Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist

Die meisten Zahlungen ordnen sich von selbst zu. Interessant sind die anderen: der Umsatz ohne Verwendungszweck, die Überweisung vom Konto des Partners, die runde Summe, die auf drei Forderungen passen würde. Für sie gilt eine Regel, die sich zu verstehen lohnt.

Ohne Beleg wird nicht gebucht

Verwaltio bucht nur, wenn die Identität belegt ist. Beleg heißt: die IBAN gehört zur Partei, oder ihr Name steht im Umsatz. Ohne eines von beidem kommt eine Zuordnung nie über die Vorschlagsstufe hinaus, egal wie gut Betrag und Datum passen.

Der Grund steht im Alltag: In einem Haus mit zwölf Wohnungen zahlen mehrere am dritten Werktag denselben Betrag. Betrag und Datum allein unterscheiden sie nicht.

Was die Identität belegt

Am stärksten wiegt die IBAN: ist die Kontoverbindung am Kontakt hinterlegt, ist die Sache klar. Danach kommt der volle Name im Verwendungszweck oder als Auftraggeber, danach der Nachname allein, der bei häufigen Namen im selben Haus nicht mehr reicht. Bleiben nur Betrag und Datum, ist gar nichts belegt, und dann entscheidest du.

Die Schreibweise ist dabei kein Hindernis. Banken liefern Namen in Großbuchstaben und ohne Umlaute; Verwaltio vergleicht deshalb in zwei Lesarten, sodass „Özge Özsoy" auch als „OZGE OZSOY" erkannt wird und ein Bindestrich im Nachnamen wie ein Leerzeichen zählt.

Auch die KI darf nicht raten

Verwaltio hat einen KI-gestützten Zuordnungsschritt. Er darf zwischen belegten Kandidaten entscheiden, aber keine Identität erfinden. Ein Umsatz ohne Beleg wird auch von der KI nicht gebucht. Das ist keine Vorsicht um ihrer selbst willen: ein Fall aus dem Betrieb hatte genau so eine Zahlung dem falschen Mieter zugeschrieben, weil der Betrag stimmte.

Was du in solchen Fällen tust

Die IBAN nachtragen. Der nachhaltigste Schritt: findest du heraus, wem das Konto gehört, trägst du die IBAN am Kontakt ein. Ab dann ordnet sich jede weitere Zahlung dieser Person von selbst zu.

Von Hand zuordnen. Kennst du den Zahler, wählst du die Forderung direkt aus. Die Buchung ist dieselbe, nur die Entscheidung stammt von dir.

Liegen lassen. Ein Umsatz, bei dem du dir nicht sicher bist, darf warten. Meist klärt ihn ein Anruf oder die nächste Zahlung derselben Person.

Zahlt jemand vom Konto des Ehepartners, wird es nie von allein passen. Trag die zweite IBAN zusätzlich am Kontakt ein, dann ist der Fall ein für alle Mal erledigt.

Wie es weitergeht

• Umsätze zuordnen beschreibt den normalen Weg.
• Einen Kontakt anlegen zeigt, wo die IBAN hingehört.