Ins Portal einladen
In diesem Artikel erfährst du, wie du Mieter und Eigentümer ins Portal einlädst und wie sie ihren Zugang erhalten.
Über das Portal geben Mieter und Eigentümer ihre Anliegen selbst ein, sehen ihre Dokumente und Abrechnungen und erreichen dich ohne Telefon und Papier. Bevor jemand das nutzen kann, lädst du ihn ein. Jeder Kontakt bekommt genau einen Zugang, über den er je nach Rolle die für ihn passenden Inhalte sieht.
Wo du startest
Die Zugänge verwaltest du unter Einstellungen, Gruppe Portal, Eintrag Zugänge. Die Ansicht listet Mieter und Eigentümer gemeinsam auf, jeweils mit E-Mail, zugehörigem Objekt und einem Status. Solange noch niemand eingeladen wurde, steht überall Nicht eingeladen. Oben rechts findest du die Adresse deines Portals, unter der sich deine Kontakte später anmelden.
Schritt 1: Einladung versenden
Klicke auf einen Kontakt, um seine Einladung zu öffnen. Du siehst die hinterlegte E-Mail und Telefonnummer. Im Feld Einladung senden an trägst du die E-Mail-Adresse ein, an die die Einladung gehen soll. Die beim Kontakt hinterlegte Adresse steht direkt darüber, sodass du sie schnell übernehmen kannst. Mit Einladung senden verschickt Verwaltio eine E-Mail mit einem persönlichen Zugangslink.
Mehrere Kontakte lädst du auf einmal ein, indem du sie in der Liste über die Auswahlkästchen markierst und gemeinsam einlädst. Der Status wechselt danach von Nicht eingeladen auf Eingeladen und schließlich auf Aktiv, sobald sich der Kontakt das erste Mal angemeldet hat.
Schritt 2: Wie der Zugang entsteht
Der eingeladene Kontakt erhält die E-Mail, folgt dem Link und vergibt sein eigenes Passwort. Danach meldet er sich jederzeit unter der Portal-Adresse mit E-Mail und Passwort an. Ein Passwort kennst du als Verwaltung nie, der Zugang gehört allein dem Kontakt.
Was du dir merken solltest
Voraussetzung für die Einladung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim Kontakt. Ein Kontakt, der zugleich Mieter und Eigentümer ist, braucht trotzdem nur einen einzigen Zugang und wechselt im Portal zwischen seinen Rollen. Den Zugang kannst du jederzeit wieder entziehen, etwa wenn ein Mietverhältnis endet.
Lade neue Mieter direkt nach dem Einzug ein. Sobald ihr Portal aktiv ist, melden sie Schäden selbst als Ticket, rufen Dokumente ab und du sparst dir einen großen Teil der Rückfragen per Telefon und E-Mail.