Belege per KI erfassen

Eine Rechnung abzutippen dauert zwei Minuten, dreißig Rechnungen eine Stunde. Verwaltio liest sie stattdessen: Kreditor, Datum, Nummer, Beträge, Steuersatz und den Lohnanteil nach § 35a.

Zwei Wege hinein

Über den Dokumenteneingang. Was per Mail an die Fach-Adresse kommt, wird sofort gelesen. Die Spalte Vorschlag zeigt, was erkannt wurde.

Über den Beleg selbst. Im Blatt Belege zieht man die Datei in die Erfassungsmaske; die Felder rechts füllen sich.

Was gelesen wird

Bei E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format sind die Daten strukturiert vorhanden, da wird nichts geraten. Bei PDF und Bild läuft die Texterkennung, und die Qualität hängt am Scan.

Erkannt werden Kreditor, Belegdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum, Rechnungsnummer, Brutto, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und der Lohnanteil.

Was du trotzdem prüfst

Das Buchungskonto. Es ist die häufigste Fehlerquelle. Eine Rechnung der Gebäudeversicherung gehört auf 046000, nicht auf 050000, und wenn die Erkennung danebenliegt, fällt es erst in der Betriebskostenabrechnung auf.

Das Leistungsdatum. Es entscheidet über das Abrechnungsjahr, und es steht selten so klar auf der Rechnung wie das Rechnungsdatum.

Den Lohnanteil. Steht er nicht auf der Rechnung, kann ihn niemand erkennen. Ohne ihn verliert der Mieter oder Eigentümer den Steuerabzug nach § 35a.

Datenschutz

Vor dem Versand an den KI-Anbieter werden personenbezogene Angaben pseudonymisiert; die Antwort wird zurückübersetzt. Die verwendeten Anbieter arbeiten unter Auftragsverarbeitung.

Prüf die Kontonummer, auch wenn alles andere stimmt. Erkennung ist bei Zahlen gut und bei Kategorien schwach; ob eine Rechnung Instandhaltung oder Kleinreparatur ist, entscheidet ein Mensch, und in der Abrechnung ist der Unterschied groß.

Wie es weitergeht

• Einen Beleg erfassen für die Felder im Detail.
• Den Dokumenteneingang sichten für den Weg dorthin.
• Einen Beleg buchen für den Schritt danach.