Rollen eines Kontakts

In Verwaltio gibt es keine getrennten Listen für Mieter, Eigentümer und Dienstleister. Es gibt Kontakte, und ein Kontakt trägt eine oder mehrere Rollen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, spart aber genau die Doppelpflege, an der Stammdaten sonst auseinanderlaufen.

Wo du die Rollen siehst

Öffne Kontakte. Links stehen die Rollen als Filter mit ihrer Anzahl: Alle, Mieter, Eigentümer, Kreditoren und Ohne Rolle. Die Summen überschneiden sich, weil ein Kontakt in mehreren Gruppen stehen kann.

Woher eine Rolle kommt

Rollen werden nicht gesetzt, sie entstehen. Wer ein Mietverhältnis an einer Einheit hat, ist Mieter. Wer ein Eigentumsverhältnis hat, ist Eigentümer. Beides legst du über die Beziehungen an, nicht über einen Schalter am Kontakt.

Zwei Ausnahmen gibt es: Kreditor und Verwaltungsbeirat sind Häkchen, die du direkt am Kontakt setzt. Beim Kreditor kommen dadurch die Lieferanten-Fachdaten dazu, beim Beirat die erweiterte Einsicht im Portal nach § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG.

Mehrere Rollen zugleich

Eine Person kann in einem Haus mieten und in einem anderen Eigentümerin sein. Dann trägt sie beide Rollen, steht in beiden Filtern und hat trotzdem nur einen Datensatz. Adresse, Bankverbindung und Erreichbarkeit pflegst du einmal, und das Personenkonto führt Forderungen wie Verbindlichkeiten dieser Person an einer Stelle zusammen.

Ohne Rolle

Der Filter Ohne Rolle sammelt Kontakte, die weder ein Verhältnis noch ein Häkchen tragen: Ansprechpartner, Behörden, Interessenten. Sie sind nicht fehlerhaft, sondern schlicht noch mit nichts verknüpft.

Wenn du jemanden suchst und ihn unter Mieter nicht findest, schau unter Alle. Endet ein Mietverhältnis, verliert der Kontakt die Rolle, bleibt aber mit seiner ganzen Historie erhalten.

Wie es weitergeht

• Ein Mietverhältnis anlegen macht aus einem Kontakt einen Mieter.
• Ein Eigentumsverhältnis anlegen macht ihn zum Eigentümer.
• Kreditor anlegen und zuordnen erklärt das Häkchen Kreditor.