Was Mieter im Portal sehen

Wer entscheidet, ob ein Portal eingeführt wird, sollte es einmal als Mieter gesehen haben. Diese Ansicht beantwortet die Fragen, die sonst per Telefon kommen: Ist meine Miete angekommen, was habe ich unterschrieben, und wie melde ich einen Schaden?

Die Übersicht

Oben die Begrüßung mit Haus und Wohnung. Steht etwas an, folgt ein Hinweis: eine neue Abrechnung, eine Antwort auf eine Anfrage oder eine überfällige Miete. Vier Schnellzugriffe führen zu Schaden melden, Frage stellen, Mietkonto und Dokumente.

Die Karte Ihre Miete nennt die Monatsmiete mit allen Bestandteilen, also Kaltmiete, Betriebskosten- und Heizkosten-Vorauszahlung, und ob die letzte Miete angekommen ist. Daneben stehen die Daten der Wohnung und die Kontaktdaten deiner Verwaltung, mit Notfallnummer, wenn du eine hinterlegt hast.

Zahlungen

Das Mietkonto kommt direkt aus dem Personenkonto des Mietverhältnisses in deiner Buchhaltung. Oben stehen Kontostand, nächste Fälligkeit und letzte Zahlung, darunter jeder Monat mit Betrag und Stand: bezahlt mit Datum des Eingangs, fällig am, oder überfällig. Ein zweiter Reiter listet die Zahlungseingänge.

Eine Zahlung erscheint, sobald du sie verbucht hast. Führst du die Buchhaltung nicht tagesaktuell, schaltest du den Bereich unter Einstellungen → Portal → Branding beim Mieter-Portal aus.

Abrechnungen

Jede Betriebskostenabrechnung mit ihrem Ergebnis: ein Guthaben in Grün, eine Nachzahlung in Schwarz, dazu Kosten, Vorauszahlungen, Zustelldatum und Einwendungsfrist. Öffnet der Mieter eine noch nicht zugestellte Abrechnung zum ersten Mal, gilt der Abruf als Zugang, und die Einwendungsfrist beginnt.

Anfragen

Der Mieter wählt Schaden melden oder Frage stellen, tippt Bereich und Dringlichkeit an, beschreibt das Anliegen und hängt Fotos an. Wählt er Notfall, zeigt das Portal deine Notfallnummer. Was hier eingeht, landet bei dir unter Tickets als Mieteranfrage. Deine Antwort erscheint beim Mieter im Verlauf der Anfrage und als Hinweis auf seiner Übersicht.

Was ein Mieter sonst noch sieht

Dokumente: seinen Mietvertrag und alles, was du freigegeben hast, mit Suche, Kategorien und einer Markierung für Neues. Am Computer öffnet ein Dokument direkt im Portal. Belegprüfung, wenn du ihn zur Einsicht in die Belege eingeladen hast. Einstellungen für Passwort, Telefon und die E-Mail-Adresse, unter der du ihn erreichst.

Was er nicht sieht: andere Mieter, Unterlagen anderer Wohnungen, deine Kosten, die Buchhaltung des Hauses.

Leg vor der ersten Einladung den Mietvertrag in die Dokumente. Ein Portal, das beim ersten Anmelden leer ist, wird kein zweites Mal geöffnet.

Wie es weitergeht

• Portal-Zugänge verwalten für die Einladung.
• Was Eigentümer im Portal sehen für die andere Rolle.
• Mieteranfragen bearbeiten für die eingehenden Meldungen.
• Ein Dokument im Portal freigeben bestimmt, was unter Dokumente auftaucht.