Jahresabrechnung: versenden

Eine beschlossene Abrechnung muss bei jedem Eigentümer ankommen, und zwar vollständig: nicht nur seine Einzelabrechnung, sondern auch die Unterlagen, auf die sie sich stützt.

Die Dokumente

Oben stehen die Bestandteile, jeweils mit einem Knopf für das PDF:

• Gesamtabrechnung: alle Kosten des Wirtschaftsjahres mit ihrem Verteilerschlüssel, aggregiert (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Einnahmen- und Ausgabenrechnung: alle Geldbewegungen nach Zufluss und Abfluss, die Gegenprobe zur Gesamtabrechnung.
• Übersicht der Abrechnungsergebnisse: alle Einheiten nebeneinander, getrennt nach Kostentragung und Erhaltungsrücklage. Auf diese Übersicht kann der Beschluss über die Nachschüsse Bezug nehmen.
• Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG.
• § 35a-Bescheinigungen je Einheit.
• Komplettes Paket: alles in einer Datei, in der Reihenfolge, in der es der Eigentümer bekommt.

Die Liste je Eigentümer

Darunter steht eine Zeile je Einheit mit Eigentümer, Soll-Hausgeld, Kostenanteil, Heizkosten, Rücklage, der Spitze und dem Versandstand. Rechts führen Anschreiben, Zahlungen und PDF weiter.

Über der Liste wählst du den Weg (per E-Mail oder als Brief), lädst alle PDFs oder das Bundle-PDF, rechnest neu oder versendest. Guthaben auszahlen erzeugt die Überweisungen an die Eigentümer mit Guthaben.

Zwei Wege, ein Protokoll

Ob per E-Mail oder Brief: die Zustellung wird protokolliert. Das Protokoll ist der Nachweis dafür, dass die Abrechnung zugegangen ist, und es ist der Ausgangspunkt jeder Frist, die daran hängt.

Verschick das komplette Paket, nicht nur die Einzelabrechnung. Wer nur seinen eigenen Anteil bekommt, kann nicht prüfen, ob die Gesamtkosten stimmen, und genau das ist sein Recht. Die Rückfrage kommt sonst zwei Wochen später einzeln von jedem.

Wie es weitergeht

• Der Vermögensbericht ist einer der Bestandteile.
• Die § 35a-Bescheinigung ebenso.
• Jahresabrechnung: prüfen und beschließen geht voraus.