Jahresabrechnung: Sonderregelungen

Die meisten Kosten verteilt die Abrechnung stur nach dem Schlüssel am Konto. Einige Stellen tun das nicht, und jede hat ihren eigenen Grund. Der Abschnitt Sonderregelungen sammelt genau diese Abweichungen.

Wo sie stehen

Im Abrechnungslauf führt die Rail zu Sonderregelungen. Jede Zeile nennt rechts ihren Zustand, etwa objektweit, nicht erfasst oder AKTIV mit dem Betrag.

Umsatzsteuer auf der Einzelabrechnung

Diese Zeile steht nur, wenn die Gemeinschaft zur Umsatzsteuer optiert hat (§ 9 UStG). Dafür braucht es zwei Haken: an der Gemeinschaft unter Objekt bearbeiten, WEG-Daten, Zur Umsatzsteuer optiert, und am Eigentumsverhältnis jedes Eigentümers, der sein Sondereigentum steuerpflichtig nutzt, Umsatzsteuer-Option (§ 9 UStG). Nur dieser Eigentümer bekommt die enthaltene Steuer auf seiner Einzelabrechnung ausgewiesen, damit er sie als Vorsteuer geltend machen kann.

Die Chips oben wählen die Darstellung auf dem Blatt: Bruttobeträge mit Steuersumme, Netto und Steuer je Position oder eine Netto-Spalte mit der Steuer am Ende. Bei „Netto und Steuer je Position“ steht unter jeder Kostenart mit Steuer eine Zeile wie „darin 19 % USt (netto 7.511,42 EUR)“, rechts der Steuerbetrag. Die Abrechnungsspitze bleibt immer brutto.

Unter der Kostentabelle fasst ein Block die Steuer zusammen: Anteil an den Kosten brutto, darin enthaltene Umsatzsteuer, Anteil netto. Gibt es Gutschriften ohne Steuer, etwa die Entnahme aus der Rücklage, folgen sie darunter, zusammen mit dem Anteil nach Gutschriften. Die Steuer bezieht sich damit immer auf die Kosten, in denen sie steckt, und nicht auf den Betrag nach der Gutschrift.

Ausgewiesen wird nur die Steuer, die an den gebuchten Kosten steht. Darunter listet Verwaltio deshalb die Kosten ohne Steuerangabe je Konto. Kosten, die direkt aus dem Bankumsatz auf ein Konto gebucht wurden, trägst du hier gesammelt nach: Satz wählen, Nachtragen, Rückfrage bestätigen. Jede betroffene Buchung wird storniert und mit dem Satz neu gebucht. Vorbelegt ist der Satz aus der Umsatzsteuer-Vorgabe des Kontos. Kosten aus einem Beleg korrigierst du am Beleg selbst.

Steht Steuer auf einem Versicherungs- oder Grundsteuerkonto, meldet der Abschnitt das ebenfalls: das ist fast immer die Versicherungsteuer von der Beitragsrechnung und keine Vorsteuer. Beide Meldungen stehen auch in der Prüfung vor dem Beschluss, als Warnung. Ist die Abrechnung beschlossen, lässt sich nichts mehr nachtragen.

Heizprofil und Warmwasseranteil

Brennstoff und Heizwert des Objekts. Mit einer gewählten Warmwasser-Methode und Warmwasserzählern trennt die Abrechnung Heizung und Warmwasser in zwei Töpfe (§ 9 Abs. 2 HeizkostenV). Ohne Methode bleibt es bei einem Topf.

In diesem einen Topf zählen nur Zähler mit derselben Einheit: die Wärmezähler in kWh, oder die Warmwasserzähler in m³, wenn nur sie messen. Kilowattstunden und Kubikmeter lassen sich nicht zusammenzählen. Führt das Haus beide Zählerarten, verteilt Verwaltio nach den Zählern, die die meisten Wohnungen messen, bei Gleichstand nach den Wärmezählern. Die Prüfung vor dem Beschluss nennt die Zähler, die außen vor bleiben. Willst du beide berücksichtigen, wähl im Heizprofil eine Warmwasser-Methode. Die Einzelabrechnung druckt den Verbrauch der Einheit in der Einheit, nach der verteilt wurde.

CO₂-Kosten

Eigentümer sind keine Mieter. Die Hausgeldabrechnung teilt die CO₂-Kosten deshalb nicht auf; sie weist Kennzahl, Stufe und Vermieteranteil nur aus. Diesen Anteil braucht ein vermietender Eigentümer, weil er ihn nach dem CO2KostAufG nicht auf seinen Mieter umlegen darf.

Heizkosten nach HeizkostenV

Mindestens 50 Prozent nach Verbrauch (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Die Verteilung entsteht hier und nicht in der Kostenaufstellung; dort stehen die Heizkonten deshalb ohne Anteil. Wer die Heizkosten in der Kostenliste sucht und nicht findet, sucht an der falschen Stelle.

Beträge aus der Abrechnung des Messdienstes

Lässt du die Heizkostenabrechnung extern erstellen, liegt dort bereits ein fertiger Betrag je Wohnung. Klapp dazu Heizkosten nach HeizkostenV auf: darunter steht Heizkosten je Einheit mit einem Eurofeld pro Einheit. Trag die Beträge ein, wie sie der Messdienst ausweist, und speichere.

Die gebuchten Heizkosten werden danach im Verhältnis dieser Beträge verteilt. Die Aufteilung 70/30 entfällt dabei, weil der Messdienst sie bereits vorgenommen hat; eine zweite Rechnung darüber würde das Ergebnis verfälschen. Der Stichtag ist automatisch der 1. Januar des Wirtschaftsjahres, das oben gewählt ist.

Dieselben Beträge lassen sich auch unter Objekt, Einstellungen, Umlageschlüssel am Schlüssel ext. berechn. Heizkosten pflegen, mit dem Schalter Werte sind Eurobeträge aus der externen Abrechnung. Dort ist das Feld Werte gelten ab allerdings auf heute vorbelegt: für die Abrechnung eines vergangenen Jahres musst du den 1. Januar dieses Jahres setzen, sonst greifen die Beträge nicht. Über die Sonderregelungen passiert das von selbst.

Brennstoffbestand

Die HeizkostenV rechnet den Verbrauch ab, nicht den Einkauf. Der Restbestand am 31.12. wird abgegrenzt und im Folgejahr verbraucht. Ohne diese Abgrenzung trägt ein Jahr mit großer Öllieferung Kosten, die erst im nächsten anfallen.

Zuführung zur Erhaltungsrücklage

Eine Vermögensumschichtung, kein Bewirtschaftungsaufwand (§ 28 Abs. 3 WEG). Sie steht deshalb nicht in der Kostenaufstellung, sondern als eigener Block in der Einzelabrechnung. Das ist einer der häufigsten Fehler in fremden Abrechnungen.

Getrennte Abrechnung je Untergemeinschaft

Mehrgliedrige Gemeinschaften rechnen je Bauteil ab: Gemeinschaftskosten laufen anteilig in jede Untergemeinschaft, bauteil-eigene Kosten nur in ihre.

Geh diesen Abschnitt einmal von oben nach unten durch, auch wenn alles auf „nicht erfasst" steht. Jede Zeile beschreibt in zwei Sätzen, was sie täte, und das ist die kürzeste Prüfliste für die Frage, ob die Abrechnung vollständig ist.

Wie es weitergeht

• Jahresabrechnung: die Einzelabrechnung zeigt die Wirkung.
• Heizkosten nach HeizkostenV für die Mieterseite.
• Untergemeinschaften für die getrennte Abrechnung.