Serienbrief an mehrere Empfänger

Mit einem Serienbrief schreibst du viele Empfänger auf einmal an, ohne den Text mehrfach zu tippen. Du formulierst einmal, Verwaltio erzeugt daraus für jeden Empfänger eine eigene Nachricht. Das ist der richtige Weg für Rundschreiben an alle Mieter einer Immobilie, etwa zu Wartungsterminen, Hausordnung oder Abrechnungen. Im Gegensatz zur gemeinsamen E-Mail sieht kein Empfänger die Adresse der anderen.

Wo du startest

Ein Serienbrief ist kein eigener Bereich, sondern entsteht in der normalen Nachricht. Du startest also über Kommunikation und das Plus über der Nachrichtenliste. Links schaltest du dann von Einzeln auf Ganzes Objekt um. Darunter erscheint das Feld Objekt, in dem du dein Haus auswählst.

Schritt 1: Empfänger über die Immobilie wählen

Sobald das Objekt steht, übernimmt Verwaltio dessen Beteiligte als Empfänger, und der Knopf oben rechts nennt die Anzahl: An 5 senden. Darunter steht die vollständige Liste, gegliedert in Alle, Mieter, Eigentümer und Kreditoren. Ganz unten zählt eine Zeile mit, wie viele per E-Mail und wie viele per Brief gehen.

Über die Haken vor den Namen steuerst du, wer die Nachricht bekommt. Möchtest du einzelne Mieter aussparen, entfernst du einfach ihren Haken. Verwaltio prüft jeden Empfänger automatisch: Beim Kanal E-Mail muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, beim Kanal Brief eine Postanschrift. Wem die nötige Angabe fehlt, der wird ausgegraut und nicht angeschrieben.

Halte Betreff und Text allgemein, sodass sie für alle Empfänger passen. Die persönliche Anrede setzt Verwaltio für jeden Empfänger automatisch aus den Stammdaten. Schreibe also nicht den Namen einer einzelnen Person in den Text.

Schritt 2: Kanal, Betreff und Text

Oben links wählst du den Kanal. E-Mail verschickt an jeden eine eigene E-Mail, Brief erzeugt für jeden ein druckfertiges PDF auf deinem Briefpapier. Auto entscheidet je Empfänger nach dessen Präferenz und ist beim Rundschreiben meist die beste Wahl: Wer eine E-Mail-Adresse hat, bekommt sie digital, alle anderen den Brief. Betreff und Text schreibst du wie bei einer einzelnen Nachricht.

Schritt 3: Vorschau prüfen

Mit Vorschau kontrollierst du das Ergebnis vor dem Versand. Anders als bei einer einzelnen Nachricht blätterst du hier durch alle Empfänger. Die Anzeige zeigt oben, beim wievielten von wie vielen du gerade bist, und für wen die Nachricht erstellt wird. So stellst du sicher, dass Anrede und Empfängeradresse bei jedem stimmen.

Was nach dem Versand passiert

Mit der Schaltfläche oben rechts löst du den Versand aus. Verwaltio erzeugt für jeden ausgewählten Empfänger eine eigene Nachricht und legt sie bei dessen Kontakt im Verlauf ab. Beim Kanal Brief erhältst du die gesammelten PDFs zum Drucken. Jeder Empfänger bekommt so sein persönliches Schreiben, du hast den Text aber nur ein einziges Mal verfasst.

Wie es weitergeht

• Eine Nachricht schreiben erklärt Baukasten, Platzhalter und Vorschau im Einzelnen.
• Eine Vorlage anlegen macht aus dem Rundschreiben einen Baustein, den du beim nächsten Mal nur noch ausfüllst.

Für regelmäßige Rundschreiben lohnt sich eine Brief-Vorlage mit Platzhaltern. Du wählst dann nur noch die Immobilie und die Vorlage, und Verwaltio füllt Anrede und persönliche Daten für jeden Empfänger automatisch ein.