KI-Vorschläge im Postfach

Der Auto-Pilot legt seine Antwortvorschläge nicht in eine eigene Liste, sondern unter die Mail, zu der sie gehören. Ein Vorschlag sieht aus wie eine Antwort, die noch nicht raus ist, und genau so behandelst du ihn: lesen, annehmen oder kurz anpassen, fertig.

Wo die Vorschläge stehen

Im Postfach gibt es links den Ordner KI-Vorschläge. Er zeigt nur die Konversationen, in denen eine vorbereitete Antwort auf dich wartet. In der Kontaktspalte trägt so ein Kontakt statt der blauen Zahl der Ungelesenen einen bernsteinfarbenen Zähler. Das ist auch in jedem anderen Ordner so, du musst also nicht in den Ordner wechseln, um einen Vorschlag zu sehen.

Der Vorschlag

Rechts in der Konversation steht der Vorschlag als Blase unter der eingegangenen Mail, gekennzeichnet mit KI-Vorschlag. In der Kopfzeile stehen das erkannte Anliegen und der Grund, warum die Antwort auf dich wartet, etwa „Kategorie auf Entwurf", „Absender nicht zugeordnet", „Anhang muss geprüft werden" oder „Tageslimit erreicht". Darunter der Text mit Anrede und Grußformel, so wie er rausginge, und die Signatur deines Kontos.

Drei Knöpfe, und bis du einen davon klickst, passiert nichts:

• Vorschlag annehmen versendet den Text so, wie er dasteht.
• Bearbeiten öffnet das normale Antwortfenster mit dem Text auf dem Blatt.
• Verwerfen legt den Vorschlag zu den Akten. Die Mail bleibt im Posteingang, und du antwortest wie immer von Hand.

Bearbeiten

Meist ist ein Vorschlag fast richtig: ein Satz zu viel, ein Termin, den du anders legst. Bearbeiten bringt den Text ins Antwortfenster, die Signatur steht schon darunter. Du änderst, was nötig ist, und sendest wie jede andere Antwort. Der Vorschlag gilt danach als erledigt, und die gesendete Nachricht trägt die Kennzeichnung KI-Vorschlag freigegeben. Deine Endfassung dient dem Auto-Piloten als Vorbild, wenn Aus Freigaben lernen in den Einstellungen aktiv ist.

Ticket im Anschluss anlegen

Bei einer Reparatur oder einem Schaden steht unter dem Vorschlag das Häkchen Ticket im Anschluss anlegen, bereits gesetzt. Sobald du annimmst oder die bearbeitete Antwort sendest, entsteht das Ticket und wird mit der Konversation verknüpft. Daneben zeigt eine Zeile, was angelegt würde: Titel, Bereich und Priorität aus der Mail, dazu Objekt und Einheit des Absenders.

Anpassen öffnet das Ticket-Formular mit genau diesen Werten. Ist der Absender als Mieter oder Eigentümer erkannt, steht er in der Zuordnung schon drin. Du änderst den Bereich, hängst einen Handwerker dran oder kürzt den Titel, und das Ticket wird beim Speichern mit dem Vorschlag verknüpft. Wer kein Ticket will, nimmt das Häkchen raus; wer das Angebot nie sehen will, schaltet Ticket beim Annehmen vorschlagen im Reiter Antwortstil aus.

Was von allein rausging

Steht der Auto-Pilot auf Auto-Versand, bekommen manche Mails gar keinen Vorschlag mehr, sondern gleich die Antwort. Diese Nachrichten stehen wie jede gesendete in der Konversation, tragen aber die Kennzeichnung Auto-Pilot. So siehst du im Verlauf mit einem Mieter auf einen Blick, was du selbst geschrieben hast und was die Maschine.

Warum manche Mails immer auf dich warten

Auch mit Auto-Versand landen bestimmte Mails als Vorschlag bei dir: Kündigungen und alles mit Fristen, Anwaltspost, unbekannte Absender, Mails mit Anhang, Antworten mit einer Zusage, und alles, was nach dem Tageslimit oder außerhalb des Zeitfensters eingeht. Der Grund steht in der Kopfzeile der Blase. Was du an diesen Regeln ändern kannst, beschreibt Der Auto-Pilot.

Verwerfen ist keine Strafe. Ein verworfener Vorschlag verschwindet, die Mail bleibt, und du antwortest von Hand. Häufen sich die Verwerfungen bei einer Kategorie, stell sie in den Einstellungen auf „Aus" statt jeden Vorschlag einzeln wegzuklicken.

Wie es weitergeht

• Der Auto-Pilot: Stufe, Kategorien und das Sicherheitsnetz.
• Ordner, Markierungen und Labels fürs übrige Postfach.
• Tickets und Mängel verwalten, wo das angelegte Ticket weiterläuft.