OneDrive verbinden

Liegt die Ablage deines Büros in OneDrive, muss kein Dokument doppelt abgelegt werden. Verwaltio legt jedes Dokument zusätzlich in einem Ordner deiner Wahl ab, sortiert nach Objekt und Kontakt. Und was dein Team direkt in diesen Ordner legt, landet am richtigen Objekt in Verwaltio.

Bevor du startest

• Wer verbinden darf. Inhaber und Admins. Die Verbindung gilt für das ganze Konto, es gibt je Anbieter genau eine. Auch die Dokumente deiner Teammitglieder gehen darüber.
• Ein Microsoft-Konto mit OneDrive. Das Geschäftskonto aus Microsoft 365 und ein privates Microsoft-Konto gehen beide. Eine Freigabe durch euren Microsoft-Administrator braucht es in der Regel nicht. Hat eure Firma das Zustimmen zu fremden Apps gesperrt, muss er Verwaltio einmal zulassen.
• Es zählt dein persönliches OneDrive. Teambibliotheken aus SharePoint oder Microsoft Teams kann Verwaltio nicht als Ablage nutzen.
• Hast du schon dein Postfach oder deinen Outlook-Kalender verbunden, kennst du die Anmeldung bereits. Es ist dieselbe Microsoft-Anmeldung.

Verbinden

Öffne die Einstellungen und wähle in der Gruppe Integrationen und Daten den Punkt Integrationen verwalten. Unter Dokumente und Ablage steht die Kachel OneDrive. Ein Klick öffnet den Dialog, der zuerst zeigt, was die Anbindung kann. Denselben Dialog erreichst du unter Dokumente über die Karte Cloud-Speicher.

Mit Mit OneDrive verbinden wechselst du zu Microsoft. Dort wählst du das Konto aus, meldest dich an und bestätigst den Zugriff. Danach kommst du zurück in die Einstellungen, die Meldung OneDrive erfolgreich verbunden! erscheint, und der Dialog öffnet sich wieder.

Der Reiter Verbindung zeigt, mit welchem Konto Verwaltio arbeitet und wann zuletzt abgeglichen wurde. Verbindung prüfen fragt bei OneDrive nach, ob der Zugriff noch steht.

Den Ablageort wählen

Nach dem Verbinden steht der Dialog auf dem Reiter Ablage. Der Ablageort ist der Ordner in OneDrive, unter dem Verwaltio arbeitet. Mit Ändern öffnest du die Auswahl, gehst in den gewünschten Ordner und bestätigst mit Als Ablageort übernehmen. Einen neuen Ordner legst du dort direkt mit Neuen Ordner in „…“ anlegen an.

Bestehende Ordner zuordnen brauchst du nur, wenn deine Ablage in OneDrive schon steht und Verwaltio dort weiterarbeiten soll. Der Bereich hat zwei Teile:

• Hauptordner legen fest, wo ein Bereich von Verwaltio in OneDrive beginnt, etwa „Immobilien“ in deinem vorhandenen Ordner „Objekte“. Du wählst den Ordner aus und bestätigst mit Als Hauptordner übernehmen. Vorhandene Unterordner erkennt Verwaltio am Namen wieder, fehlende legt es an.
• Ordnernamen gelten für die Unterordner, die es unter jedem Objekt und jedem Kontakt gibt. Heißt „Verträge“ bei dir überall „Vertragsdokumente“, trägst du das einmal ein.

Wähle immer einen eigenen Ordner, etwa „Verwaltio“. Ohne Wahl legt Verwaltio auf der obersten Ebene deines OneDrive ab, übernimmt von dort aber keine Dateien zurück. Verwaltio liest nie dein ganzes Konto, sondern nur, was unter dem gewählten Ablageort liegt.

So sortiert Verwaltio in OneDrive

Unter dem Ablageort entstehen drei Ordner:

• Immobilien mit einem Ordner je Objekt, benannt nach Adresse und Ort. Darin stehen dieselben Fachordner wie in der Ablage von Verwaltio, etwa Betriebskosten, Verträge und Dokumente, dazu die Ordner der Mieter und Eigentümer dieses Objekts. Wo Jahre zählen, zum Beispiel bei Betriebskosten, gibt es darunter einen Ordner je Jahr.
• Kreditoren mit einem Ordner je Dienstleister, unabhängig vom Objekt.
• Posteingang für Dokumente, die noch keinem Objekt und keinem Kontakt zugeordnet sind.

Die Fachordner eines Objekts tragen in OneDrive eine Nummer vorn, etwa „01 Betriebskosten“. So stehen sie im Dateiexplorer in derselben Reihenfolge wie in Verwaltio.

Was von selbst läuft

Im Reiter Synchronisation stehen unter Läuft von selbst zwei Schalter, einer je Richtung.

Neue Dokumente nach OneDrive legt jedes Dokument, das in Verwaltio entsteht, zusätzlich in OneDrive ab, sobald es gespeichert ist. Was schon vorher in Verwaltio lag, überträgt Verwaltio im Hintergrund nach, bis zu 150 Dokumente je halbe Stunde.

Neue Dateien aus OneDrive holt Dateien, die du oder dein Team direkt in OneDrive ablegt, nach Verwaltio. Verwaltio schaut alle zehn Minuten nach. Dabei gilt:

• Übernommen wird nur, was in den Ordnern Immobilien, Kreditoren oder Posteingang liegt. Andere Ordner unter dem Ablageort bleiben außen vor.
• Verwaltio erkennt am Ordner, wohin die Datei gehört. Eine Datei in „Immobilien/Hauptstraße 5, Berlin/01 Betriebskosten“ landet am Objekt Hauptstraße 5 bei den Betriebskosten. Findet Verwaltio den Ordner nicht, kommt die Datei in den Posteingang. Verloren geht nichts.
• Die Datei wird kopiert, sie bleibt also auch in OneDrive liegen. Beim ersten Lauf übernimmt Verwaltio alles, was dort schon liegt.
• Löschst du eine Datei in OneDrive, bleibt sie in Verwaltio. Umgekehrt löscht Verwaltio in OneDrive nie etwas.
• Dateien über 200 MB übernimmt Verwaltio nicht.

Änderst du eine Datei in OneDrive, nachdem Verwaltio sie übernommen hat, bleibt in Verwaltio die übernommene Fassung. Soll die neue Fassung hinein, lege sie als neue Datei ab.

Einmalige Aktionen

Unter Einmalige Aktionen stehen drei Schritte für besondere Anlässe:

• Bestand vollständig übertragen legt die komplette Ordnerstruktur in OneDrive an und lädt alle vorhandenen Dokumente in einem Zug hoch, statt nach und nach. Das lohnt sich direkt nach dem Einrichten. Der Lauf geht im Hintergrund weiter, auch wenn du den Dialog schließt.
• Jetzt aus der Cloud einlesen holt neue Dateien sofort, ohne auf den nächsten Lauf zu warten.
• Flach abgelegte Dateien einsortieren verschiebt Dokumente, die Verwaltio früher ohne Ordner hochgeladen hat, in die passenden Ordner. Verwaltio verschiebt dabei nur Dateien, die es selbst hochgeladen hat, und löscht nichts. Mit Letzten Lauf zurücknehmen stellst du den alten Stand wieder her.

Unter Stand siehst du, wie viele Dokumente es in Verwaltio gibt, wie viele davon schon übertragen sind und wie viele noch offen sind, dazu den belegten Speicherplatz.

Im Alltag

• In der Ablage erscheint OneDrive als eigener Eintrag neben Immobilien und Kontakte. Dort siehst du, was in OneDrive liegt, lädst Dateien herunter und übernimmst eine Datei mit Rechtsklick und Zu Dokumenten hinzufügen gezielt an ein Objekt oder einen Kontakt.
• Ein einzelnes Dokument schickst du über sein Menü Cloud und Jetzt synchronisieren nach OneDrive, auch wenn der Schalter für neue Dokumente aus ist. Für mehrere markierte Dokumente gibt es dafür den Knopf In Cloud.

Trennen

Im Reiter Verbindung beendest du die Anbindung mit Trennen und bestätigst mit Ja, trennen. Deine Dokumente bleiben in Verwaltio und in OneDrive erhalten, nur die Verknüpfung zwischen beiden entfällt. Dabei vergisst Verwaltio auch den Ablageort. Verbindest du später wieder, wählst du ihn neu. Meldest du dich beim erneuten Verbinden mit einem anderen Microsoft-Konto an, gilt dasselbe.

Wenn etwas nicht klappt

• Die Verbindung ist plötzlich getrennt. Microsoft beendet den Zugriff, wenn du das Passwort des Kontos änderst, die Einwilligung für Verwaltio widerrufst oder das Konto 90 Tage nicht genutzt wurde. Verbinde OneDrive neu und wähle den Ablageort wieder.
• „Es fehlt ein Ablageort. Wähle ihn unter Ablage aus.“ erscheint bei Jetzt aus der Cloud einlesen, solange kein eigener Ordner gewählt ist.
• Ein einzelnes Dokument kommt nicht in OneDrive an. OneDrive erlaubt Pfade bis 400 Zeichen. Sehr lange Objekt- oder Dateinamen in tiefen Ordnern können darüber liegen. Kürze den Dateinamen in Verwaltio und synchronisiere das Dokument neu.
• Die SharePoint-Bibliothek fehlt in der Ordnerauswahl. Verwaltio arbeitet nur im persönlichen OneDrive.
• Eine Datei aus OneDrive fehlt in Verwaltio. Liegt sie außerhalb der Ordner Immobilien, Kreditoren und Posteingang, übernimmt Verwaltio sie nicht. Lege sie in einen dieser Ordner.

Datenschutz

Microsoft verarbeitet die Dokumente als Auftragsverarbeiter. Für Microsoft 365 im Unternehmen ist der Auftragsverarbeitungsvertrag bereits Teil der Vertragsbedingungen. Ein privates Microsoft-Konto eignet sich nicht für Mieterdokumente.

Wie es weitergeht

• Integrationen verbinden für den Überblick über alle Dienste.
• Die anderen Cloud-Speicher: Google Drive verbinden, Dropbox verbinden, pCloud verbinden, luckycloud verbinden.