Ein SEV-Mandat führen

Bei der Sondereigentumsverwaltung (SEV) verwaltest du eine einzelne Wohnung für ihren Eigentümer: den Mieter, die Miete, das Hausgeld an die Gemeinschaft und die Abrechnungen. Ob du die Gemeinschaft selbst in Verwaltio führst oder ein anderer Verwalter, entscheidet, wie viel du eintippen musst. Führst du die WEG selbst, kommt fast alles aus dem WEG-Objekt.

Warum die SEV ein eigenes Objekt ist

Die Wohnung ist dieselbe, das Geld nicht. Das Hausgeld gehört der Gemeinschaft, die Miete und das Wertkonto gehören dem Eigentümer. Deshalb führt Verwaltio die SEV als eigenes Objekt mit eigenem Mietkonto, eigenem Kontenrahmen und eigener Abrechnung an den Eigentümer. In der Buchhaltung der WEG hätte dieser Geldkreis nichts zu suchen, er stünde sonst im Vermögensbericht der Gemeinschaft.

Getrennt sind die Bücher, verbunden sind die Daten. Verwaltest du die WEG selbst, verknüpft das SEV-Mandat die Wohnung mit ihrer Einheit in der WEG. Stammdaten, Eigentümer, Hausgeld und später die Hausgeldabrechnung übernimmst du von dort, statt sie ein zweites Mal zu erfassen.

Welche Wohnung gehört wohin

• In der WEG bleiben alle Wohnungen, auch die, die du zusätzlich als SEV verwaltest. Dort laufen Hausgeld, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung der Gemeinschaft.
• Ein SEV-Objekt bekommt nur die Wohnung, deren Miete du für den Eigentümer verwaltest. Für jede solche Wohnung legst du ein Mandat an.
• Mieter der übrigen Wohnungen kannst du in der WEG als Information hinterlegen (am Kontakt unter Beziehungen, Art Mietverhältnis). Abgerechnet wird dort nichts, die Nebenkostenabrechnung dieser Mieter macht ihr Eigentümer.

Wohnung aus der eigenen WEG übernehmen

Öffne im WEG-Objekt die Einheit. Unter dem Eigentumsverhältnis steht die Kachel Sondereigentumsverwaltung mit dem Knopf SEV-Mandat anlegen.

Der Dialog zeigt, was aus der WEG übernommen wird: Wohnung, Adresse, Fläche, Miteigentumsanteil, Gemeinschaft, das Konto der Gemeinschaft und die Eigentümer. Du ergänzt nur, was die WEG nicht weiß:

• Mandatsbeginn, meist der Monatserste, ab dem du verwaltest.
• Auftraggeber, falls die Wohnung mehreren gehört. Übernommen werden alle Miteigentümer, hier wählst du, wer das Mandat erteilt hat.
• Hausgeld und davon Erhaltungsrücklage. Beides steht schon aus dem Wirtschaftsplan drin.

Mit SEV-Mandat anlegen entstehen das SEV-Objekt mit der Wohnung, das Eigentumsverhältnis, der Kontenplan der Sondereigentumsverwaltung und das Mandat mit der Verknüpfung. Ist in der WEG ein Mieter hinterlegt, bietet der Dialog danach Mietverhältnis übernehmen an: Mieter, Mietbeginn, Kaltmiete, Betriebs- und Heizkosten und Kaution sind vorbelegt. Prüfe die Angaben und speichere, danach laufen die Sollstellungen der Miete im SEV-Objekt.

Die Einheit in der WEG zeigt ab jetzt, wo die Wohnung als SEV geführt wird. Ein Klick darauf führt ins SEV-Objekt.

Hast du das SEV-Objekt früher schon von Hand angelegt, musst du nichts neu erfassen. Öffne im SEV-Objekt den Reiter SEV-Mandat, dann Bearbeiten, und wähle unter Dieselbe Wohnung in deiner WEG die Einheit aus. Ab dann gelten Hausgeld und Hausgeldabrechnung aus der WEG.

SEV für eine fremd verwaltete Gemeinschaft

Führt ein anderer Verwalter die WEG, legst du das Objekt über Objekte → Objekt anlegen an: Liegenschaft, Objekttyp Eigentumswohnung (er kennt nur die SEV). Im Schritt SEV-Daten trägst du Miteigentumsanteil, Hausgeld und Rücklage ein. Danach legst du im Reiter SEV-Mandat das Mandat an und nennst die Gemeinschaft, an die das Hausgeld geht.

In den Stammdaten des Objekts fasst der Block Sondereigentumsverwaltung die Angaben zusammen: WEG-Name, Miteigentumsanteil, Hausgeld, Erhaltungsrücklage und die Summe, die monatlich an die Gemeinschaft geht.

Der Reiter SEV-Mandat

Im SEV-Objekt steht links im Menü SEV-Mandat. Daneben öffnet sich eine zweite Leiste mit den Abschnitten. Oben in dieser Leiste wählst du das Jahr, bei mehreren Mandaten im Objekt auch das Mandat; alle Abschnitte beziehen sich darauf. Mit + legst du ein weiteres Mandat an. Eine kleine Zahl neben Hausgeld oder Verwaltergebühr zeigt, wie viele fällige Monate oder Perioden noch offen sind.

• Übersicht: Hausgeld, Gebühr und Wertkonto des Mandats mit den Kennzahlen des Jahres, darunter der Stand je Bereich, von dem aus du direkt in den Abschnitt springst. Ist die Wohnung verknüpft, steht darunter die Einheit in deiner WEG mit dem Knopf Zur WEG-Einheit. Weicht das Hausgeld am Mandat von dem in der WEG ab, bietet eine Zeile Aus der WEG übernehmen an.
• Hausgeld an die Gemeinschaft: je Monat, was zu zahlen ist und was gezahlt wurde. Bei einer verknüpften Wohnung ist das Soll die Hausgeld-Sollstellung der WEG für genau diesen Monat, auch wenn sich der Wirtschaftsplan im Jahr geändert hat. zahlen bucht eine Zahlung, die schon gelaufen ist, mit dem Rücklagenanteil getrennt; Überweisen legt die offenen Monate als Überweisung an (siehe unten). Monate vor Mandatsbeginn stehen als vor Mandatsbeginn da und schulden nichts.
• Verwaltergebühr und Rechnungspläne für deine eigene Gebühr und wiederkehrende Kosten.
• Hausgeldabrechnung: die Abrechnung der Gemeinschaft, siehe unten.
• SE-Rechnung: die Jahresabrechnung an den Eigentümer.
• Mietkonto & Übernahme: Anfangsbestände beim Wechsel und die Verteilung von Kontoführungsgebühren auf mehrere Mandate.

Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung des Mieters

Die Nebenkostenabrechnung des Mieters rechnet mit den Kosten des Hauses. Die stehen in der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft, deshalb kommt sie zuerst ins SEV-Objekt. Das geht in drei Schritten:

Übernehmen. In der Karte Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft klickst du Aus der WEG übernehmen. Verwaltio liest die Jahresabrechnung deiner WEG: je Kostenart die Gesamtkosten des Hauses, den Schlüssel (etwa MEA 148/1.000) und den Anteil der Wohnung, dazu die Heizkosten nach HeizkostenV und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Das passende Konto im SEV-Objekt wird vorgeschlagen. Wo Nummer und Bezeichnung nicht zusammenpassen, ist die Zeile zur Prüfung markiert. Ist die Abrechnung in der WEG noch nicht beschlossen, sagt ein Hinweis das. Bei einer fremden Gemeinschaft erfasst du dieselben Angaben mit Abrechnung erfassen aus deren Hausgeldabrechnung.

Prüfen und speichern. Kontrolliere die markierten Konten. Das Konto entscheidet, ob der Mieter die Kosten trägt. Dann Abrechnung speichern.

Buchen. Buchen verteilt das bereits gezahlte Hausgeld auf die Kostenkonten. Was danach offen bleibt, ist die Abrechnungsspitze: Nachzahlung an die Gemeinschaft oder Guthaben. Die Rücklagenzuführung ist kein Aufwand des Jahres, sie bleibt als gebundenes Vermögen stehen.

Mit dem Buchen entsteht ein Beleg an der Wohnung. Die Betriebskostenabrechnung des SEV-Objekts findet ihn von selbst: unter Abrechnung → Betriebskostenabrechnung legst du wie gewohnt die Abrechnung für das Jahr an. Umlagefähige Kosten gehen an den Mieter, Instandhaltung und Kleinreparaturen trägt der Eigentümer. Gesamtkosten und Schlüssel der Gemeinschaft stehen als Herleitung auf dem Blatt, ohne dass der Mieter die Zahlen der anderen Eigentümer sieht.

Trag den Rücklagenanteil im Hausgeld immer mit ein. Er landet dann schon bei jeder Monatszahlung auf dem Rücklagenkonto. Beim Buchen der Hausgeldabrechnung wird nur noch die Differenz zur Zuführung laut Abrechnung umgebucht, und die Abrechnung an den Eigentümer weist den Rücklagenanteil nicht als Kosten aus.

Die Abrechnung an den Eigentümer

Die SE-Rechnung im Reiter SEV-Mandat ist die Jahresabrechnung für den Eigentümer. Sie trägt zwei Ergebnisse: das steuerliche (Einnahmen minus Ausgaben, so in die Anlage V) und das, was ihm tatsächlich zusteht, also ohne den Rücklagenanteil, der gebunden bei der Gemeinschaft liegt. Auskehrung buchen erfasst eine Auszahlung, die schon gelaufen ist, Auskehrung überweisen legt sie als Überweisung an. Abschließen bucht das Jahr auf sein Wertkonto.

Mit PDF entsteht daraus ein Brief an den Eigentümer: Anschriftfeld fürs Fensterkuvert, Einnahmen und Ausgaben, sein Anteil an der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft, beide Ergebnisse und der Stand seines Guthabens samt Auszahlungen. Ist das Jahr noch nicht abgeschlossen, steht im Betreff „Zwischenstand“. Texte und Reihenfolge passt du unter Einstellungen → Dokumente → Systemvorlagen → Abrechnung Sondereigentumsverwaltung an.

Zahlungen automatisch: Überweisung, Dauerauftrag, Kontoabgleich

Hausgeld, Verwaltergebühr und Auskehrung musst du nicht Monat für Monat von Hand buchen. Gebucht wird, wenn das Geld fließt: am Umsatz auf dem Mietkonto des SEV-Objekts. So steht jede Zahlung genau einmal im Buch, egal ob sie als Überweisung aus Verwaltio, per Dauerauftrag oder von Hand lief.

Was dafür da sein muss. Im Mandat unter Bearbeiten die IBAN der Gemeinschaft, beim Sondereigentümer seine Bankverbindung und unter Einstellungen → Unternehmen → Stammdaten die Bankverbindung deiner Verwaltung. Das Mietkonto ist dem SEV-Objekt zugeordnet; für Überweisungen muss es für Zahlungen freigegeben sein. Verwaltio überweist nur von einem Konto dieses Objekts, nie vom Konto eines anderen Eigentümers.

• Überweisen: In den Abschnitten Hausgeld und Verwaltergebühr legt Überweisen die offenen, fälligen Beträge als Überweisung an, unter SE-Rechnung tut das Auskehrung überweisen. Die Überweisung wartet unter Finanzen → Zahlungsverkehr → Freizugeben, bis du sie freigibst. Der Monat zeigt bis dahin im Zahlungsverkehr statt zahlen, damit niemand ihn ein zweites Mal bezahlt.
• Dauerauftrag oder Lastschrift: Läuft das Hausgeld per Dauerauftrag, erkennt der Kontoabgleich den Umsatz an der IBAN der Gemeinschaft und am Betrag und bucht ihn in den richtigen Monat. Dasselbe gilt für Auszahlungen an den Eigentümer und die Gebühr an deine Verwaltung. Ein so gebuchter Monat zeigt bezahlt · Kontoumsatz.
• SEV-Monatslauf: Unter Finanzen → Zahlungsverkehr im Menü ⋯ legst du für alle Mandate auf einmal an, was im Monat ansteht: Hausgeld, fällige Gebühren und Auskehrungen. Was schon gezahlt ist oder im Zahlungsverkehr liegt, nennt die Vorschau mit Grund.

Was ausgekehrt wird. Die Auskehrung zahlt nur den Überschuss: das Guthaben des Eigentümers, abzüglich Miete, die noch nicht eingegangen ist, fälligem Hausgeld und fälliger Gebühr, die noch nicht gezahlt sind, und der Liquiditätsreserve aus dem Mandat. Die Reserve bleibt für Reparaturen und eine verspätete Miete auf dem Mietkonto. Die Vorschau zeigt die Rechnung Zeile für Zeile.

Rechnungspläne mit Zahlweg. Ein Rechnungsplan für Hausgeld, Gebühr oder Auskehrung hat einen Zahlweg. Überweisung über den Zahlungsverkehr legt jeden Monat die fällige Überweisung zur Freigabe an. Dauerauftrag oder Lastschrift bucht nichts vorab, das übernimmt der Kontoabgleich. Sofort buchen, ohne Kontoabgleich ist der Weg, wenn das Mietkonto nicht angebunden ist.

Verwaltest du die WEG selbst, kommt das Hausgeld vom Mietkonto der SEV auf dem Konto der Gemeinschaft an. Der Abgleich in der WEG erkennt dieses Konto als Zahler der Wohnung und ordnet die Zahlung ihrer Sollstellung zu. Die IBAN der Gemeinschaft übernimmt das Mandat beim Anlegen aus dem Bewirtschaftungskonto der WEG.

Wie es weitergeht

• Miet, WEG oder SEV stellt die drei Verwaltungsarten nebeneinander.
• Jahresabrechnung: die Einzelabrechnung beschreibt die Jahresabrechnung der WEG, aus der die Übernahme liest.
• Ein Mietverhältnis anlegen beschreibt den Mieter der Wohnung.
• Eine Abrechnung anlegen führt durch die Abrechnung an den Mieter.
• Zahlungsverkehr beschreibt Freigabe und Absenden der Überweisungen.