Der Auto-Pilot

Der Auto-Pilot liest jede Mail, die in deinem Postfach eingeht, ordnet sie ein und bereitet die Antwort vor. Wie weit er dabei gehen darf, legst du an einer Stelle fest. Was er vorbereitet hat, findest du nicht in einer eigenen Liste, sondern dort, wo du ohnehin arbeitest: unter der Mail im Postfach.

Wo er liegt

Öffne Einstellungen → Kommunikation → Auto-Pilot. Ganz oben steht die Stufe, darunter fünf Reiter: Kategorien, Sicherheit, Absender und Objekte, Antwortstil und Aktivität. Änderungen sammeln sich, bis du unten auf Speichern klickst. Die Leiste bleibt sichtbar, solange etwas offen ist.

Die Stufe

Die Stufe ist die eine Entscheidung, die alles andere rahmt. Vier Werte:

• Aus: eingehende Mails werden nicht ausgewertet.
• Nur Entwürfe: jede Antwort wird vorbereitet und wartet im Postfach auf deine Freigabe. Es geht nichts von allein raus.
• Auto-Versand: Kategorien, die auf „Auto" stehen, werden ab der Sicherheitsschwelle selbst beantwortet. Alles andere wartet im Postfach auf dich.
• Voll-Autopilot: auch Kategorien auf „Entwurf" werden selbst beantwortet. Nur „Immer prüfen" und Anwaltspost bleiben bei dir.

Unter der Stufe steht in einem Satz, was sie bedeutet. Der Satz ändert sich mit der Wahl, damit du nicht raten musst.

Kategorien

Der Auto-Pilot sortiert jede Mail in ein Anliegen: Zählerstand, Bescheinigung, Reparatur, Schaden, Beschwerde, Kündigung und so weiter. Für jedes Anliegen legst du fest, was passieren darf.

• Aus: die Mail bleibt unangetastet.
• Entwurf: die Antwort wird vorbereitet und wartet im Postfach.
• Auto: die Antwort geht ab der Stufe „Auto-Versand" von allein raus.
• Immer prüfen: die Antwort wird vorbereitet, geht aber auf keiner Stufe von allein raus. So stehen Kündigung, Zahlungsproblem und Datenänderung von Anfang an, und Anwalt und Behörde lässt sich gar nicht anders stellen.

Rechts neben jeder Zeile stehen zwei Häkchen, Ticket und Aufgabe: ob der Auto-Pilot bei diesem Anliegen zusätzlich ein Ticket oder eine Aufgabe anlegt. Ein Ticket entsteht nur bei Reparatur und Schaden, eine Aufgabe ist bei Anwaltspost vorgesehen, damit die Frist nicht im Postfach verschwindet.

Drei Vorlagen oben im Reiter setzen die ganze Tabelle auf einmal: Alles vorbereiten (nichts geht ohne Freigabe raus), Standardfälle allein (Zählerstand, Bescheinigung, Stellplatz, allgemeine Fragen, Schlüssel) und Alltag allein (zusätzlich Reparatur, Schaden, Beschwerde, Ein- und Auszug). Eine Vorlage setzt auch die passende Stufe. Danach änderst du einzelne Zeilen, wie du willst.

Sicherheit

Der Reiter hat zwei Teile. Grenzen sagt, ab wann und wie oft der Auto-Pilot handeln darf:

• Antwort vorbereiten ab und Automatisch versenden ab: wie sicher sich der Auto-Pilot bei der Einordnung sein muss, in Prozent. Darunter bleibt die Mail liegen beziehungsweise wird nur als Entwurf vorbereitet. Die Vorgabe ist 60 fürs Vorbereiten und 90 fürs Versenden.
• Auto-Mails, Tickets und Aufgaben pro Tag: ist die Zahl erreicht, gibt es für den Rest des Tages nur noch Entwürfe.
• Nur im Zeitfenster versenden: Wochentage und Uhrzeit, in denen Antworten von allein rausgehen dürfen. Außerhalb wartet alles auf dich. Eine Antwort um drei Uhr nachts wirkt nicht wie ein Mensch, und genau das soll sie.

Das Sicherheitsnetz fängt die Fälle ab, in denen eine Antwort von allein falsch wäre, egal wie sicher die Einordnung ist:

• Maschinenpost ignorieren: Newsletter, Zustellberichte und Abwesenheitsnotizen bekommen keine Antwort.
• Nur an bekannte Absender versenden: wer nicht als Mieter oder Eigentümer im Konto steht, bekommt höchstens einen Entwurf.
• Mails mit Anhang immer prüfen: den Anhang hat niemand gelesen.
• Zusagen abfangen: enthält der Vorschlag ein Versprechen wie einen Termin oder eine Erstattung, geht er nicht von allein raus.
• Antworten je Konversation und Sperrfrist je Absender: kein Hin und Her zwischen zwei Maschinen, keine zwei automatischen Antworten an dieselbe Person innerhalb weniger Minuten.
• Abwesenheitsnotiz beachten ist immer aktiv: läuft deine Auto-Antwort, versendet der Auto-Pilot nichts.

Absender und Objekte

Nur bekannte Mieter beschränkt den Auto-Piloten auf Absender, die im Konto stehen. Gesperrte Domains und Gesperrte Adressen werden nie automatisch bearbeitet, auch nicht als Entwurf. Sobald unter Erlaubte Domains etwas steht, gilt nur noch diese Liste. Unter Objekte schaltest du den Auto-Piloten für einzelne Häuser ab, etwa für ein Objekt, das gerade in der Übergabe ist.

Antwortstil

Hier bestimmst du, wie eine Antwort klingt. Ton (sachlich, freundlich, formell) und Sprache (wie die Anfrage oder fest). Die Anrede und die Grußformel stehen in jeder Antwort, der Text der KI dazwischen. In der Anrede steht {{name}} für „Herr Wagner" und {{anrede}} für „Sehr geehrter Herr Wagner"; für Absender ohne bekannten Namen gibt es eine eigene Zeile. Die Signatur hängt der Versand an: gibst du eine Antwort frei, deine Standard-Signatur wie im Antwortfenster, schickt der Auto-Pilot selbst, der Standard für alle.

Unter Fähigkeiten steht, was der Auto-Pilot außer Schreiben darf: Echter Kontext zieht Mietverhältnis, Einheit und offene Vorgänge des Absenders in die Antwort. Aktionen ausführen legt Tickets und Aufgaben an. Aus Freigaben lernen nimmt deine bearbeiteten Antworten als Vorbild. Ticket beim Annehmen vorschlagen blendet bei Reparatur und Schaden das Häkchen „Ticket im Anschluss anlegen" unter dem Vorschlag ein.

Aktivität

Oben fasst eine Karte die Stufe zusammen: wie viele Kategorien selbst beantwortet werden, wie viele zur Freigabe landen, ab welcher Schwelle, und wie viele Vorschläge gerade im Postfach warten. Im Postfach prüfen springt direkt in den Ordner. Darunter zeigt der Reiter, was der Auto-Pilot heute getan hat (versendet, Entwürfe, Tickets und Aufgaben, aussortiert, blockiert, dringend), die Bilanz der letzten 30 Tage (automatisch, freigegeben, abgelehnt, vor dem Versand bearbeitet) und darunter den Verlauf mit jeder einzelnen Entscheidung samt Grund. Wenn eine Mail auf dich gewartet hat, obwohl die Kategorie auf „Auto" stand, steht hier, warum: Tageslimit, Sperrfrist, Anhang, unbekannter Absender.

Der Probelauf

Bevor du eine Stufe hochschaltest, prüfe sie. Probelauf im Reiter Aktivität nimmt eine Absender-Adresse, einen Betreff und einen Mailtext und schickt sie durch die echte Kette: Vorfilter, Einordnung, Absender, Entscheidung und die fertige Antwort. Es wird nichts gespeichert, nichts angelegt und nichts versendet. Du siehst, was der Auto-Pilot mit genau dieser Mail und genau deinen Einstellungen getan hätte.

Fang mit „Nur Entwürfe" an und lies zwei Wochen lang die Vorschläge im Postfach. Erst wenn du bei einer Kategorie keinen Vorschlag mehr änderst, stell sie auf „Auto". Wer alles auf einmal freischaltet, weiß bei der ersten falschen Antwort nicht, welche Regel sie erzeugt hat.

Wie es weitergeht

• KI-Vorschläge im Postfach: annehmen, bearbeiten, verwerfen und das Ticket dazu.
• Die E-Mail-Signatur, die der Auto-Pilot unter jede Antwort setzt.
• Auto-Antwort für Abwesenheiten, die der Auto-Pilot respektiert.
• Eine Automation bauen für Abläufe ohne Sprachmodell.