Wohnungsübergabe und Protokoll

Das Übergabeprotokoll ist das wichtigste Dokument eines Mietverhältnisses, und zwar rückblickend: bei jedem Streit über Schäden, Schönheitsreparaturen und Kautionsabzüge ist es die Grundlage. Ohne Protokoll gilt die Wohnung als mangelfrei übergeben.

Die Übersicht

Die Protokolle liegen unter Dokumente. Am schnellsten findest du sie über die globale Suche: tippe „Übergabeprotokoll", der Treffer steht in der Gruppe Generatoren.

Die Liste führt je Protokoll den Namen, den Mieter, das Objekt, den Status, den Fortschritt und wann zuletzt bearbeitet wurde. Ein Protokoll ist also kein Dokument, das in einem Zug entsteht, sondern eines, an dem man vor Ort weiterarbeitet.

Die acht Schritte

Neues Übergabeprotokoll öffnet den Assistenten mit der Schrittleiste links.

• Objekt und Mieter: wer übergibt an wen.
• Parteien: wer außerdem anwesend ist.
• Übergabe: Einzug oder Auszug, Datum, Uhrzeit.
• Räume: Zustand je Raum, Böden, Wände, Fenster.
• Zähler: die Stände am Übergabetag.
• Schlüssel: welche und wie viele.
• Mängel: was auffällt, mit Foto.
• Unterschriften: beide Seiten, direkt auf dem Gerät.

Rechts läuft die Vorschau mit, sobald ein Objekt gewählt ist.

Die Zählerstände

Der Schritt Zähler ist der, der später am meisten wert ist. Die Stände vom Übergabetag sind die Grenze zwischen zwei Abrechnungen, und sie lassen sich nachträglich nicht rekonstruieren.

Sie kommen und gehen von selbst. Die Zähler der Einheit stehen mit Nummer, Standort und letztem Stand schon im Protokoll, du trägst nur den heutigen Wert ein. Und beim Abschließen wandert er zurück ins Zählermanagement der Einheit, als Ablesung mit Datum und Anlass. Für die Betriebskostenabrechnung musst du ihn also nicht ein zweites Mal erfassen.

Zwei Dinge macht Verwaltio dabei bewusst nicht von allein: Ein Stand, der gegenüber der letzten Ablesung rückwärts läuft oder ungewöhnlich springt, wird nicht gebucht, sondern nach dem Erstellen mit Begründung angezeigt. Bei einem Zählertausch ist ein kleinerer Stand ja richtig. Und ein Zähler, den es in der Einheit noch nicht gibt, wird gemeldet, nicht angelegt.

Unterschreiben vor Ort

Das Protokoll wird am Ende der Übergabe unterschrieben, nicht nachgereicht. Ein Protokoll ohne Unterschrift des Mieters beweist nichts, und ein per Mail nachgeschicktes wird selten unterschrieben.

Fotografier auch, was in Ordnung ist. Ein Protokoll mit fünf Mängelfotos und nichts sonst sagt beim Auszug nur, dass diese fünf Stellen damals kaputt waren. Eine vollständige Bildstrecke sagt, wie die Wohnung aussah.

Wie es weitergeht

• Schlüsselübergabe für den Schlüsselteil.
• Zähler anlegen und ablesen für die Stände.
• Die Kaution für die Abrechnung nach dem Auszug.