Der Finanz-Workspace
In diesem Artikel lernst du die acht Blätter des Finanz-Workspace kennen und die Reihenfolge, in der man sie an einem Arbeitstag durchgeht.
Die Finanzen sind kein einzelner Bildschirm, sondern acht Blätter, die alle nach demselben Rezept gebaut sind: Kopfzeile, Arbeitsstapel, Tabelle, Detail rechts. Ihre Reihenfolge ist der Arbeitstag: erst die Bank, dann die Forderungen, dann die Belege, dann das Mahnwesen.
Die Übersicht
Das erste Blatt beantwortet vier Fragen in vier Zahlen: Erwartet ist die Summe aller Sollstellungen des Monats, Erhalten was davon eingegangen ist, Ausgaben was hinausging, und Offene Posten was über alle Monate hinweg aussteht.
Darunter steht Jetzt erledigen, deine Arbeitsliste: Umsätze ohne Zuordnung, überfällige Forderungen, fällige Mahnungen, freizugebende Zahlungsläufe, unbezahlte Belege und Belege ohne Datei. Jede Zeile ist ein Sprung ins passende Blatt. Rechts daneben zeigt der Zahlungsstatus, wie viel Prozent des Monats bezahlt sind, und darunter stehen deine Bankkonten und die Verteilung nach Objekt.
Die acht Blätter
- Übersicht, der Einstieg mit der Arbeitsliste.
- Umsätze, die Bewegungen deiner Bankkonten und ihre Zuordnung.
- Sollstellungen, die Forderungen an Mieter und Eigentümer.
- Belege, die Rechnungen, die ins Haus kommen.
- Mahnwesen, was überfällig ist und angemahnt werden muss.
- Ausgangsrechnungen, die Rechnungen, die dein Haus verlassen.
- Zahlungsverkehr, Überweisungen zur Freigabe.
- SEPA, Mandate und Lastschriften.
Die Reihenfolge, die sich bewährt
Fang bei den Umsätzen an. Solange Zahlungen nicht zugeordnet sind, stimmt keine der Zahlen daneben: eine bezahlte Miete sieht offen aus, und das Mahnwesen schlägt jemanden vor, der längst gezahlt hat.
Danach die Belege, damit die Ausgaben stimmen, dann die Sollstellungen für das, was noch fehlt, und erst zum Schluss das Mahnwesen. Wer in dieser Reihenfolge arbeitet, mahnt niemanden zu Unrecht.
Die Zahl neben „Finanzen" in der Leiste oben zählt die offenen Zuordnungen, nicht die offenen Forderungen. Sie geht auf null, wenn jeder Umsatz einen Platz hat, und das ist der Moment, in dem die übrigen Zahlen verlässlich sind.
Wie es weitergeht
- Umsätze zuordnen ist der erste Schritt des Arbeitstags.
- Sollstellungen verstehen erklärt, woher die Forderungen kommen.
- Das Journal zeigt, was aus all dem in der Buchhaltung wird.