Portal-Zugänge verwalten

Das Portal nützt nur, wenn jemand es benutzt. Die Zugangsliste beantwortet zwei Fragen auf einmal: wer könnte hinein, und wer wurde schon eingeladen.

Die Liste

Öffne Einstellungen → Portal → Zugänge. Oben rechts steht die Portal-Adresse mit einem Knopf zum Kopieren.

Je Zeile: Name, Rolle als Mieter oder Eigentümer, E-Mail-Adresse, Objekt und der Stand. „Nicht eingeladen" heißt: die Person hat Anspruch auf einen Zugang, aber noch keine Einladung bekommen.

Einladen

Die Kästchen links wählen aus, einzeln oder alle auf einmal. Danach geht die Einladung raus, mit einem Link zum Setzen des Passworts. Bei zweihundert Zugängen ist die Sammeleinladung der einzige praktikable Weg, aber sie will vorbereitet sein.

Vorher prüfen

Die E-Mail-Adressen. Eine Einladung an eine falsche Adresse ist ein Datenschutzvorfall, denn der Empfänger sähe fremde Mietdaten. Der Filter zeigt Zugänge ohne Adresse.

Die Zuordnung. Ein Kontakt ohne aktuelles Miet- oder Eigentumsverhältnis sollte keinen Zugang bekommen. Ausgezogene Mieter verlieren ihn automatisch, wenn das Mietverhältnis ein Enddatum hat.

Was danach passiert

Der Eingeladene setzt sein Passwort und sieht die Daten, die zu seiner Rolle gehören. Wer mehrere Einheiten hat, sieht alle. Wer Mieter und Eigentümer zugleich ist, kann umschalten.

Lade in Wellen ein, ein Haus nach dem anderen. Nach jeder Einladung kommen Rückfragen, und zweihundert davon an einem Tag beantwortet niemand.

Wie es weitergeht

• Ins Portal einladen beschreibt den Weg aus dem Kontakt heraus.
• Portal-Branding vor der ersten Einladung.
• Was Mieter im Portal sehen für die Erwartung.