Betriebskostenabrechnung automatisch vorbereiten

Vierzig Objekte einzeln abzurechnen beginnt jedes Jahr gleich: vierzig Mal denselben Lauf anlegen. Diesen Teil kann die App übernehmen, den Rest nicht, und genau dort liegt die Grenze.

Wo es liegt

Öffne Einstellungen → Rechnungswesen → Automatische BKA-Erstellung.

Was eingestellt wird

Ein Schalter und ein Stichtag. Zum Stichtag legt Verwaltio für jedes Mietobjekt den Abrechnungslauf des Vorjahres an, zieht die gebuchten Kosten hinein und verteilt sie nach dem Schlüssel am Konto.

Was danach von Hand kommt

Alles, was eine Entscheidung ist. Der Lauf steht als Entwurf da, nicht als fertige Abrechnung:

• Die Zählerstände müssen erfasst sein.
• Die Sonderregelungen für Heizkosten und CO₂ gehören geprüft.
• Die Prüfhinweise sind abzuarbeiten.
• Die Freigabe und der Versand bleiben bei dir.

Der richtige Stichtag

Nicht der 1. Januar. Zu dem Zeitpunkt fehlen die Dezember-Rechnungen, die erst im Januar kommen, und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes sowieso. Ein Stichtag Ende Februar oder Anfang März trifft es besser: dann sind die Belege da, und es bleiben zehn Monate bis zur Frist nach § 556 BGB.

Was es bringt

Nicht die gesparten Klicks, sondern die Vollständigkeit. Wer die Läufe von Hand anlegt, vergisst in einem Jahrgang mit vierzig Objekten regelmäßig zwei, und das fällt erst im Dezember auf, wenn die Frist läuft.

Sieh dir nach dem Stichtag die Übersicht unter Abrechnungen an. Dort steht, wie viele Objekte offen sind. Diese Zahl ist die einzige, die zählt, und sie sollte im März so hoch sein wie die Zahl deiner Mietobjekte.

Wie es weitergeht

• Der Abrechnungs-Workspace zeigt den Jahrgang.
• Eine Abrechnung anlegen beschreibt den Lauf von Hand.
• Was in eine Betriebskostenabrechnung gehört für die Frist.