Dropbox verbinden

Liegt die Ablage deines Büros in Dropbox, muss kein Dokument doppelt abgelegt werden. Verwaltio legt jedes Dokument zusätzlich in einem Ordner deiner Wahl ab, sortiert nach Objekt und Kontakt. Und was dein Team direkt in diesen Ordner legt, landet am richtigen Objekt in Verwaltio.

Bevor du startest

• Wer verbinden darf. Inhaber und Admins. Die Verbindung gilt für das ganze Konto, es gibt je Anbieter genau eine. Auch die Dokumente deiner Teammitglieder gehen darüber.
• Ein Dropbox-Konto, privat oder aus Dropbox Business. Verwaltio darf dort Dateien und Ordner lesen und schreiben, legt aber keine öffentlichen Freigabelinks an.
• Privat und geschäftlich gekoppelt? Viele haben ein privates und ein geschäftliches Dropbox-Konto unter einer Anmeldung. Dann entscheidest du beim Verbinden, welches Verwaltio nutzt. Für die Teamordner ist es das Geschäftskonto.

Verbinden

Öffne die Einstellungen und wähle in der Gruppe Integrationen und Daten den Punkt Integrationen verwalten. Unter Dokumente und Ablage steht die Kachel Dropbox. Ein Klick öffnet den Dialog, der zuerst zeigt, was die Anbindung kann. Denselben Dialog erreichst du unter Dokumente über die Karte Cloud-Speicher.

Mit Mit Dropbox verbinden wechselst du zu Dropbox. Dort meldest du dich an, wählst bei gekoppelten Konten das Geschäftskonto und erlaubst den Zugriff. Dropbox fragt bei jedem Verbinden erneut. Danach kommst du zurück in die Einstellungen, die Meldung Dropbox erfolgreich verbunden! erscheint, und der Dialog öffnet sich wieder.

Das richtige Konto prüfen

Im Reiter Verbindung steht unter Konto, womit Verwaltio arbeitet:

• Team „…“ mit Team Space: das Geschäftskonto eines Teams, das Dropbox mit gemeinsamer Team-Ebene nutzt.
• Team „…“ ohne Team Space: das Geschäftskonto eines Teams mit älterem Aufbau. Die Teamordner liegen dort in deinem eigenen Ordner.
• Privates Konto, kein Team: ein reines Privatkonto.
• Privates Konto, Geschäftskonto gekoppelt: Hier ist das falsche Konto verbunden. Die Teamordner liegen im Geschäftskonto und erscheinen deshalb nicht.

Im letzten Fall zeigt Verwaltio einen Hinweis mit dem Knopf Mit Geschäftskonto verbinden. Ein Klick meldet dich bei Dropbox neu an, diesmal gleich mit dem Geschäftskonto.

Der Reiter Verbindung zeigt, mit welchem Konto Verwaltio arbeitet und wann zuletzt abgeglichen wurde. Verbindung prüfen fragt bei Dropbox nach, ob der Zugriff noch steht.

Den Ablageort wählen

Nach dem Verbinden steht der Dialog auf dem Reiter Ablage. Der Ablageort ist der Ordner in Dropbox, unter dem Verwaltio arbeitet. Mit Ändern öffnest du die Auswahl, gehst in den gewünschten Ordner und bestätigst mit Als Ablageort übernehmen. Einen neuen Ordner legst du dort direkt mit Neuen Ordner in „…“ anlegen an.

Nutzt euer Team Dropbox mit Team Space, wähle als Ablageort einen Ordner in einem Teamordner. Ohne eigene Wahl landet sonst alles in deinem persönlichen Ordner und nicht dort, wo dein Team es sieht.

Bestehende Ordner zuordnen brauchst du nur, wenn deine Ablage in Dropbox schon steht und Verwaltio dort weiterarbeiten soll. Der Bereich hat zwei Teile:

• Hauptordner legen fest, wo ein Bereich von Verwaltio in Dropbox beginnt, etwa „Immobilien“ in deinem vorhandenen Ordner „Objekte“. Du wählst den Ordner aus und bestätigst mit Als Hauptordner übernehmen. Vorhandene Unterordner erkennt Verwaltio am Namen wieder, fehlende legt es an.
• Ordnernamen gelten für die Unterordner, die es unter jedem Objekt und jedem Kontakt gibt. Heißt „Verträge“ bei dir überall „Vertragsdokumente“, trägst du das einmal ein.

Wähle immer einen eigenen Ordner, etwa „Verwaltio“. Ohne Wahl legt Verwaltio auf der obersten Ebene ab, übernimmt von dort aber keine Dateien zurück. Verwaltio liest nie dein ganzes Konto, sondern nur, was unter dem gewählten Ablageort liegt.

So sortiert Verwaltio in Dropbox

Unter dem Ablageort entstehen drei Ordner:

• Immobilien mit einem Ordner je Objekt, benannt nach Adresse und Ort. Darin stehen dieselben Fachordner wie in der Ablage von Verwaltio, etwa Betriebskosten, Verträge und Dokumente, dazu die Ordner der Mieter und Eigentümer dieses Objekts. Wo Jahre zählen, zum Beispiel bei Betriebskosten, gibt es darunter einen Ordner je Jahr.
• Kreditoren mit einem Ordner je Dienstleister, unabhängig vom Objekt.
• Posteingang für Dokumente, die noch keinem Objekt und keinem Kontakt zugeordnet sind.

Die Fachordner eines Objekts tragen in Dropbox eine Nummer vorn, etwa „01 Betriebskosten“. So stehen sie im Dateiexplorer in derselben Reihenfolge wie in Verwaltio.

Was von selbst läuft

Im Reiter Synchronisation stehen unter Läuft von selbst zwei Schalter, einer je Richtung.

Neue Dokumente nach Dropbox legt jedes Dokument, das in Verwaltio entsteht, zusätzlich in Dropbox ab, sobald es gespeichert ist. Was schon vorher in Verwaltio lag, überträgt Verwaltio im Hintergrund nach, bis zu 150 Dokumente je halbe Stunde.

Neue Dateien aus Dropbox holt Dateien, die du oder dein Team direkt in Dropbox ablegt, nach Verwaltio. Verwaltio schaut alle zehn Minuten nach. Dabei gilt:

• Übernommen wird nur, was in den Ordnern Immobilien, Kreditoren oder Posteingang liegt. Andere Ordner unter dem Ablageort bleiben außen vor.
• Verwaltio erkennt am Ordner, wohin die Datei gehört. Eine Datei in „Immobilien/Hauptstraße 5, Berlin/01 Betriebskosten“ landet am Objekt Hauptstraße 5 bei den Betriebskosten. Findet Verwaltio den Ordner nicht, kommt die Datei in den Posteingang. Verloren geht nichts.
• Die Datei wird kopiert, sie bleibt also auch in Dropbox liegen. Beim ersten Lauf übernimmt Verwaltio alles, was dort schon liegt.
• Löschst du eine Datei in Dropbox, bleibt sie in Verwaltio. Umgekehrt löscht Verwaltio in Dropbox nie etwas.
• Dateien über 200 MB übernimmt Verwaltio nicht.

Änderst du eine Datei in Dropbox, nachdem Verwaltio sie übernommen hat, bleibt in Verwaltio die übernommene Fassung. Soll die neue Fassung hinein, lege sie als neue Datei ab.

Einmalige Aktionen

Unter Einmalige Aktionen stehen drei Schritte für besondere Anlässe:

• Bestand vollständig übertragen legt die komplette Ordnerstruktur in Dropbox an und lädt alle vorhandenen Dokumente in einem Zug hoch, statt nach und nach. Das lohnt sich direkt nach dem Einrichten. Der Lauf geht im Hintergrund weiter, auch wenn du den Dialog schließt.
• Jetzt aus der Cloud einlesen holt neue Dateien sofort, ohne auf den nächsten Lauf zu warten.
• Flach abgelegte Dateien einsortieren verschiebt Dokumente, die Verwaltio früher ohne Ordner hochgeladen hat, in die passenden Ordner. Verwaltio verschiebt dabei nur Dateien, die es selbst hochgeladen hat, und löscht nichts. Mit Letzten Lauf zurücknehmen stellst du den alten Stand wieder her.

Unter Stand siehst du, wie viele Dokumente es in Verwaltio gibt, wie viele davon schon übertragen sind und wie viele noch offen sind, dazu den belegten Speicherplatz.

Bei Team-Konten meldet Dropbox den Speicherplatz oft nicht. Dann fehlt diese Zeile, alles andere läuft normal.

Im Alltag

• In der Ablage erscheint Dropbox als eigener Eintrag neben Immobilien und Kontakte. Dort siehst du, was in Dropbox liegt, lädst Dateien herunter und übernimmst eine Datei mit Rechtsklick und Zu Dokumenten hinzufügen gezielt an ein Objekt oder einen Kontakt.
• Ein einzelnes Dokument schickst du über sein Menü Cloud und Jetzt synchronisieren nach Dropbox, auch wenn der Schalter für neue Dokumente aus ist. Für mehrere markierte Dokumente gibt es dafür den Knopf In Cloud.

Trennen

Im Reiter Verbindung beendest du die Anbindung mit Trennen und bestätigst mit Ja, trennen. Deine Dokumente bleiben in Verwaltio und in Dropbox erhalten, nur die Verknüpfung zwischen beiden entfällt. Verwaltio zieht dabei auch die Freigabe bei Dropbox zurück. Wechselst du beim erneuten Verbinden das Konto, etwa vom privaten zum geschäftlichen, setzt Verwaltio Ablageort, Schalter und Ordnerzuordnung zurück. Richte sie danach neu ein.

Wenn etwas nicht klappt

• Die Teamordner fehlen in der Auswahl. Meist ist das private Konto verbunden. Prüfe die Zeile Konto im Reiter Verbindung und nutze Mit Geschäftskonto verbinden.
• „This app has reached its user limit“ zeigt Dropbox, wenn die Verwaltio-App dort gerade keine weiteren Konten annimmt. An deinem Konto liegt das nicht. Melde dich in diesem Fall beim Verwaltio-Support.
• „Es fehlt ein Ablageort. Wähle ihn unter Ablage aus.“ erscheint bei Jetzt aus der Cloud einlesen, solange kein eigener Ordner gewählt ist.
• Ein einzelnes Dokument kommt nicht in Dropbox an. Dropbox erlaubt Pfade bis 260 Zeichen. Sehr lange Objekt- oder Dateinamen in tiefen Ordnern können darüber liegen. Kürze den Dateinamen in Verwaltio und synchronisiere das Dokument neu.
• Eine Datei aus Dropbox fehlt in Verwaltio. Liegt sie außerhalb der Ordner Immobilien, Kreditoren und Posteingang, übernimmt Verwaltio sie nicht. Lege sie in einen dieser Ordner.

Datenschutz

Dropbox ist ein Anbieter aus den USA. Für Dokumente mit personenbezogenen Daten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Dropbox, den es für die Business-Tarife gibt. Ein privates Dropbox-Konto eignet sich nicht für Mieterdokumente.

Wie es weitergeht

• Integrationen verbinden für den Überblick über alle Dienste.
• Die anderen Cloud-Speicher: Google Drive verbinden, OneDrive verbinden, pCloud verbinden, luckycloud verbinden.