Den Wirtschaftsplan aufstellen

Der Wirtschaftsplan ist die Schätzung der Kosten für das kommende Jahr, und aus ihm folgt das Hausgeld. Er ist damit die Zahl, über die jede Gemeinschaft im Frühjahr abstimmt, und die einzige Grundlage, auf der Vorschüsse verlangt werden können.

Wo er liegt

Im Objektmenü unter Planung steht Wirtschaftsplan. Oben links wechselst du zwischen den Jahrgängen, rechts stehen PDF, Neuer Plan und Anzeigen.

Die vier Kennzahlen

• Bewirtschaftung: die geschätzten laufenden Kosten des Jahres.
• Rücklage: die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, daneben der Monatsbetrag.
• Gesamt / Jahr: die Summe aus beidem.
• Hausgeld / Mt.: was die Gemeinschaft daraus monatlich aufbringt, und auf wie viele Einheiten es sich verteilt.

Die Trennung von Bewirtschaftung und Rücklage ist keine Darstellungsfrage. Die Rücklage ist zweckgebunden und darf nicht für laufende Kosten verbraucht werden; deshalb läuft sie über ein eigenes Konto und wird getrennt ausgewiesen.

Die Kostenpositionen

Darunter steht jede Position des Kontenrahmens mit Kategorie, Bezeichnung, Verteilung, der Umlagefähigkeit, dem Jahresbetrag und dem Anteil an der Gesamtsumme.

Die Anteilsspalte ist das beste Werkzeug beim Aufstellen: sie zeigt, welche drei oder vier Positionen den Plan tragen, und wo eine Schätzung wirklich etwas ändert.

Wie eine Position verteilt wird

Jede Position trägt genau eine Verteilung. Das Feld Verteilung in der Zeile bietet dafür drei Gruppen an:

• Die Umlageschlüssel des Objekts stehen oben. Das ist die Liste, die du unter Objekt, Einstellungen, Umlageschlüssel pflegst, mit der Bezeichnung und der Bezugsgröße, die du dort vergeben hast.
• Beträge je Einheit öffnet eine Eingabe mit einer Zeile pro Einheit. Der Fall dafür: du übernimmst einen bestehenden Wirtschaftsplan, in dem etwa die Heizkosten bereits je Eigentümer stehen, so wie der Messdienst sie berechnet hat. Sie folgen keinem Schlüssel dieses Hauses, und in einen gepresst ergäben sie andere Zahlen als das Papier, über das beschlossen wurde. Die Summe der Beträge ist der Betrag der Position; ein Klick auf den Betrag öffnet die Eingabe später wieder.
• Nicht umlegen (nur Gesamtplan) lässt den Betrag im Gesamtplan stehen, gibt aber keiner Einheit einen Anteil: das Hausgeld enthält ihn nicht, der Einzelplan zeigt die Zeile mit 0,00 und dem Vermerk Nicht umgelegt. Der Fall dafür sind Kosten, die je Einheit gesondert abgerechnet werden, etwa Müllgebühren, die der Entsorger direkt mit jeder Wohnung abrechnet. Die Wahl gilt auch für die Jahresabrechnung desselben Jahres; dort lässt sie sich je Position wieder aufheben.
• Ohne Objektbezug sind die vier Standardmaße MEA, Quadratmeter, pro Einheit und nach Verbrauch. Sie greifen auf die Stammdaten der Einheiten zu und brauchen keinen gepflegten Schlüssel. Nach Verbrauch braucht Zählerwerte; liegen im Plan keine vor, verteilt Verwaltio die Position nach Quadratmetern. Für Heizkosten, die der Messdienst bereits je Wohnung abgerechnet hat, sind deshalb die Beträge je Einheit der passende Weg.

Feste Beträge brauchen mindestens eine Einheit mit einem Betrag, denn ihre Summe wird der Betrag der Position. Wer überall 0 einträgt, will die Position auf niemanden verteilen; dafür ist Nicht umlegen (nur Gesamtplan) da, und der Dialog bietet den Wechsel direkt an.

Eine Position mit festen Beträgen bleibt beim Stapel-Aufschlag unangetastet: ein Prozentsatz darüber würde ihre Aufteilung zerreißen. Willst du sie doch wieder nach einem Schlüssel verteilen, öffne die Beträge und wähle unten Wieder nach Schlüssel verteilen.

Heizkosten im Verhältnis der letzten Abrechnung

Der übliche Fall: im Plan sollen 8.500 € Heizkosten stehen, und die Eigentümer sollen sie im Verhältnis ihres Verbrauchs aus der letzten Heizkostenabrechnung tragen, nicht nach Miteigentumsanteilen. Zwei Wege führen dahin.

• Ein Umlageschlüssel mit den Beträgen der Abrechnung. Unter Objekt, Einstellungen, Umlageschlüssel gibt es ext. berechn. Heizkosten; öffne ihn, schalte Werte als Betrag ein und trage je Einheit den Betrag aus der Abrechnung des Messdienstes ein. Im Wirtschaftsplan wählst du diesen Schlüssel als Verteilung der Position und trägst als Betrag die gewünschte Summe ein, etwa die aufgerundeten 8.500 €. Verwaltio verteilt sie im Verhältnis der hinterlegten Beträge. Die Werte bleiben gespeichert und tragen auch den Plan des nächsten Jahres, bis die neue Abrechnung sie ersetzt.
• Beträge je Einheit mit Zielsumme. Trage in Beträge je Einheit die Beträge der Abrechnung ein und gib darunter bei Auf Zielsumme anpassen die 8.500 € ein. Die Einheiten behalten ihr Verhältnis, die Summe wird cent-genau getroffen. Das ist der schnelle Weg für ein einzelnes Jahr; der Umlageschlüssel ist der Weg, wenn dieselben Verhältnisse jedes Jahr wieder gelten sollen.

Glatte Beträge

Der Plan rechnet den Vorschuss je Einheit centgenau aus den Positionen, etwa 381,31 €. Sollen die Eigentümer glatte Beträge überweisen, setzt du den Vorschuss je Einheit selbst: Einheiten im Objektmenü, Einheit öffnen, WEG & Umlage, dort Hausgeld und Rücklage eintragen. Der Plan übernimmt den Wert als manuellen Vorschuss und behält ihn auch beim nächsten Hausgeld berechnen. Was schon fällig oder bezahlt ist, bleibt unverändert; künftige Monate folgen dem neuen Betrag. Eine Rundungsregel für den ganzen Plan gibt es bisher nur beim Übernehmen der Vorschüsse aus der Jahresabrechnung (centgenau, volle Euro, 5 oder 10 Euro).

Wie du schätzt

Die brauchbarste Grundlage ist die Jahresabrechnung des Vorjahres, ergänzt um das, was du weißt: eine angekündigte Preiserhöhung des Versorgers, ein neuer Wartungsvertrag, eine wegfallende Einmalleistung. Über Neuer Plan legst du den nächsten Jahrgang an und übernimmst die Positionen als Ausgangspunkt.

Die Rücklagenzuführung

Ihre Höhe ist eine Entscheidung der Gemeinschaft, keine Rechenaufgabe. Als Anhalt dient die Peters'sche Formel, die Verwaltio unter Instandhaltung anbietet. Zu niedrig angesetzt, steht bei der ersten großen Maßnahme eine Sonderumlage im Raum.

Verteilt wird die Zuführung nach dem Umlageschlüssel, den das Konto 030000 Zuführung Erhaltungsrücklage im Kontenrahmen des Objekts trägt. Ist dort keiner hinterlegt, gilt der Miteigentumsanteil. Stellst du den Schlüssel am Konto um, rechnet Verwaltio einen Plan im Entwurf sofort neu; ein beschlossener Plan bleibt, wie er beschlossen wurde.

Plane lieber etwas zu hoch als zu niedrig. Ein Überschuss erscheint in der Jahresabrechnung als Guthaben und wird verrechnet; eine Unterdeckung führt zu Nachzahlungen bei allen Eigentümern gleichzeitig, und die kommen selten gut an.

Wie es weitergeht

• Den Wirtschaftsplan beschließen macht ihn verbindlich.
• Hausgeld festsetzen verteilt ihn auf die Einheiten.
• Die Erhaltungsrücklage für die Zuführung.