Automation aus einer Vorlage
In diesem Artikel übernimmst du einen der mitgelieferten Abläufe und passt ihn an.
Die meisten Abläufe einer Hausverwaltung sind überall dieselben. Statt sie selbst zu bauen, nimmst du eine der mitgelieferten Vorlagen als Startpunkt und änderst daran, was bei dir anders läuft.
Die Vorlagen
In den Automationen steht Vorlagen in der Leiste links. Die Liste lässt sich durchsuchen und nach Bereich eingrenzen: Zahlungen, Mieter, Wartung, Kommunikation, Banking und Zeitplan.
Ein Klick auf eine Vorlage zeigt rechts ihren ganzen Ablauf: den Auslöser mit seiner Einstellung und jeden Schritt in Worten, Bedingungen mit ihren Zweigen Dann und Sonst. Was du schon angelegt hast, trägt in der Liste das Kennzeichen Angelegt.
Was mitgeliefert wird
- Zahlungserinnerung: eine freundliche Erinnerung, wenn eine Zahlung sieben Tage überfällig ist.
- Mahneskalation: prüft den offenen Betrag und schickt bei hohen Beträgen sofort eine Mahnung mit Gebühr.
- Zahlungsbestätigung, sobald eine Zahlung als bezahlt markiert wird.
- NK-Nachzahlung Erinnerung mit Betrag und Frist.
- Großer Bankzugang ohne Match: über 1.000 € ohne Zuordnung entsteht eine Aufgabe zur Klärung.
- Mieter Willkommen, Auszug Checkliste, Vertragsende Erinnerung, Mieterhöhung Vorbereitung und weitere für Wartung und Zeitpläne.
Neunzehn Vorlagen sind es insgesamt. Was du nie brauchst, nimmst du mit Ausblenden aus der Liste; unten unter Ausgeblendet holst du es zurück.
Übernehmen und anpassen
Vorlage übernehmen legt eine neue Automation an, ausgeschaltet, und öffnet sie im Editor. Die Vorlage wird kopiert, nicht verknüpft: Bedingungen, Texte und Fristen änderst du, ohne dass sich die Vorlage ändert. Eingeschaltet wird sie erst, wenn du den Schalter Aktiv umlegst.
Im Editor gibt es denselben Weg unten links über das Vorlagen-Zeichen: In den Editor übernehmen ersetzt dort Auslöser und Schritte, Strg+Z macht es rückgängig.
Zwei Dinge gehören immer geprüft: der Text, der an den Mieter geht, und die Frist. Sieben Tage nach Fälligkeit ist ein Vorschlag, kein Gesetz, und die Formulierung soll nach deinem Haus klingen. Ein Testlauf zeigt vorher, was rausginge.
Fang mit „Großer Bankzugang ohne Match“ an. Sie schickt nichts nach außen, legt nur eine Aufgabe an und löst damit ein echtes Problem: Zahlungen über 1.000 €, die niemandem zugeordnet werden konnten und sonst wochenlang liegen bleiben.
Wie es weitergeht
- Eine Automation bauen für eigene Abläufe.
- Mahnwesen für die Zahlungsvorlagen.
- Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist zur Banking-Vorlage.