Der WEG-Kontenrahmen

Eine Eigentümergemeinschaft bilanziert nicht. Sie führt eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung und muss dabei Bewirtschaftung und Erhaltungsrücklage sauber trennen. Dafür gibt es einen eigenen Kontenrahmen.

Wo er liegt

Im Objektmenü unter Einstellungen steht Kontenrahmen. Die Konten sind nach Aktiv, Transit, Passiv, Ausgaben und Einnahmen gruppiert.

Je Konto stehen Nummer, Bezeichnung, Typ und die aktuelle Umlage, also der Schlüssel, nach dem das Konto in der Abrechnung verteilt wird.

Warum ein eigener Rahmen

SKR03 und SKR04 sind für Gewerbebetriebe gebaut. Eine WEG braucht stattdessen Konten, die es dort nicht gibt: getrennte Bankkonten für Bewirtschaftung und Rücklage, Hausgeld-Forderungen je Eigentümer, die Erhaltungsrücklage als Passivposten, Durchlaufposten. Der WEG-Rahmen bringt diese Struktur mit.

Die wichtigen Gruppen

• Aktiv: Bewirtschaftungskonto, Bank-Rücklagenkonto, Kasse, Vorsteuererstattungen.
• Transit: Geldtransit und Zahlungsverkehr, die Zwischenstationen zwischen zwei eigenen Konten.
• Passiv: Erhaltungsrücklage, Sonderrücklage, Darlehen, Durchlaufposten.
• Debitoren: je Eigentümer ein Personenkonto für die Hausgeld-Forderungen.
• Kreditoren: je Lieferant ein Konto für die Verbindlichkeiten.

Die Umlage am Konto

Der Schlüssel steht am Konto, nicht in der Abrechnung. Das ist der Grund, warum eine neue Abrechnung im Regelfall ohne Handarbeit richtig verteilt: sie liest die Kontierung und weiß damit, was wohin geht. Im Abrechnungslauf lässt sich der Schlüssel für diesen einen Jahrgang übersteuern.

Erträge in der Einzelabrechnung

Ein Ertragskonto hat beim Bearbeiten den Abschnitt Einzelabrechnung · Eigentümer. Ohne Schlüssel steht der Ertrag nur in der Gesamtabrechnung. Mit Schlüssel mindert er in der Einzelabrechnung die Kosten der Eigentümer, etwa die Miete für eine Werbefläche oder Zinsen auf dem WEG-Konto. Die Spalte aktuelle Umlage zeigt das als mindert Kosten mit dem Schlüssel.

Dasselbe gilt für 029100 Entnahme aus Erhaltungsrücklage. Wurden Rechnungen aus der Rücklage bezahlt und stehen sie auf einem verteilten Kostenkonto, etwa 053000 Instandhaltung, bekommt 029100 denselben Schlüssel wie diese Kosten. Dann steht die Entnahme als Gutschrift daneben, und die Eigentümer zahlen die Rechnung nicht ein zweites Mal über die Abrechnung. Umwidmungen in eine andere Rücklage zählen dabei nicht mit, sie bezahlen keine Rechnung. Keinen solchen Abschnitt haben Hausgeld-Vorschüsse, Sonderumlagen und das Abrechnungsergebnis des Vorjahres (060100 bis 060400), die die Abrechnung über das Soll der Eigentümer abrechnet, und die Zinsen auf dem Rücklagenkonto (028101), die der Rücklage gehören.

Die Umsatzsteuer am Konto

Das Feld Umsatzsteuer-Option beim Bearbeiten eines Kontos ist eine Vorgabe beim Buchen: voller USt.-Satz (19 %), ermäßigter Satz (7 %) oder steuerfrei. Verteilst du einen Bankumsatz auf dieses Konto, ist der Steuersatz damit vorbelegt, und Vorkontierungs-Regeln übernehmen ihn. Für eine Gemeinschaft, die zur Umsatzsteuer optiert hat, ist das der einfachste Weg, dass die Kosten ihre Steuer tragen: Trinkwasser ermäßigt, Strom und Verwaltervergütung voll.

Versicherungsbeiträge sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 10 UStG), die Grundsteuer ist eine Abgabe. Stellst du dort voll ein, weist Verwaltio unter dem Feld darauf hin und wendet die Vorgabe beim Buchen nicht an. Die 19 % auf der Beitragsrechnung sind Versicherungsteuer, und die ist keine Vorsteuer.

Ein Konto ergänzen

Der Knopf Konto oben rechts nimmt eine fehlende Kostenart auf. Steuer-Vorgabe, Verteilung und Buchungstexte trägst du gleich beim Anlegen ein, sie bleiben am neuen Konto stehen. Der Schalter Inaktive blendet Konten ein, die abgeschaltet wurden; sie bleiben in den Auswertungen der Vorjahre sichtbar, wo sie hingehören.

Die Kontonummern eines Objekts gelten nur in diesem Objekt. Ein Konto aus einer anderen WEG zu übernehmen geht schief, auch wenn die Nummer dort existiert, denn sie kann eine andere Kostenart meinen.

Wie es weitergeht

• Der Kontenplan zeigt dieselben Konten mit ihren Salden.
• Umlageschlüssel in der WEG für die Verteilung.
• Die Erhaltungsrücklage erklärt die Trennung der Töpfe.