Einen EBICS-Zugang einrichten

EBICS ist der Bankzugang für Geschäftskonten. Anders als beim Online-Banking läuft keine Zustimmung nach 90 Tagen ab: Ist der Zugang einmal freigeschaltet, holt Verwaltio die Umsätze dauerhaft ab, dazu die Vormerkposten, die die Bank schon angekündigt, aber noch nicht gebucht hat. Die Einrichtung dauert dafür etwas länger, weil die Bank den Zugang per Brief freischaltet.

Was du vorher bei der Bank brauchst

Für Verwaltio brauchst du einen eigenen EBICS-Teilnehmer. Den beantragst du bei deiner Bank unter deiner bestehenden Kunden-ID, meist über ein kurzes Formular der Electronic-Banking-Abteilung.

• Nur Transportberechtigung (T). Der Teilnehmer darf Aufträge übermitteln, aber nicht selbst unterschreiben. Hat er weitergehende Rechte, verwirft unser Banking-Partner BANKSapi die Schlüssel aus Sicherheitsgründen wieder, und die Einrichtung beginnt von vorn.
• Die Auftragsarten. Für den Umsatzabruf C52 und C53, ersatzweise STA und VMK. Willst du aus Verwaltio auch überweisen oder einziehen, kommen Überweisung und Lastschrift dazu, etwa CCT und CDD, ebenfalls mit Transportberechtigung.
• Die Zugangsdaten. Von der Bank bekommst du Host-ID, Host-URL, Kunden-ID und Teilnehmer-ID. Manche Banken nennen die Kunden-ID Partner-ID und die Teilnehmer-ID User-ID.

Nimm keinen Teilnehmer, der schon in einer anderen Software freigeschaltet ist. Die Schlüssel der alten Software lassen sich nicht übernehmen, und ein bereits eingerichteter Teilnehmer lässt sich bei den meisten Banken kein zweites Mal initialisieren. Mit einem eigenen Teilnehmer läuft deine bisherige Software weiter, bis du umgestellt hast.

Den Zugang anlegen

In den Einstellungen unter Rechnungswesen, Eintrag Bankkonten, öffnest du Bank verbinden und wählst EBICS-Zugang. Du landest im Formular von BANKSapi und trägst dort die vier Zugangsdaten ein, genau in der Schreibweise der Bank, mit Groß- und Kleinschreibung.

Der Initialisierungsbrief

Nach dem Formular kommst du zurück zu Verwaltio auf die Seite EBICS-Zugang freischalten. Lade den Initialisierungsbrief herunter, unterschreib ihn und schick ihn an deine Bank. Er enthält die Prüfwerte der Schlüssel, die BANKSapi für dich erzeugt hat. Mit ihnen stellt die Bank sicher, dass die Schlüssel wirklich von dir kommen.

Den Brief findest du auch später. In der Liste der Bankkonten steht der Zugang mit dem Status EBICS in Einrichtung. Über das Menü der Zeile öffnet EBICS-Brief öffnen ihn erneut.

Die Freischaltung

Hat die Bank den Brief geprüft, schaltet sie den Teilnehmer frei. Das dauert je nach Bank einige Tage. Danach musst du nichts mehr tun: Verwaltio prüft wartende Zugänge regelmäßig, stellt den Zugang auf Aktiv und liest die Umsätze ein. Zwischen der Freischaltung durch die Bank und dem Status Aktiv können ein paar Stunden liegen. Anschließend ordnest du die Konten wie gewohnt den Objekten zu.

Was anders ist als beim Online-Banking

• Keine Frist. Es gibt keine Zustimmung, die du alle 90 Tage erneuern musst.
• Vormerkposten. Umsätze, die die Bank schon angekündigt, aber noch nicht gebucht hat, kommen mit. In den Umsätzen stehen sie als vorgemerkt, der Filter Vormerkungen zeigt nur sie.
• Freigabe von Zahlungen. Ein Transport-Teilnehmer darf Aufträge nur übermitteln, nicht freigeben. Überweisungen, die Verwaltio über ihn einreicht, gibst du deshalb zusätzlich mit einer Unterschriftsberechtigung bei deiner Bank frei, etwa in deren Unterschriftenmappe.

Wenn es nicht klappt

Die Einrichtung bricht ab. Kommst du aus dem Formular mit einer Fehlermeldung zurück und steht der Zugang danach nur als Ausstehend in der Liste, hat die Bank die Zugangsdaten nicht angenommen. Prüf die Schreibweise und ob der Teilnehmer wirklich neu ist. Ein Teilnehmer, der schon in einer anderen Software läuft, wird in der Regel abgelehnt. Den ausstehenden Eintrag entfernst du über Bankverbindung trennen.

Der Status springt auf „Freigabe fehlgeschlagen“. Dann hatte der Teilnehmer mehr als Transportrechte, und BANKSapi hat die Schlüssel verworfen. Lass bei der Bank einen Teilnehmer mit reiner Transportberechtigung einrichten, trenn den Zugang über Bankverbindung trennen und leg ihn neu an.

Der Zugang bleibt tagelang in Einrichtung. Frag bei der Bank nach, ob der Brief angekommen und der Teilnehmer freigeschaltet ist.

Wie es weitergeht

• Ein Bankkonto verbinden zeigt die Bankkonten-Seite und das Zuordnen zu Objekten.
• Umsätze zuordnen ist der nächste Schritt.
• Zahlungsverkehr überweist von diesem Konto.