Daten aus einer Altsoftware übernehmen
In diesem Artikel übernimmst du Objekte, Einheiten und Kontakte aus einer Excel-Mappe.
Der Umzug aus einer Altsoftware ist die unangenehmste Stunde einer Einführung. Verwaltio macht daraus einen Weg über eine Excel-Mappe: Vorlage herunterladen, ausfüllen, hochladen.
Wo es liegt
Öffne Einstellungen → Integrationen und Daten → Daten importieren und exportieren.
Der Ablauf
Vorlage und Anleitung. Der Knopf lädt ein ZIP mit der leeren Excel-Mappe und einer ausführlichen PDF-Anleitung. Die Mappe hat ein Blatt je Datenart: Objekte, Einheiten, Kontakte.
Ausfüllen. Mieter und Eigentümer trägst du direkt bei der Einheit ein; die Verhältnisse entstehen daraus automatisch. Das ist der Trick der Mappe: du pflegst keine Beziehungstabelle, sondern schreibst neben die Wohnung, wer drin wohnt.
Hochladen. Die ausgefüllte Mappe kommt in das Feld, Excel oder CSV bis 20 MB.
Export als Rückweg
Unten steht Daten exportieren: dein aktueller Bestand als dieselbe Mappe. Bearbeiten und wieder hochladen aktualisiert die vorhandenen Datensätze. Das ist der praktikabelste Weg für eine Massenänderung, etwa wenn alle Wohnflächen nachgemessen wurden.
Was du vorher klären solltest
Postleitzahl und Ort niemals raten. Fehlt die Angabe in den Altdaten, frag nach, statt zu schätzen. Eine falsche PLZ zieht sich durch jeden Brief.
Die Reihenfolge. Objekte vor Einheiten, Einheiten vor Verhältnissen. Die Mappe hält das ein, wenn man sie von links nach rechts füllt.
Ein Testlauf mit drei Objekten, bevor die Mappe mit vierhundert Einheiten hochgeht.
Buchungen und Salden gehören nicht in die Mappe. Übernimm sie als Anfangsbestände zum Stichtag über die Buchhaltung, nicht als Historie. Eine importierte Buchungshistorie stimmt nie ganz, und danach stimmt keine Auswertung mehr.
Wie es weitergeht
- Stammdaten importieren und exportieren im Detail.
- Ein Objekt anlegen für den Weg von Hand.
- Eine Buchung erfassen für die Anfangsbestände.