Was der Assistent für dich erledigt

Der Assistent beantwortet nicht nur Fragen, er kann handeln: einen Kontakt anlegen, ein Ticket zuweisen, einen Beleg erfassen, einen Mahnlauf vorbereiten. Und vor jedem Schritt, der etwas verändert, fragt er nach.

Lesen und schreiben

Der Umfang steht unter Einstellungen → Integrationen und Daten → API und Verbindungen, im Reiter KI-Connector.

Zwei Zahlen sagen alles: Aktionen lesend, immer erlaubt, und Aktionen schreibend, freigeschaltet. Lesen darf er also jederzeit; alles andere ist eine Entscheidung.

Die Bestätigung vor dem Schreiben

Jeder schreibende Schritt läuft über eine Bestätigungskarte. Sie nennt im Klartext, was passieren wird: welcher Datensatz, welche Felder, welche Werte. Du bestätigst oder brichst ab. Das ist kein Sicherheitsnetz für Anfänger, sondern die Architektur: der Assistent hat keinen Weg, an dieser Karte vorbei zu schreiben.

Was er nach deiner Bestätigung schreibt, steht im Änderungsprotokoll deines Kontos (Konto → Aktivitäten) mit dem Hinweis KI. Kam die Änderung über eine verbundene Anwendung wie Claude, steht dort deren Name.

Alles, was ein Formular pflegt

Was du in Verwaltio in einem Formular einträgst, kann er auch setzen: am Kontakt etwa den bevorzugten Zustellweg, an der Aufgabe Wiederholung, Erinnerung und Beobachter, am Termin Teilnehmer und Verknüpfungen, an der Eigentümerversammlung Ort, Zeiten und Tagesordnung, am Dokument Titel und Tags. Er schreibt dabei über denselben Weg wie das Formular, mit denselben Prüfungen. Was das Formular ablehnt, lehnt auch er ab.

Was er nicht tut

• Löschen. Über eine verbundene Anwendung bleibt es gesperrt, auch mit Bestätigung. Im Assistenten in Verwaltio nimmt er nur zurück, was er im selben Gespräch selbst angelegt hat (etwa eine Person, die doppelt entstanden ist), und führt zwei Kontakte derselben Person zusammen, beides mit Bestätigungskarte. Gibt es schon Zahlungseingänge, ist das keine Fehlanlage mehr.
• Etwas als erledigt melden, das nicht passiert ist. Schreibt er „angelegt“, ohne dass ein Schritt lief, fängt Verwaltio das ab und lässt ihn den Satz richtigstellen.
• Postleitzahl und Ort erfinden. Fehlt eine Angabe, fragt er nach, statt zu raten.
• Über eine Warnung hinweggehen. Meldet die Software einen unplausiblen Zählerstand, gibt er die Meldung weiter und bucht nichts.
• Eine Identität erfinden. Bei Bankzuordnungen schlägt er nur belegte Paarungen vor.
• Ungefragt Post verschicken. Empfänger, Betreff und voller Text werden vorher gezeigt.
• Einladen und freigeben. Eine Eigentümerversammlung plant er, die Einladung verschickst du in Verwaltio. Im Eigentümerportal erscheint sie nur, wenn du es ausdrücklich sagst. Am Bankkonto ändert er Namen, Gruppe und Sichtbarkeit; Abruf und Zahlungsfreigabe bleiben bei dir.
• Einen beschlossenen Wirtschaftsplan ändern. Entwürfe legt er an und passt sie an; nach dem Beschluss geht eine Änderung nur über einen neuen Beschluss, und den trägst du in Verwaltio selbst ein.

Wofür er sich lohnt

Für alles, was mehrere Klicks über mehrere Seiten kostet und selten genug vorkommt, dass man den Weg vergisst. „Leg für die Wohnung im zweiten Stock links einen Zähler an, Kaltwasser, Nummer 4711" ist schneller gesagt als geklickt. Ebenso „Leg für die WEG Ahornweg den Wirtschaftsplan fürs nächste Jahr aus der letzten Abrechnung an" oder „Vereinbare mit Herrn Schulz eine Ratenzahlung über sechs Monate": die Karte zeigt Positionen, Raten und wie lange der Mahnlauf ruht, bevor etwas gespeichert wird.

Lies die Bestätigungskarte, statt sie wegzuklicken. Sie ist die einzige Stelle, an der ein Missverständnis zwischen deiner Formulierung und seinem Verständnis auffällt, und sie kostet drei Sekunden.

Wie es weitergeht

• Den KI-Assistenten nutzen für die Grundlagen.
• Belege per KI erfassen als häufigster Fall.
• API-Schlüssel und Verbindungen für den Zugang von außen.