Eigentümerversammlung vorbereiten und durchführen: Fristen, Beschlüsse, Protokoll

Die Eigentümerversammlung ist der Termin, an dem sich die Arbeit eines WEG-Verwalters im ganzen Jahr messen lassen muss. Hier werden Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung beschlossen, Maßnahmen vergeben und Konflikte ausgetragen. Fehler in Einladung oder Protokoll führen zu anfechtbaren Beschlüssen, die oft ein Jahr Arbeit kosten. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf mit Zeitplan und den rechtlichen Vorgaben nach dem Wohnungseigentumsgesetz.

Zeitplan: acht Wochen vor bis vier Wochen nach der Versammlung

Wer die Einladung vier statt drei Wochen vorher verschickt, hat Puffer für Postlaufzeiten und Nachfragen. Die gesetzliche Mindestfrist ist nicht der richtige Planungstermin.

Einberufung und Tagesordnung

Der Verwalter beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe des Zwecks eine Versammlung, muss er ebenfalls einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Die Tagesordnung ist der wichtigste Teil der Einladung. Nach § 23 Abs. 2 WEG ist ein Beschluss nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. „Verschiedenes“ trägt deshalb keinen Beschluss. Formulieren Sie jeden Punkt so, dass ein Eigentümer erkennt, worüber entschieden werden soll, und legen Sie die Beschlussvorlage gleich bei. Für die Jahresabrechnung gilt: Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 WEG über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse, nicht über das Zahlenwerk als Ganzes. Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen; viele Verwalter versenden ihn mit der Einladung.

Typische Tagesordnung einer ordentlichen Versammlung: Begrüßung und Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Bericht des Verwalters und des Beirats, Beschluss über die Nachschüsse und Anpassungen aus der Jahresabrechnung, Beschluss über den Wirtschaftsplan, Erhaltungsmaßnahmen mit Vergabe und Finanzierung, Anträge von Eigentümern. Ein Muster für den Wirtschaftsplan zeigt, wie Einnahmen, Ausgaben und Rücklagenzuführung gegliedert werden.

Präsenz, hybrid oder virtuell

Seit der WEG-Reform hat die Versammlung mehr Formen:

• Präsenzversammlung: der Regelfall.
• Hybride Versammlung: Die Eigentümer können beschließen, dass einzelne Eigentümer online teilnehmen und ihre Rechte elektronisch ausüben (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Dafür reicht die einfache Mehrheit.
• Virtuelle Versammlung: ganz ohne Versammlungsort. Sie braucht einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen und gilt höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung. Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG).

Für hybride und virtuelle Versammlungen braucht die Einladung die Zugangsdaten und einen Hinweis, wie abgestimmt wird. Prüfen Sie vorher, dass Stimmabgabe und Identität der Teilnehmer nachvollziehbar dokumentiert werden. Wie Verwaltio Einladung, Teilnahme, Abstimmung und Protokoll in einem Ablauf führt, zeigt die Seite zur Eigentümerversammlung.

Durchführung: Vorsitz, Stimmrecht, Vollmachten

Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Ein Quorum gibt es nicht mehr: Jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig, und es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen werden nicht mitgezählt.

Nach dem Gesetz hat jeder Eigentümer eine Stimme, gleich wie viele Einheiten er hat (Kopfprinzip, § 25 Abs. 2 WEG). Viele Gemeinschaftsordnungen sehen stattdessen das Wertprinzip nach Miteigentumsanteilen oder das Objektprinzip vor. Prüfen Sie das vor jeder Versammlung und rechnen Sie die Stimmen danach aus. Mehreren gemeinsamen Eigentümern einer Einheit steht die Stimme nur einheitlich zu.

Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Ein Eigentümer ist nicht stimmberechtigt, wenn es um ein Rechtsgeschäft mit ihm oder einen Rechtsstreit gegen ihn geht (§ 25 Abs. 4 WEG). Notieren Sie Stimmverbote im Protokoll beim jeweiligen Beschluss.

Nach jeder Abstimmung verkündet der Vorsitzende das Ergebnis: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und ob der Antrag angenommen wurde. Erst mit der Verkündung ist der Beschluss zustande gekommen. Bei knappen Ergebnissen lohnt es sich, die Stimmen namentlich festzuhalten, damit eine spätere Prüfung des Stimmrechts möglich bleibt.

Leitung bei Streit und langen Debatten

Viele Versammlungen scheitern nicht am Recht, sondern an der Zeit. Ein Tagesordnungspunkt mit Grundsatzstreit kann den Abend füllen, und die wichtigen Beschlüsse zum Wirtschaftsplan fallen dann um 23 Uhr vor halbleerem Saal. Drei Mittel helfen dem Vorsitzenden:

Erstens die Reihenfolge: Stellen Sie die Beschlüsse, die die Gemeinschaft handlungsfähig halten, nach vorn, also Nachschüsse aus der Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und dringende Erhaltung. Anträge einzelner Eigentümer folgen danach. Zweitens Redezeiten: Die Versammlung kann zu Beginn beschließen, die Redezeit je Wortmeldung zu begrenzen. Das wirkt neutraler als ein spontaner Abbruch durch den Vorsitzenden. Drittens die Vorbereitung strittiger Punkte: Wer einen Konflikt kommen sieht, klärt Fakten vorher mit Beirat und Antragsteller und legt Angebote oder Gutachten der Einladung bei. Diskutiert wird dann über Optionen, nicht über Gerüchte.

Halten Sie sich als Vorsitzender mit eigenen Meinungen zurück und protokollieren Sie Abstimmungsergebnisse sofort. Wenn die Stimmung kippt, ist eine kurze Unterbrechung oft wirksamer als jedes Argument.

Niederschrift und Beschluss-Sammlung

Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie wird vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und, falls vorhanden, vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder seinem Vertreter unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG).

Davon zu trennen ist die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Sie enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, der schriftlichen Beschlüsse und der Urteilsformeln aus Beschlussklagen. Die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren, Anfechtungen und Aufhebungen sind zu vermerken, alles unverzüglich und mit Datum. Jeder Eigentümer und jeder von ihm Ermächtigte, etwa ein Kaufinteressent, darf Einsicht nehmen. Eine Vorlage mit allen Pflichtangaben bietet die Muster-Beschlusssammlung.

Ein Grund mehr für die schnelle Nachbereitung: Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben (§ 45 WEG). Erhalten die Eigentümer das Protokoll erst nach drei Wochen, bleibt ihnen kaum Zeit für eine Prüfung, und das Verhältnis zur Verwaltung leidet.

Beschlüsse zwischen zwei Versammlungen

Nicht jede Entscheidung kann bis zur nächsten Versammlung warten. Für eilige Fälle gibt es den schriftlichen Beschluss nach § 23 Abs. 3 WEG. Er setzt grundsätzlich voraus, dass alle Eigentümer in Textform zustimmen. Die Versammlung kann aber beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Das ist sinnvoll, wenn absehbar ist, dass nach einem Angebotsvergleich noch eine Vergabe nötig wird. Ein Muster für den Umlaufbeschluss enthält die nötigen Angaben.

Typische Fehler

1. Unbestimmte Tagesordnung: „Sanierung“ statt „Erneuerung der Dacheindeckung, Vergabe und Finanzierung über Sonderumlage“.
2. Falsches Stimmprinzip: Kopfprinzip angewandt, obwohl die Gemeinschaftsordnung nach Miteigentumsanteilen abstimmen lässt.
3. Vollmacht nur mündlich: Ohne Textform ist sie unwirksam.
4. Ergebnis nicht verkündet: Ohne Verkündung kein Beschluss.
5. Protokoll zu spät: Die Anfechtungsfrist läuft ab der Versammlung, nicht ab dem Versand der Niederschrift.

Fazit

Eine gute Eigentümerversammlung entsteht vier bis acht Wochen vorher: mit fertigen Zahlen, bestimmten Beschlussvorlagen und einer Einladung, die keine Fragen offen lässt. Danach entscheidet die Geschwindigkeit der Nachbereitung, ob Beschlüsse Bestand haben und ob die Eigentümer der Verwaltung vertrauen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall; maßgeblich sind immer auch Gemeinschaftsordnung und Verwaltervertrag.