Mieterselbstauskunft: Was Hausverwaltungen fragen dürfen und was nicht

Bei gefragten Wohnungen bewerben sich schnell dreißig oder mehr Interessenten. Für die Hausverwaltung heißt das: viele personenbezogene Daten, von denen die meisten nach wenigen Wochen nicht mehr gebraucht werden. Wer zu früh zu viel fragt, verstößt gegen den Datenschutz; wer zu wenig fragt, kennt die Zahlungsfähigkeit des neuen Mieters nicht. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben in welcher Phase zulässig sind und wie Sie mit den Unterlagen umgehen.

Rechtsgrundlage: erforderlich für den Vertrag

Die Mieterselbstauskunft ist eine Datenerhebung vor Vertragsschluss. Spätestens wenn der Interessent erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist zulässig, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Für die wenigen Angaben zum Besichtigungstermin stützen sich die Aufsichtsbehörden auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Merkmal „erforderlich“ ist der Maßstab für jede einzelne Frage. Eine Einwilligung im Formular hilft bei überschießenden Fragen nicht weiter, weil ein Wohnungssuchender kaum frei entscheiden kann, ob er sie erteilt.

Die Datenschutzkonferenz (DSK), das gemeinsame Gremium der Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern, hat dazu die „Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen“ veröffentlicht, aktuell in Version 2.0 vom Januar 2026 mit einem Musterfragebogen als Anhang. Sie ist nicht verbindlich, zeigt aber, wie die Behörden prüfen. Die folgenden Stufen orientieren sich daran.

Das Stufenmodell

Der Vorteil für die Verwaltung: Sie erhebt Nachweise nur vom ausgewählten Bewerber statt von allen dreißig. Das senkt den Aufwand für Ablage und Löschung erheblich.

Zulässige Fragen

In der zweiten und dritten Phase sind üblicherweise Fragen zulässig, die Identität, Belegung und Zahlungsfähigkeit betreffen. Dazu gehören Name und Anschrift der künftigen Vertragsparteien und die Zahl der Personen, die einziehen sollen, getrennt nach Erwachsenen und Kindern. Für die Zahlungsfähigkeit dürfen Sie nach Beruf, Arbeitgeber und dem monatlichen Nettoeinkommen fragen, nicht aber nach der Dauer der Beschäftigung. Zulässig sind außerdem Fragen nach einem eröffneten, noch nicht abgeschlossenen Insolvenzverfahren und nach Räumungstiteln aus den letzten fünf Jahren.

Zulässig sind außerdem Fragen, die unmittelbar den Gebrauch der Wohnung betreffen: Haustiere, soweit sie nach dem Mietvertrag zustimmungspflichtig sind, eine geplante gewerbliche Nutzung und bei gefördertem Wohnraum der Wohnberechtigungsschein. Nach Name und Kontaktdaten des bisherigen Vermieters dürfen Sie nach Auffassung der Aufsichtsbehörden nicht fragen. Beim ausgewählten Bewerber zulässig sind Fragen nach erheblichen Pflichtverletzungen im bisherigen Mietverhältnis, etwa Mietrückständen in einer Höhe, die eine fristlose Kündigung rechtfertigt. Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung muss der bisherige Vermieter nicht ausstellen (BGH, Urteil vom 30.09.2009, VIII ZR 238/08), verlangen können Sie sie deshalb nicht.

Ob ein Bewerber die Miete tragen kann, lässt sich mit dem Nettoeinkommen und einem Nachweis klären. Eine verbreitete Faustregel setzt die Warmmiete ins Verhältnis zum Haushaltseinkommen; eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht.

Unzulässige Fragen

Unzulässig sind Fragen, die für den Mietvertrag nicht erforderlich sind oder eine Benachteiligung ermöglichen. Das betrifft vor allem die besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Religion und Weltanschauung, ethnische Herkunft, politische Einstellung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit und Behinderung sowie die sexuelle Identität. Auch nach der Staatsangehörigkeit darf nach Auffassung der Aufsichtsbehörden nicht gefragt werden. Ebenso wenig geht die Verwaltung an, ob eine Bewerberin schwanger ist oder ob ein Paar Kinder plant.

Unzulässig ist auch die Frage nach der Mitgliedschaft in einer Partei oder einem Mieterverein, denn sie sagt nichts über die Zahlungsfähigkeit aus. Fragen nach Vorstrafen und laufenden Ermittlungsverfahren halten die Aufsichtsbehörden ebenfalls für unzulässig. Frühere Mietverhältnisse spielen nur eine Rolle, soweit es um erhebliche Pflichtverletzungen geht, die eine Kündigung gerechtfertigt haben, etwa größere Mietrückstände.

Auf eine unzulässige Frage darf der Interessent falsch antworten, ohne dass das später gegen ihn verwendet werden kann. Hinzu kommt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz: Eine Benachteiligung wegen der ethnischen Herkunft ist bei der Vermietung unabhängig von der Zahl der Wohnungen verboten (§ 19 Abs. 2 AGG). Für die übrigen Merkmale gilt das Verbot bei Massengeschäften; wer insgesamt mehr als 50 Wohnungen vermietet, fällt in der Regel darunter (§ 19 Abs. 5 Satz 3 AGG). Hausverwaltungen, die für mehrere Eigentümer vermieten, sollten daher grundsätzlich vom vollen Benachteiligungsverbot ausgehen.

Das Formular richtig aufbauen

Viele Selbstauskunftsformulare stammen aus der Zeit vor der DSGVO und fragen alles auf einmal ab. Prüfen Sie Ihr Formular deshalb auf vier Punkte:

1. Getrennte Formulare je Phase: Ein kurzes Formular für Interessenten, die die Wohnung anmieten wollen, ein zweites mit Nachweisen nur für den ausgewählten Bewerber. Die Datenschutzkonferenz stellt dafür einen Musterfragebogen bereit.
2. Pflicht und freiwillig kennzeichnen: Was für die Entscheidung nötig ist, ist Pflicht. Alles andere sollte nicht im Formular stehen, statt es als „freiwillig“ zu markieren.
3. Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO: Wer verarbeitet die Daten, wozu, auf welcher Grundlage, an wen werden sie weitergegeben (Eigentümer), wann werden sie gelöscht, welche Rechte hat der Bewerber.
4. Keine Freitextfelder ohne Zweck: „Sonstige Angaben zu Ihrer Person“ lädt zu Daten ein, die Sie nicht haben wollen und trotzdem verwalten müssen.

Ein digitales Formular hat einen weiteren Vorteil: Die Angaben landen strukturiert beim richtigen Objekt, statt als PDF-Anhang in einem Postfach, das mehrere Mitarbeiter lesen.

Besondere Konstellationen

• Mehrere Mieter, etwa Paare oder Wohngemeinschaften: Die Selbstauskunft betrifft jede Person, die Vertragspartei wird. Für Mitbewohner, die nicht unterschreiben, genügt in der Regel die Angabe, dass und wie viele Personen einziehen.
• Bürgschaft oder Elternbürgschaft: Prüfen Sie die Bonität des Bürgen erst, wenn feststeht, dass der Vertrag mit Bürgschaft zustande kommen soll. Die Daten des Bürgen sind ebenso zu behandeln wie die des Mieters.
• Gewerbliche Mieter: Bei Gewerberaum dürfen Sie mehr fragen, etwa nach Handelsregisterauszug, Geschäftsmodell und Jahresabschluss, weil diese Angaben für die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens erforderlich sind.
• Geförderter Wohnraum: Der Wohnberechtigungsschein ist hier Voraussetzung für den Vertrag und darf deshalb verlangt werden.

Bonitätsauskunft und Ausweis

Eine Bonitätsauskunft gehört in die letzte Phase. Datenschutzfreundlich ist die Variante, bei der der Bewerber selbst eine für die Vermietung bestimmte Bonitätsauskunft bei einer Auskunftei anfordert und vorlegt. Die vollständige Datenkopie nach Art. 15 DSGVO dürfen Sie dagegen nicht verlangen, weil sie weit mehr enthält als nötig. Eine eigene Abfrage der Verwaltung bei der Auskunftei ist nur zulässig, wenn die Bonität nicht schon so belegt ist; eine Einwilligung dafür darf nicht zur Bedingung gemacht werden.

Den Personalausweis darf nach dem Personalausweisgesetz nur kopieren, wer die Zustimmung des Inhabers hat; die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG). Für die Vermietung halten die Aufsichtsbehörden eine Kopie aber für nicht erforderlich und damit für unzulässig. Lassen Sie den Ausweis vorzeigen, gleichen Sie die Angaben ab und vermerken Sie nur, dass die Prüfung stattgefunden hat.

Löschen und Aufbewahren

Die Unterlagen des späteren Mieters wandern in die Mieterakte, soweit sie für das Mietverhältnis nötig sind. Alles andere ist zu löschen, etwa vollständige Gehaltsabrechnungen, sobald das Einkommen geprüft ist.

Für abgelehnte Bewerber gilt: Die Daten sind zu löschen, sobald die Auswahl abgeschlossen ist und keine Ansprüche mehr zu erwarten sind. Ansprüche wegen Benachteiligung müssen innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden (§ 21 Abs. 5 AGG). Eine feste, dokumentierte Löschfrist kurz danach ist deshalb gut begründbar; die Datenschutzkonferenz nennt für diesen Fall als Obergrenze regelmäßig sechs Monate. Legen Sie die Frist im Verfahrensverzeichnis fest und löschen Sie gesammelt, etwa monatlich.

In der Praxis bewährt sich, Bewerbungen nicht im allgemeinen E-Mail-Postfach zu sammeln, sondern in einem eigenen Bereich mit Status und Löschdatum. So ist die Löschung ein Arbeitsschritt und kein Suchauftrag. Diese Logik bildet das Bewerbermanagement in Verwaltio ab: Interessenten durchlaufen Stufen, und Daten werden erst angefordert, wenn sie gebraucht werden.

Falsche Angaben: Folgen für das Mietverhältnis

Antwortet ein Bewerber auf eine zulässige Frage bewusst falsch, etwa zum Einkommen oder zu einer laufenden Räumungsklage, kann der Vermieter den Mietvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten (§ 123 BGB) oder je nach Gewicht der Täuschung kündigen. Voraussetzung ist, dass die Angabe für die Entscheidung erheblich war. Bewahren Sie die unterschriebene Selbstauskunft des späteren Mieters deshalb in der Mieterakte auf, solange das Mietverhältnis besteht.

Rolle der Hausverwaltung gegenüber dem Eigentümer

Erhebt die Verwaltung die Daten im Auftrag des Eigentümers, sollte der Verwaltervertrag regeln, wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist und welche Daten an den Eigentümer weitergegeben werden. Der Eigentümer braucht für seine Entscheidung in der Regel keine vollständigen Unterlagen aller Bewerber, sondern eine Empfehlung mit den maßgeblichen Eckdaten. Das hält den Kreis der Empfänger klein und erleichtert die Löschung.

Musterablauf

1. Anfrage: Kontaktdaten, Besichtigungstermin.
2. Besichtigung: Interesse abfragen, Formular für Phase zwei ausgeben oder digital bereitstellen.
3. Auswahl: zwei bis drei Bewerber vorschlagen, Eigentümer entscheidet.
4. Vertrag: Einkommensnachweis, Bonitätsauskunft, Ausweis vorlegen lassen.
5. Abschluss: Unterlagen des Mieters in die Akte, Absagen versenden, Löschfrist setzen.

Weitere Schritte von der Anzeige bis zur Übergabe beschreibt der Beitrag zur Mietersuche. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall; bei Fragen zum Datenschutz hilft Ihr Datenschutzbeauftragter.