Vorkontierungs-Regeln

Der Hausmeister rechnet jeden Monat ab, die Versicherung einmal im Jahr, die Stadtwerke quartalsweise. Diese Umsätze von Hand zu kontieren ist reine Wiederholung. Eine Vorkontierungs-Regel erledigt sie, und zwar so, dass du die Kontrolle behältst.

Wo die Regeln liegen

Öffne Finanzen, Blatt Umsätze. Im ⋯-Menü der Werkzeugleiste steht Vorkontierungs-Regeln. Die Liste zeigt jede Regel mit ihrer Bedingung, ihrem Ziel und einem Schalter zum Ein- und Ausschalten.

Unten stehen drei Knöpfe: Neue Regel, Vorschau für einen Trockenlauf über die offenen Umsätze und Jetzt anwenden.

Eine Regel besteht aus zwei Hälften

Oben die Bedingung. Stichwörter über Gegenseite, Verwendungszweck und Buchungstext, eine exakte Gegen-IBAN, die Richtung (Eingang, Ausgang oder beides), ein Betragsbereich und eine Priorität. Mindestens eine Bedingung ist Pflicht, denn eine Regel ohne Bedingung träfe alles.

Unten die Wirkung. Erst das Objekt, dann das Ziel. Zur Wahl stehen ein Sachkonto aus dem Kontenrahmen dieses Objekts, ein Kreditor oder ein Mieter. Dazu kommt ein fester Buchungstext.

Der Schalter, auf den es ankommt

Ganz unten steht Automatisch buchen. Ist er aus, landet der Umsatz als Vorschlag im Reiter „Vorschläge" und wird erst nach deiner Bestätigung gebucht. Ist er an, bucht die Regel bei jedem Bank-Abruf selbst.

Für einen Kreditor lässt sich der Schalter gar nicht setzen. Hinter einem Kreditor steht immer ein Beleg, und der kann fehlen oder anders lauten als der Umsatz, deshalb bleibt es dort bei einem Vorschlag.

Was eine Regel nie tut

Regeln greifen nur auf Umsätze ohne Zuordnung. Was schon gebucht ist, fassen sie nicht an. Und zwei Regeln mit genau derselben Bedingung lassen sich nicht anlegen: der Lauf hielte den Umsatz für mehrdeutig und würde ihn liegen lassen, während du glaubst, es laufe jetzt von selbst.

Fang ohne „Automatisch buchen" an. Lass die Regel zwei, drei Wochen Vorschläge machen und sieh dir an, was sie trifft. Erst wenn du keine Überraschung mehr findest, legst du den Schalter um.

Wie es weitergeht

• Umsätze zuordnen zeigt, wo die Vorschläge landen.
• Kontenrahmen wählen bestimmt, welche Sachkonten zur Auswahl stehen.
• Einen Beleg buchen beschreibt den Weg über den Kreditor.