen strukturiert abarbeitet.
Mieter melden Schäden mit Foto im Portal, die Verwaltung weist sie zu, Handwerker bekommen einen Auftrag mit allen relevanten Details. Status und Verlauf sind für alle Beteiligten sichtbar.
- 30 Tage volle Funktion
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Server in Nürnberg
Ein Ticket-System, das alle Beteiligten an einen Tisch bringt
Schadensmeldungen sind in vielen Hausverwaltungen der größte Reibungspunkt. Ein Mieter ruft an, eine Notiz wird auf einen Zettel geschrieben, der Handwerker erfährt erst Tage später vom Auftrag, der Mieter ruft erneut an. Verwaltio strukturiert diesen Ablauf in einem einzigen Ticket-System, in dem alle Beteiligten denselben Stand sehen.
Ausführlich lesen
Eine Schadensmeldung in der Hausverwaltung berührt mindestens drei Parteien: den Mieter, der den Schaden meldet, die Verwaltung, die zuweist, und den Handwerker, der erledigt. Ohne System läuft die Kommunikation parallel über Telefon, E-Mail und persönliche Notizen. Sobald ein Mitarbeiter krank ist, geht der Stand verloren.
Verwaltio bündelt jeden Vorgang in einem Ticket. Der Mieter meldet im Portal, das Ticket landet automatisch in der zuständigen Sachbearbeitung, die Zuweisung an den passenden Handwerker erfolgt mit einem Klick. Termine, Fotos, Rechnungen und Korrespondenz hängen am Ticket.
Die vollständige Historie pro Einheit zeigt, welche Schäden in welcher Wohnung wann aufgetreten sind. Häufige Defekte werden so sichtbar und lassen sich proaktiv adressieren, statt jedes Mal neu zu reagieren.
Bisher
- Schadensmeldung per Anruf, Notiz auf einem Zettel
- Der Handwerker erfährt erst Tage später vom Auftrag
- Termine per Telefon zwischen Mieter und Handwerker abstimmen
- Der Stand liegt bei einzelnen Mitarbeitern
Mit Verwaltio
- Meldung mit Foto und Kategorie im Portal, direkt als Ticket
- Zuweisung mit einem Klick, mit automatischer Benachrichtigung
- Termin im Ticket koordiniert, mit automatischer Erinnerung
- Ein Ticket mit Status und Verlauf, für alle Beteiligten sichtbar
Alle Stationen vom Schadens-Eingang bis zur Schluss-Rechnung.
Tickets, Zuweisung, Terminplanung, Statusverfolgung und Historie. Alles greift ineinander und ist mit Mieter, Eigentümer und Handwerker verknüpft.
Alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und abgeschlossenen Tickets auf einen Blick, mit Filter nach Objekt, Kategorie und Priorität.
- Offene, laufende und abgeschlossene Tickets
- Filter nach Objekt, Kategorie und Priorität
- Notfälle farblich und in eigener Spalte
Mieter laden ein Foto hoch und wählen Sanitär, Elektrik, Heizung, Schlüssel oder Notfall. Die Verwaltung sieht sofort, worum es geht.
- Foto direkt mit der Meldung hochladen
- Sanitär, Elektrik, Heizung, Schlüssel oder Notfall
- Auch aus E-Mail, Telefonnotiz oder direkt angelegt
Tickets gehen an einen Handwerker, an eine Handwerker-Gruppe oder an Ihr eigenes Hausmeister-Team. Mit automatischer Benachrichtigung.
- An Handwerker, Gruppe oder eigenes Hausmeister-Team
- Automatische Benachrichtigung
- Handwerker öffnen das Ticket per Web-Link
Termine zwischen Mieter und Handwerker werden im Ticket koordiniert. Ohne Telefon-Pingpong, mit automatischer Erinnerung.
- Termin zwischen Mieter und Handwerker abstimmen
- Ohne Telefon-Pingpong
- Mit automatischer Erinnerung
Status von „offen" über „in Bearbeitung" bis „abgeschlossen". Mieter, Verwaltung und Handwerker sehen denselben Stand.
- Von offen über in Bearbeitung bis abgeschlossen
- Mieter, Verwaltung und Handwerker sehen denselben Stand
- Handwerker setzen den Status selbst
Welche Schäden gab es in dieser Wohnung? Die Ticket-Historie pro Einheit deckt wiederkehrende Probleme auf.
- Alle Schäden einer Wohnung im Verlauf
- Wiederkehrende Defekte werden sichtbar
- Auswertung nach Anzahl, Kategorie und Aufwand je Objekt
Vier Schritte, drei Beteiligte, ein Ticket.
Mieter meldet, Verwaltung weist zu, Handwerker erledigt. Alle sehen denselben Stand, ohne dass jemand telefonieren muss.
Über das Mieter-Portal entsteht das Ticket mit Kategorie, Foto und Beschreibung. Die Verwaltung weist es einem Handwerker zu, der entweder bereits hinterlegt ist oder ad hoc eingeladen wird. Der Handwerker bekommt eine kurze Web-Ansicht mit allen relevanten Infos und kann den Status setzen, Notizen ergänzen und seine Rechnung hochladen.
- Das Ticket landet automatisch bei der zuständigen Sachbearbeitung
- Der Handwerker öffnet es per Web-Link, Registrierung optional
- Status setzen, Notizen ergänzen, Rechnung hochladen
- Die Rechnung wird ausgelesen und landet in der Belegannahme
- Die Verknüpfung zu Ticket und Einheit bleibt erhalten
Greift ineinander, ohne doppelte Pflege
Wo sich das Ticket-System in der Hausverwaltung sofort lohnt
Je mehr Schadensmeldungen pro Monat anfallen, desto stärker entlastet das System. Aber auch kleine Bestände profitieren von der lückenlosen Dokumentation.
Mietverwaltungen mit Mieter-Aufkommen
Bestände mit mehreren Hundert Einheiten produzieren regelmäßig Schadensmeldungen. Das Ticket-System trennt Routine von Notfall und sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.
Verwaltungen mit eigenem Hausmeister-Team
Eigene Mitarbeiter erhalten Tickets direkt zugewiesen, inklusive Termin, Foto und Beschreibung. Aufträge an externe Handwerker werden parallel im selben System verwaltet.
WEG-Verwaltungen mit Beirats-Einbindung
Beirats-Mitglieder sehen offene Vorgänge ihrer Gemeinschaft und können auf Wunsch in die Kommunikation eingebunden werden.
Verwaltungen mit Notdienst-Vertrag
Notfall-Tickets werden mit Eskalations-Stufe versehen und an den Notdienst-Vertragspartner weitergeleitet, auch außerhalb der Bürozeiten.
Sicherheit und Datenschutz
Server in Nürnberg
Datensicherungen in Falkenstein
Verschlüsselt
Gespeichert und übertragen, tägliche Backups
DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
Rollen und Protokoll
Zugriff über Rollen, protokolliert
Was Hausverwaltungen vor der Einführung wissen wollen
Noch etwas offen? Demo buchen und direkt fragen.
Handwerker erhalten einen Web-Link zum Ticket. Eine Registrierung ist optional. Wer regelmäßig Aufträge bekommt, legt einen vollwertigen Handwerker-Account an und sieht alle eigenen Tickets gebündelt.
Ja. Tickets lassen sich aus E-Mails, Telefon-Notizen oder direkt in der Verwaltung anlegen. Das Portal ist ein zusätzlicher Kanal, kein Pflicht-Eingang.
Notfall-Tickets werden farblich und in einer separaten Spalte hervorgehoben. Auf Wunsch löst ein Notfall automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push an die zuständige Sachbearbeitung aus.
Ja. Auswertungen zeigen Anzahl, Kategorien und Aufwände pro Objekt und Einheit. Wiederkehrende Defekte werden so sichtbar und können in der Instandhaltungsplanung berücksichtigt werden.
Ja. Hochgeladene Handwerker-Rechnungen werden per OCR ausgelesen und landen in der Belegannahme der Buchhaltung. Die Verknüpfung zum Ticket und zur betroffenen Einheit bleibt erhalten.
