Eine Automation bauen
In diesem Artikel baust du einen Ablauf aus Auslöser, Bedingung und Aktion.
Eine Automation ist ein Wenn-Dann-Satz, den die App für dich ausführt. Wenn eine Zahlung vierzehn Tage überfällig ist, dann geht die nächste Mahnstufe raus. Wenn Montag ist, dann steht die Wochenplanung als Aufgabe bereit.
Die Übersicht
Im Werkzeug-Raster führt Automationen hinein. Die Leiste links teilt sie auf: Alle Automationen, Aktiv, Inaktiv und Mit Fehlern, darunter Verlauf und Vorlagen. Ein rotes Zeichen in der Liste heißt: der letzte Lauf ist schiefgegangen, oder die Automation wurde nach zehn Fehlläufen in Folge von selbst angehalten.
Rechts steht die gewählte Automation: oben der Schalter Aktiv, Testlauf und Im Editor öffnen, darunter die Läufe und Fehler der letzten 30 Tage, der letzte und der nächste Lauf. Der Ablauf steht in Worten da, mit eingerückten Zweigen Dann und Sonst. Ein Klick auf einen Schritt öffnet ihn direkt im Editor.
Was ein Lauf getan hat
Unter dem Ablauf steht der Verlauf. Ein aufgeklappter Lauf zeigt, was ihn ausgelöst hat (Mieter, Objekt, Zahlung, Ticket), welchen Weg er durch den Ablauf genommen hat und was dabei entstanden ist.
Aufgabe öffnen und Ticket öffnen zeigen den Datensatz gleich an Ort und Stelle, Im Kalender, Im Postfach und Mahnwesen führen in den passenden Bereich. Der Bereich Verlauf in der Leiste zeigt dasselbe für alle Automationen zusammen, filterbar nach Status und Automation. Läufe bleiben 90 Tage stehen.
Der Editor
Auf der Leinwand hängen Auslöser und Schritte untereinander. Ein Klick auf einen Knoten öffnet seine Einstellungen in der Seitenleiste rechts, die Leinwand bleibt dabei sichtbar. Jeder Knoten zeigt in einer Zeile, was er tut, und Noch einrichten, solange etwas fehlt. Esc schließt die Seitenleiste, Strg+Z nimmt die letzte Änderung zurück.
Die drei Bestandteile
Der Auslöser sagt, wann es losgeht. Ein Ereignis (eine Zahlung geht ein, ein Ticket wird angelegt) wirkt sofort. Eine Frist (14 Tage nach Fälligkeit, 90 Tage vor Vertragsende) prüft die App alle 15 Minuten und löst je Datensatz einmal aus, eine Zahlung bekommt also eine Erinnerung und nicht jeden Tag eine neue. Ein Zeitplan läuft zur eingestellten Uhrzeit in deutscher Zeit, auf die Viertelstunde genau.
Die Bedingung grenzt ein: nur über 500 €, nur für ein bestimmtes Objekt. Ohne Bedingung trifft eine Automation alles, und das ist selten gewollt.
Die Aktion ist, was passiert: eine Mail, eine Aufgabe, ein Termin, eine Mahnung, ein Ticket, eine Nachricht im Team-Chat.
Erst testen
Testlauf in der Übersicht und Testen im Editor lassen den Ablauf einmal durchlaufen, ohne etwas zu verschicken oder zu speichern. Bei einer Frist nimmt der Test den ersten echten Treffer deines Kontos, sonst Beispieldaten; oben steht, womit getestet wurde.
Bei einer Bedingung laufen im Test beide Zweige, damit du jeden Schritt einmal siehst. Den Zweig, den ein echter Lauf mit diesen Daten nicht nähme, blendet die Vorschau ab.
Erst danach den Schalter Aktiv umlegen. Bei Zeitplänen und Fristen gibt es im Menü … zusätzlich Jetzt echt ausführen: das ist kein Test, Mails und Briefe gehen wirklich raus, deshalb fragt die App vorher nach.
KI-Generierung
Unten im Editor steht KI-Generierung: du beschreibst den Ablauf in einem Satz, und Verwaltio baut den Entwurf. Ohne eine einzige Automation schlägt die Übersicht Abläufe vor, die zu deinem Konto passen, und öffnet damit direkt die KI-Generierung. Prüfen musst du den Entwurf trotzdem, vor allem die Bedingung.
Beginne mit einer Automation, die nur eine Aufgabe anlegt. Aufgaben sieht nur dein Team, Mails sieht der Mieter. Wenn der Verlauf nach zwei Wochen zeigt, dass die Bedingung stimmt, tauschst du die Aktion.
Wie es weitergeht
- Automation aus einer Vorlage ist der schnellere Einstieg.
- Automatische Tickets und Fristen für Ticket-Automatik.
- Dokument-Workflows für den Dokumenteneingang.