Verteilerschlüssel definieren

Der Verteilerschlüssel, in Verwaltio Umlageschlüssel genannt, legt fest, nach welcher Basis umlagefähige Kosten auf die Einheiten verteilt werden. Wohnfläche, Personenzahl, Miteigentumsanteil oder eine feste Aufteilung: jede Kostenart bekommt so eine nachvollziehbare Verteilung, die später die Betriebskostenabrechnung verwendet. Du pflegst die Schlüssel einmal je Objekt.

Wo du startest

Öffne das Objekt und wechsle links auf Einstellungen. Dort findest du den Unterbereich Umlageschlüssel. Die Liste zeigt alle vorhandenen Schlüssel mit ihrer Bezeichnung, dem Typ und der Verteilung. Bei der Verteilung steht nach Stammdaten, wenn sich der Schlüssel automatisch aus den Einheiten-Stammdaten ergibt, oder eine Zahl von Werten, wenn die Verteilung fest hinterlegt ist.

Ein neues Objekt startet einmal mit den Schlüsseln aus deinem Muster unter Einstellungen → Muster-Umlageschlüssel. Danach gehört die Liste dem Objekt: Einen Schlüssel, den du dort nicht brauchst, entfernst du über Bearbeiten und Löschen, und er bleibt gelöscht. Verwaltio ergänzt ihn später nicht wieder. Solange ein Konto, ein Wirtschaftsplan oder eine Abrechnung den Schlüssel verwendet, lässt er sich nicht löschen. Ein aus einer anderen Verwaltungssoftware übernommenes Objekt bekommt nur die Schlüssel, die es dort hatte.

Schritt 1: Schlüssel anlegen

Über Umlageschlüssel oben rechts legst du einen neuen Schlüssel an. Du vergibst eine Bezeichnung und wählst den Typ, der die Basis bestimmt, etwa Miteigentumsanteil, Wohnfläche, Personen oder Heizfläche. Viele Typen verteilen automatisch nach den Einheiten-Stammdaten. Eigene Werte trägst du nur ein, wenn du bewusst davon abweichen willst, etwa bei einer Festumlage.

Schritt 2: Werte je Einheit festlegen

Über Bearbeiten öffnest du die Verteilung im Detail. Unter Werte je Einheit siehst du jede Einheit mit ihrem Wert. Bei einem Schlüssel nach Stammdaten sind die Werte vorbelegt und du überschreibst sie nur bei Bedarf. Dazu gibt es zwei Stellschrauben:

• Vorwegabzug nimmt vor der Verteilung einen festen Prozentsatz heraus, etwa für einen Gewerbeanteil. Dieser Teil bleibt beim Eigentümer, die Betriebskostenabrechnung nennt ihn unter Vorwegabzug mit dem Prozentsatz.
• Standardwert setzt den Wert für Einheiten, die du nicht einzeln pflegst.

Trägt nur ein Teil des Objekts eine Kostenart, etwa ein Haus einer Wohnanlage oder die Wohnungen mit Aufzug, wählst du über Kreis wählen die Einheiten aus. Nur sie tragen die Kosten, und verteilt wird auf ihre Summe statt auf das ganze Objekt. In der Betriebskostenabrechnung steht bei der Position dieser kleinere Nenner, etwa 73 / 143 m². Die Hausgeldabrechnung rechnet genauso. Eine bereits freigegebene Abrechnung bleibt beim Stand ihrer Freigabe, auch wenn du Kreis oder Vorwegabzug später änderst.

Änderst du Werte, kannst du eine Begründung hinterlegen. Sie wird mit Datum in der Wert-Historie vermerkt, sodass die Verteilung nachvollziehbar bleibt. Mit Speichern übernimmst du die Verteilung. Ein Feld, das du leerst, entfernt den Wert dieser Einheit ab dem gewählten Stichtag: sie trägt dann nichts mehr. Die Meldung nach dem Speichern sagt, wie viele Werte gesetzt und wie viele entfernt wurden.

Pflege Fläche, Personenzahl und Anteile sauber an den Einheiten. Dann verteilen die meisten Umlageschlüssel automatisch korrekt, und du musst nur Sonderfälle wie eine Festumlage oder einen Vorwegabzug von Hand einstellen.