Einen Beleg erfassen

Jede Rechnung, die ins Haus kommt, wird zweimal gebraucht: einmal für die Zahlung und einmal für die Abrechnung. Verwaltio erfasst sie deshalb als Beleg mit Datei, und aus dem Beleg wird später sowohl die Überweisung als auch die Position in der Betriebskostenabrechnung.

Das Blatt Belege

Öffne Finanzen, Blatt Belege. Drei Reiter sortieren den Bestand: Unbezahlt, Ohne Beleg für Buchungen, denen die Datei fehlt, und Alle.

Jede Zeile nennt Datum, Buchungstext mit Objekt, Kreditor, Konto, ein Symbol für die hinterlegte Datei, den Betrag, den offenen Rest und den Status.

Einen neuen Beleg anlegen

Der Knopf Neuer Beleg öffnet eine zweigeteilte Maske. Links ziehst du die Datei hinein, rechts stehen die Felder.

PDF, Bild oder E-Rechnung. XML- und ZUGFeRD-Rechnungen werden als strukturierte Daten gelesen, bei PDF und Bild übernimmt die Texterkennung. In beiden Fällen füllen sich Kreditor, Belegdatum, Rechnungsnummer und Beträge von selbst. Über Aus Archiv wählen greifst du auf eine Datei zu, die schon in der Ablage liegt.

Die Felder

Im Block Beleg stehen Kreditor, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum (wahlweise als Zeitraum), Rechnungs-, Kunden- und Vertragsnummer. Im Block Beträge Brutto, Netto, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag, dazu aufklappbar die Steuerermäßigung nach § 35a / 35c, das Skonto und die wiederkehrende Rechnung. Im Block Kontierung wählst du Immobilie und Buchungskonto.

Warum Objekt und Konto zusammengehören

Das Buchungskonto lässt sich erst wählen, wenn das Objekt steht. Jedes Objekt hat seinen eigenen Kontenrahmen, und ein Konto aus einem anderen Objekt zu übernehmen geht schief. Bei der Kontonummer lohnt der zweite Blick: Die Texterkennung liegt nicht immer richtig, und zwischen Gebäudeversicherung und Instandhaltung liegt in der Abrechnung ein großer Unterschied.

Trag das Leistungsdatum ein, auch wenn die Rechnung erst später kommt. Die Betriebskostenabrechnung rechnet nach Leistung, nicht nach Rechnungsdatum. Eine Dezember-Leistung, die im Januar in Rechnung gestellt wird, gehört sonst ins falsche Jahr.

Einen Beleg auf mehrere Konten aufteilen

Gehört eine Rechnung zu mehreren Kostenarten, teilst du sie auf. Typisch ist die Abrechnung der Stadtwerke mit Trinkwasser, Abwasser und Zählermiete, oder eine Handwerkerrechnung mit einem umlagefähigen und einem nicht umlagefähigen Teil. Unter dem Buchungskonto steht dafür Auf mehrere Konten aufteilen. Im Fenster trägt jede Zeile ein Konto, die Umlagefähigkeit, einen USt-Satz und einen Betrag.

Brutto oder Netto. Oben wählst du, ob du die Beträge brutto oder netto einträgst. Weist die Rechnung ihre Positionen netto aus, nimm Netto: Verwaltio rechnet das Brutto je Zeile aus ihrem Satz und bucht das Netto genau so, wie du es eingetragen hast. Rechts daneben steht, worauf die Aufteilung aufgehen muss, etwa „Beleg 400,00 € netto · 423,50 € brutto“. Der Wechsel zwischen Brutto und Netto ändert keinen Betrag, nur die Ansicht.

Gemischte Steuersätze. Jede Zeile übernimmt zunächst den Satz des Belegs. Hat eine Position einen anderen, wählst du ihn in der Spalte USt, bei den Stadtwerken etwa 7 % für Trinkwasser und 0 % für Abwasser. Gebucht wird jede Position mit ihrem Satz, und die Umsatzsteuer des Belegs ist die Summe der Positionen.

Wann es aufgeht. Unter den Zeilen steht, was noch offen ist; buchen lässt sich der Beleg erst, wenn die Zeilen ihn genau ergeben. Rundet die Rechnung die Steuer je Zeile, gleicht Verwaltio den Cent bei der größten Position aus, solange im Feld Netto des Belegs das Netto der Rechnung steht. Meldet das Fenster „Netto stimmt, Brutto weicht ab“, passt ein Satz nicht zur Rechnung. Steht dort umgekehrt „Brutto stimmt, Netto weicht ab“, lässt sich der Beleg buchen; meist steht dann im Feld Netto ein aus dem Brutto zurückgerechneter Wert statt des Nettos der Rechnung.

Wie die Kosten danach auf die Einheiten verteilt werden, bestimmt jedes Konto mit seinem eigenen Umlageschlüssel.

Wie es weitergeht

• Einen Beleg buchen beschreibt den Schritt von der Erfassung zur Buchung.
• Einen Kreditor zuordnen legt fest, wer der Rechnungssteller ist.
• Zahlungsverkehr zeigt, wie aus dem Beleg eine Überweisung wird.