Nebenkostenabrechnung 2026: Was für die Abrechnung des Jahres 2025 neu ist

Im Jahr 2026 rechnen die meisten Verwaltungen die Betriebskosten des Jahres 2025 ab. Diese Abrechnung ist in mehreren Punkten anders als die Vorjahre: Die neue Grundsteuer schlägt erstmals für ein ganzes Jahr durch, die Kabelgebühr fehlt erstmals für ein ganzes Jahr, und bei der Heizkostenabrechnung laufen Fristen ab. Dieser Beitrag fasst zusammen, was sich geändert hat und was Sie vor dem Versand prüfen sollten. Die allgemeinen Fehlerquellen behandelt unser Beitrag zu den häufigsten Fehlern in der Betriebskostenabrechnung.

Die Frist: 31.12.2026

Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung dem Mieter bis zum Ablauf des 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei großen Beständen ist der Engpass selten die Berechnung, sondern das Warten auf Abrechnungen der Messdienste und der WEG-Verwaltungen. Setzen Sie diesen Stellen eigene Termine, etwa bis Ende September, und verfolgen Sie offene Zulieferungen je Objekt. Wer im November noch auf die Heizkostenabrechnung wartet, hat kaum Spielraum für Rückfragen. Fehlt eine einzelne Rechnung, ist eine Abrechnung mit den vorhandenen Kosten meist besser als ein verspäteter Versand: Die fehlende Position kann der Eigentümer im Zweifel selbst tragen, die ganze Nachforderung dagegen geht bei Fristablauf verloren.

Neue Grundsteuer: erstes volles Jahr

Seit dem 01.01.2025 wird die Grundsteuer nach den neuen Grundsteuerwerten erhoben, je nach Land nach dem Bundesmodell oder einem eigenen Landesmodell. Die Abrechnung 2025 ist die erste, in der die neue Steuer für ein volles Jahr erscheint. Für viele Objekte ändert sich der Betrag erheblich, in beide Richtungen.

Was Verwalter prüfen sollten:

• Bescheid je Objekt: Liegt für 2025 ein Bescheid nach neuem Recht vor? Bei Mehrfamilienhäusern gibt es einen Bescheid für das Grundstück, bei Eigentumswohnungen einen je Einheit.
• Änderungsbescheide: Viele Grundsteuerwerte wurden nach Einspruch geändert. Gilt der geänderte Bescheid rückwirkend für 2025, muss die Abrechnung den richtigen Betrag enthalten.
• Gewerbeanteil: In gemischt genutzten Gebäuden kann die neue Bewertung Wohn- und Gewerbeflächen anders gewichten als bisher. Ein Vorwegabzug für Gewerbe ist zu prüfen, wenn die Gewerbeeinheiten deutlich höhere Kosten verursachen.
• Vermietete Eigentumswohnung: Die Grundsteuer zahlt der Eigentümer direkt an die Gemeinde, sie läuft nicht über das Hausgeld. Der Sondereigentumsverwalter muss den Bescheid beim Eigentümer anfordern.

Rechenbeispiel: In einem Haus mit 600 m² Wohnfläche stieg die Grundsteuer von 2.400 € auf 3.900 € im Jahr. Für eine 75-m²-Wohnung bedeutet das 487,50 € statt 300 €, also 187,50 € mehr im Jahr. Ohne Anpassung der Vorauszahlungen entsteht diese Nachzahlung jedes Jahr wieder. Nach der Abrechnung kann der Vermieter die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anheben (§ 560 Abs. 4 BGB), im Beispiel um 15,63 € im Monat.

Kabelfernsehen: erstes volles Jahr ohne Umlage

Seit dem 01.07.2024 dürfen das Nutzungsentgelt für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage, die Gebühren für die Kabelweitersendung und die laufenden Grundgebühren für Breitbandanschlüsse nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Für die Abrechnung 2025 heißt das:

• Der Kabelvertrag selbst gehört nicht mehr in die Abrechnung. Läuft er weiter, zahlt der Eigentümer.
• Umlagefähig bleiben der Betriebsstrom und die Prüfung der hauseigenen Verteilanlage.
• Für eine neue, vollständig aus Glasfaser bestehende Verteilanlage kann ein Glasfaserbereitstellungsentgelt nach dem Telekommunikationsgesetz umgelegt werden, aber nur bei wirtschaftlicher Umsetzung und, bei aufwändigen Maßnahmen, nach Einholung von drei Angeboten (§ 556 Abs. 3a BGB).

Wer 2024 noch eine Halbjahresposition für den Kabelanschluss hatte, sollte 2025 prüfen, ob sie tatsächlich verschwunden ist. Ein übersehener Dauerauftrag an den Kabelanbieter wird sonst unbemerkt in die Abrechnung gebucht.

CO2-Kosten nach dem Stufenmodell

Die Kosten des CO2-Preises für Heizöl und Erdgas sind seit 2023 zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen. Maßgeblich ist der spezifische CO2-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je schlechter der energetische Zustand, desto größer der Anteil des Vermieters, bis zu 95 Prozent. Für 2025 galt ein Festpreis von 55 € je Tonne, für 2026 ein Preiskorridor von 55 bis 65 €.

Die Heizkostenabrechnung muss den Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Die Einstufung und die Aufteilung für ein konkretes Objekt rechnet der CO2-Kostenrechner nach. Für Gas- und Ölheizungen, die nach dem 29.07.2026 neu eingebaut werden, gilt ab 2028 eine hälftige Teilung bestimmter Kosten. Für die Abrechnung 2025 spielt das noch keine Rolle.

Heizkosten: fernablesbare Zähler bis Ende 2026

Die Heizkostenverordnung verlangt seit Dezember 2021, dass neu installierte Verbrauchszähler fernablesbar sind. Ältere, nicht fernablesbare Heizkostenverteiler und Wärmezähler müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Sind fernablesbare Geräte eingebaut, müssen die Nutzer monatlich eine Verbrauchsinformation erhalten (§ 6a HeizkostenV).

Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Geräte oder die monatlichen Informationen, darf der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, sind es 15 Prozent. Prüfen Sie deshalb jetzt die Messdienstverträge: Welche Liegenschaften haben noch Geräte, die vor Ort abgelesen werden müssen? Ein Austausch im Dezember ist bei vielen Messdiensten nicht mehr zu bekommen.

Für Gebäude mit Wärmepumpe, in denen der Verbrauch der Nutzer bis Herbst 2024 noch nicht erfasst wurde, musste bis zum 30.09.2025 eine Erfassung eingebaut werden (§ 12 Abs. 3 HeizkostenV). Die verbrauchsabhängige Abrechnung gilt dann für den Abrechnungszeitraum, der nach dem Einbau beginnt. Wie sich Grund- und Verbrauchskosten verteilen, zeigt der Heizkostenrechner.

Belege elektronisch bereitstellen

Mieter haben ein Recht auf Einsicht in die Belege. Der Vermieter darf die Belege dafür elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Für Verwaltungen mit vielen Objekten ist das eine spürbare Entlastung: Statt Termine für die Einsicht im Büro zu vergeben, stellen Sie die Belege zur Abrechnung als Download bereit, etwa über ein Mieterportal. Achten Sie dabei auf den Datenschutz: Stellen Sie die Belege nur dem jeweiligen Mieter bereit, nicht allen Mietern gemeinsam. Die Einzelverbrauchswerte der anderen Wohnungen darf der Mieter allerdings einsehen, wenn er es verlangt, und solange der Vermieter eine berechtigte Belegeinsicht verweigert, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Hohe Nachzahlungen erklären

Treffen eine höhere Grundsteuer und gestiegene Heizkosten zusammen, fallen manche Nachzahlungen deutlich höher aus als im Vorjahr. Ein kurzes Begleitschreiben zur Abrechnung spart dann viele Anrufe. Bewährt hat sich ein Aufbau in drei Absätzen: was sich gegenüber dem Vorjahr geändert hat (mit den zwei oder drei größten Positionen und ihren Beträgen), woran das liegt (Grundsteuerreform, Energiepreise, CO2-Preis) und was als Nächstes passiert (neue Vorauszahlung ab welchem Monat, Möglichkeit der Ratenzahlung, Belegeinsicht).

Bieten Sie bei hohen Beträgen von sich aus eine Ratenzahlung an. Das senkt den Aufwand für Mahnungen und zeigt dem Mieter, dass die Verwaltung die Belastung ernst nimmt. Halten Sie die Vereinbarung in Textform fest und hinterlegen Sie die Raten als eigene Forderungen, damit der Bankabgleich sie erkennt.

Prüfliste für die Abrechnung 2025

Fazit

Die Abrechnung 2025 ist eine Übergangsabrechnung: neue Grundsteuer, keine Kabelgebühren, steigende CO2-Kosten und die letzte Frist für alte Zähler. Wer diese Punkte im Blick hat und die Vorauszahlungen gleich mit anpasst, vermeidet im nächsten Jahr die gleichen Nachzahlungsdiskussionen. Wie Verwaltio die Abrechnung aus gebuchten Belegen erstellt und jede Position nachweist, zeigt die Seite zur Betriebskostenabrechnung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.