Mahnwesen
In diesem Artikel arbeitest du Zahlungsrückstände ab: vom Reiter Handlung nötig über die Mahnstufen bis zum Mahnlauf.
Mahnen ist unangenehm und muss trotzdem verlässlich passieren. Verwaltio nimmt dir die Buchhaltung dahinter ab: welcher Betrag offen ist, seit wann, welche Stufe dran wäre und wie viel Zinsen aufgelaufen sind. Die Entscheidung, ob ein Brief rausgeht, bleibt bei dir.
Das Blatt
Öffne Finanzen, Blatt Mahnwesen. Vier Reiter teilen die Arbeit: Handlung nötig, Ruht für Fälle, die du bewusst gestoppt hast, Alle und Verlauf mit dem, was schon rausgegangen ist.
Was eine Zeile sagt
Jede Zeile steht für eine Partei, nicht für eine einzelne Forderung. Sie nennt den Namen mit Rolle und Objekt, die erreichte Mahnstufe, seit wie vielen Tagen überfällig und über wie viele Posten, den nächsten Schritt mit den aufgelaufenen Zinsen, den offenen Gesamtbetrag und den Status.
Das Zusammenfassen ist Absicht. Wer drei Monatsmieten schuldet, bekommt eine Mahnung über alle drei und nicht drei Briefe am selben Tag.
Einzeln oder im Lauf
Mahnen am Ende der Zeile nimmt sich einen Fall vor. Mahnlauf oben rechts nimmt sich alle: Verwaltio zeigt vorher, wen es treffen würde und mit welcher Stufe, und erst danach entscheidest du.
Die Stufen bauen aufeinander auf, von der freundlichen Zahlungserinnerung über die erste und zweite Mahnung bis zur letzten vor der Übergabe. Welcher Text zu welcher Stufe gehört und wie viele Tage dazwischen liegen, steht unter Einstellungen → Rechnungswesen → Mahneinstellungen.
Wenn ein Fall ruhen soll
Eine Ratenzahlung, ein laufendes Gespräch, ein Härtefall: solche Fälle setzt du auf Ruht. Sie verschwinden aus „Handlung nötig", bleiben aber im Bestand und in der Summe. Das ist besser, als sie zu löschen, denn die Forderung besteht ja weiter.
Sieh dir vor dem ersten Mahnlauf den Reiter „Handlung nötig" genau an. Ein Rückstand über 623 Tage ist meistens kein säumiger Zahler, sondern ein Datenfehler aus der Übernahme. Der Mahnlauf würde ihn trotzdem anschreiben.
Wie es weitergeht
- Sollstellungen verstehen erklärt, woher die offenen Beträge kommen.
- Offene Posten zeigt dieselben Beträge aus Sicht der Buchhaltung.
- Ein Schreiben versenden beschreibt, wie der Brief rausgeht.