Auto-Antwort

Wer eine Woche im Urlaub ist, bekommt in der Verwaltung dreißig Mails, und einige davon sind dringend. Die Auto-Antwort sagt dem Absender, dass seine Nachricht angekommen ist und wer in der Zwischenzeit zuständig ist.

Wo sie liegt

Öffne Einstellungen → Kommunikation → Auto-Antwort.

Die vier Felder

• Abwesenheitsnotiz aktiv: der Schalter oben. Ohne ihn passiert nichts.
• Von und Bis: der Zeitraum. Außerhalb davon antwortet niemand automatisch, auch wenn der Schalter an bleibt.
• Betreff, voreingestellt „Abwesenheitsnotiz".
• Nachricht: der Text.

Was im Text stehen sollte

Bis wann du weg bist, und zwar mit Datum, nicht „bis nächste Woche". Wer vertritt, mit Namen und Adresse. Was in dringenden Fällen gilt, etwa die Nummer für einen Wasserschaden. Und ein Satz dazu, dass die Nachricht nicht weitergeleitet wird, falls das so ist.

Was nicht hineingehört: eine genaue Begründung der Abwesenheit und der private Aufenthaltsort.

Wie oft geantwortet wird

Jeder Absender bekommt die Antwort einmal im Zeitraum, nicht auf jede Mail. Das verhindert die Schleife, in der zwei Abwesenheitsnotizen sich gegenseitig beantworten.

Setz den Zeitraum bis zum Tag nach deiner Rückkehr, nicht bis zum Rückkehrtag. Wer am ersten Tag zurück dreißig Mails abarbeitet, antwortet ohnehin nicht sofort, und der Absender weiß dann, warum es noch dauert.

Wie es weitergeht

• Ordner, Markierungen und Labels für die Rückkehr.
• Der Auto-Pilot übernimmt mehr als nur eine Antwort.