pCloud verbinden

Liegt die Ablage deines Büros in pCloud, muss kein Dokument doppelt abgelegt werden. Verwaltio legt jedes Dokument zusätzlich in einem Ordner deiner Wahl ab, sortiert nach Objekt und Kontakt. Und was dein Team direkt in diesen Ordner legt, landet am richtigen Objekt in Verwaltio.

Bevor du startest

• Wer verbinden darf. Inhaber und Admins. Die Verbindung gilt für das ganze Konto, es gibt je Anbieter genau eine. Auch die Dokumente deiner Teammitglieder gehen darüber.
• Ein pCloud-Konto. Ob es im Rechenzentrum Europa oder USA liegt, erkennt Verwaltio selbst. Du musst nichts auswählen.
• Einmal im Jahr erneuern. pCloud gibt Verwaltio den Zugriff für ein Jahr. Rechtzeitig vorher erinnert der Dialog daran, mehr dazu weiter unten.

Verbinden

Öffne die Einstellungen und wähle in der Gruppe Integrationen und Daten den Punkt Integrationen verwalten. Unter Dokumente und Ablage steht die Kachel pCloud. Ein Klick öffnet den Dialog, der zuerst zeigt, was die Anbindung kann. Denselben Dialog erreichst du unter Dokumente über die Karte Cloud-Speicher.

Mit Mit pCloud verbinden wechselst du zu pCloud. Dort meldest du dich an und erlaubst den Zugriff. Danach kommst du zurück in die Einstellungen, die Meldung pCloud erfolgreich verbunden! erscheint, und der Dialog öffnet sich wieder.

Der Reiter Verbindung zeigt das angemeldete Konto, das Rechenzentrum, wann zuletzt abgeglichen wurde und bis wann der Zugriff gilt.

Den Zugriff aktuell halten

Unter Zugriff gültig bis steht das Datum, an dem der Zugriff von Verwaltio endet, mit den verbleibenden Tagen. Ab 30 Tagen vorher erscheint der Hinweis Der Zugriff läuft bald ab. Danach stoppt der Abgleich. mit dem Knopf Zugriff erneuern. Er führt dich noch einmal über die Anmeldung bei pCloud, danach gilt der Zugriff wieder ein Jahr. Solange der Zugriff noch nicht abgelaufen ist, verlängert auch Verbindung prüfen ihn um ein Jahr.

Lässt du den Zugriff ablaufen, stoppt der Abgleich in beide Richtungen, ohne dass ein Dokument verloren geht. Nach dem Erneuern holt Verwaltio nach, was liegen geblieben ist.

Den Ablageort wählen

Nach dem Verbinden steht der Dialog auf dem Reiter Ablage. Der Ablageort ist der Ordner in pCloud, unter dem Verwaltio arbeitet. Mit Ändern öffnest du die Auswahl, gehst in den gewünschten Ordner und bestätigst mit Als Ablageort übernehmen. Einen neuen Ordner legst du dort direkt mit Neuen Ordner in „…“ anlegen an.

Nutze bei pCloud am besten einen neuen, leeren Ordner als Ablageort und lass Verwaltio die Struktur darin selbst aufbauen. Bestehende Ordner zuordnen hält bei pCloud derzeit nicht zuverlässig, weil der regelmäßige Abgleich die Zuordnung wieder zurücksetzt.

Wähle immer einen eigenen Ordner, etwa „Verwaltio“. Ohne Wahl legt Verwaltio auf der obersten Ebene deines pCloud-Kontos ab, übernimmt von dort aber keine Dateien zurück. Verwaltio liest nie dein ganzes Konto, sondern nur, was unter dem gewählten Ablageort liegt.

So sortiert Verwaltio in pCloud

Unter dem Ablageort entstehen drei Ordner:

• Immobilien mit einem Ordner je Objekt, benannt nach Adresse und Ort. Darin stehen dieselben Fachordner wie in der Ablage von Verwaltio, etwa Betriebskosten, Verträge und Dokumente, dazu die Ordner der Mieter und Eigentümer dieses Objekts. Wo Jahre zählen, zum Beispiel bei Betriebskosten, gibt es darunter einen Ordner je Jahr.
• Kreditoren mit einem Ordner je Dienstleister, unabhängig vom Objekt.
• Posteingang für Dokumente, die noch keinem Objekt und keinem Kontakt zugeordnet sind.

Die Fachordner eines Objekts tragen in pCloud eine Nummer vorn, etwa „01 Betriebskosten“. So stehen sie im Dateiexplorer in derselben Reihenfolge wie in Verwaltio.

Was von selbst läuft

Im Reiter Synchronisation stehen unter Läuft von selbst zwei Schalter, einer je Richtung.

Neue Dokumente nach pCloud legt jedes Dokument, das in Verwaltio entsteht, zusätzlich in pCloud ab, sobald es gespeichert ist. Was schon vorher in Verwaltio lag, überträgt Verwaltio im Hintergrund nach, bis zu 150 Dokumente je halbe Stunde.

Neue Dateien aus pCloud holt Dateien, die du oder dein Team direkt in pCloud ablegt, nach Verwaltio. Verwaltio schaut alle zehn Minuten nach. Dabei gilt:

• Übernommen wird nur, was in den Ordnern Immobilien, Kreditoren oder Posteingang liegt. Andere Ordner unter dem Ablageort bleiben außen vor.
• Verwaltio erkennt am Ordner, wohin die Datei gehört. Eine Datei in „Immobilien/Hauptstraße 5, Berlin/01 Betriebskosten“ landet am Objekt Hauptstraße 5 bei den Betriebskosten. Findet Verwaltio den Ordner nicht, kommt die Datei in den Posteingang. Verloren geht nichts.
• Die Datei wird kopiert, sie bleibt also auch in pCloud liegen. Beim ersten Lauf übernimmt Verwaltio alles, was dort schon liegt.
• Löschst du eine Datei in pCloud, bleibt sie in Verwaltio. Umgekehrt löscht Verwaltio in pCloud nie etwas.
• Dateien über 200 MB übernimmt Verwaltio nicht.

Benennst du in pCloud einen Ordner um oder verschiebst ihn, zieht Verwaltio das nicht nach. Arbeite deshalb in den Ordnern, die Verwaltio angelegt hat, und benenne sie in pCloud nicht um. Änderst du eine Datei, nachdem Verwaltio sie übernommen hat, bleibt in Verwaltio die übernommene Fassung.

Einmalige Aktionen

Unter Einmalige Aktionen stehen drei Schritte für besondere Anlässe:

• Bestand vollständig übertragen legt die komplette Ordnerstruktur in pCloud an und lädt alle vorhandenen Dokumente in einem Zug hoch, statt nach und nach. Das lohnt sich direkt nach dem Einrichten. Der Lauf geht im Hintergrund weiter, auch wenn du den Dialog schließt.
• Jetzt aus der Cloud einlesen holt neue Dateien sofort, ohne auf den nächsten Lauf zu warten.
• Flach abgelegte Dateien einsortieren verschiebt Dokumente, die Verwaltio früher ohne Ordner hochgeladen hat, in die passenden Ordner. Verwaltio verschiebt dabei nur Dateien, die es selbst hochgeladen hat, und löscht nichts. Mit Letzten Lauf zurücknehmen stellst du den alten Stand wieder her.

Unter Stand siehst du, wie viele Dokumente es in Verwaltio gibt, wie viele davon schon übertragen sind und wie viele noch offen sind.

Im Alltag

• In der Ablage erscheint pCloud als eigener Eintrag neben Immobilien und Kontakte. Dort siehst du, was in pCloud liegt, lädst Dateien herunter und übernimmst eine Datei mit Rechtsklick und Zu Dokumenten hinzufügen gezielt an ein Objekt oder einen Kontakt.
• Ein einzelnes Dokument schickst du über sein Menü Cloud und Jetzt synchronisieren nach pCloud, auch wenn der Schalter für neue Dokumente aus ist. Für mehrere markierte Dokumente gibt es dafür den Knopf In Cloud.

Trennen

Im Reiter Verbindung beendest du die Anbindung mit Trennen und bestätigst mit Ja, trennen. Deine Dokumente bleiben in Verwaltio und in pCloud erhalten, nur die Verknüpfung zwischen beiden entfällt. Verwaltio zieht dabei den Zugriff bei pCloud zurück und schaltet die Übertragung ab. Der Ablageort bleibt gespeichert. Verbindest du später wieder, schalte die Übertragung neu ein.

Wenn etwas nicht klappt

• „Der Zugriff ist abgelaufen. Der Abgleich steht still.“ Nutze Zugriff erneuern und melde dich bei pCloud an.
• „Es fehlt ein Ablageort. Wähle ihn unter Ablage aus.“ erscheint bei Jetzt aus der Cloud einlesen, solange kein eigener Ordner gewählt ist.
• Eine Datei aus pCloud fehlt in Verwaltio. Liegt sie außerhalb der Ordner Immobilien, Kreditoren und Posteingang, übernimmt Verwaltio sie nicht. Lege sie in einen dieser Ordner.
• Dokumente landen im Posteingang statt am Objekt. Meist wurde der Ordner des Objekts in pCloud umbenannt. Verwaltio erkennt das Objekt dann nicht mehr am Ordnernamen.

Datenschutz

pCloud ist ein Anbieter aus der Schweiz. Das Rechenzentrum legt pCloud beim Anlegen des Kontos fest, im Reiter Verbindung siehst du, welches deins ist. Für Dokumente mit personenbezogenen Daten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit pCloud. Für Mieterdokumente empfehlen wir ein Konto im Rechenzentrum Europa.

Wie es weitergeht

• Integrationen verbinden für den Überblick über alle Dienste.
• Die anderen Cloud-Speicher: Google Drive verbinden, OneDrive verbinden, Dropbox verbinden, luckycloud verbinden.