Schlüsselübergabe
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Schlüsselausgabe oder -rückgabe protokollierst: Empfänger und Menge wählen, speichern und bei Bedarf ein Übergabeprotokoll als PDF erzeugen.
Mit der Schlüsselübergabe dokumentierst du, wer welche Schlüssel erhalten oder zurückgegeben hat. Verwaltio bucht die Menge vom Inventar ab oder wieder zu, hält den Empfänger und das Datum fest und erzeugt auf Wunsch ein Übergabeprotokoll als PDF. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wo sich jeder Schlüssel befindet.
Wo du startest
Du startest im Schlüsselmanagement des Objekts, im Objektmenü in der Gruppe Objekt. Oben rechts liegt neben Schlüssel der Knopf Übergabe erfassen. Voraussetzung ist, dass mindestens ein Schlüssel im Inventar steht. Wie du Schlüssel anlegst, steht in Schlüssel-Inventar.
Schritt 1: Übergabe erfassen
Übergabe erfassen öffnet die Erfassung. Du legst zunächst die Eckdaten fest:
- Art unterscheidet Ausgabe und Rückgabe. Bei der Ausgabe gibst du Schlüssel heraus, bei der Rückgabe nimmst du sie zurück ins Inventar.
- Übergabedatum ist mit dem heutigen Tag vorbelegt und anpassbar.
- Empfänger wählst du als Mieter, als Kontakt oder als Freitext. So erfasst du sowohl einen Mieter aus dem Objekt als auch einen Dienstleister oder eine Person ohne eigenen Datensatz.
- Menge je Schlüssel stellst du pro Eintrag ein. Verwaltio zeigt dir, wie viele Stück verfügbar sind, und lässt nur so viele zu, wie tatsächlich vorhanden sind.
- Notiz ergänzt du bei Bedarf, etwa einen Hinweis auf die Quittierung.
Mit Speichern legst du die Übergabe an. Über Speichern und PDF erzeugst du zusätzlich ein Übergabeprotokoll zum Ausdrucken oder Versenden, auf Briefpapier deines Unternehmens.
Der Bestand nach der Übergabe
Verwaltio rechnet die ausgegebene Menge sofort gegen. Am Schlüssel siehst du jetzt, wie viele Stück ausgegeben sind, im Beispiel drei von drei. Eine spätere Rückgabe bucht die Schlüssel wieder als verfügbar zu.
Der Verlauf
Jede Übergabe landet im Verlauf des Schlüssels. Über den Eintrag Verlauf klappst du die Historie auf und siehst pro Vorgang die Art, den Empfänger, das Datum und die Menge sowie deine Notiz. Zu jedem Eintrag rufst du das Protokoll erneut als PDF auf.
Nutze Speichern und PDF, wenn der Empfänger die Übergabe quittieren soll. Das Protokoll listet die übergebenen Schlüssel mit Menge und Datum und dient später als Nachweis, falls Schlüssel ersetzt oder zurückgefordert werden müssen.